Software de gestão de obras: o que você precisa saber?

Devido à alta competitividade do mercado, é evidente que uma série de falhas podem ser evitadas com o apoio de um software de gestão de obras. Contar com a tecnologia é uma maneira de agilizar, otimizar e proporcionar serviços de maior qualidade para o cliente.

É fato que atualmente, os negócios precisam ter maior eficiência operacional, incluindo o segmento de construção civil. Nesse sentido, é fundamental trabalhar com mecanismos que visem a otimizar o processo da obra como um todo.

Mas, afinal, o que um software de gestão de obras tem de tão especial e como ele funciona? Leia o nosso artigo e tire todas as suas dúvidas sobre o assunto!

Qual a importância do software para gestão de obras?

Antes de mais nada, vamos entender, de fato, o que significa a necessidade de contarmos com uma solução como essa. Softwares são, basicamente, um conjunto de ferramentas que seguem processos previamente pensados para a gestão de uma determinada atividade.

Os softwares no setor de obras tem como foco gerar integração entre as informações da empresa e levar agilidade para a operação. No caso da construção civil e gestão de obras, podemos identificar essa prevalência. 

Sendo assim, com os atuais conceitos de inovação e tecnologia, podemos analisar o processo produtivo como um todo. Dessa forma, é possível identificar quais são os pontos a serem melhorados e aqueles que devem ser mantidos. Assim, garantimos uma produção eficiente, rentável e de qualidade. 

Tendo em vista um mercado cada vez mais competitivo, é fundamental utilizar mecanismos de controle operacional e de planejamento.

Quais benefícios um software de gestão de obras proporciona?

Você já entendeu que a tecnologia veio para ficar, certo? Quem não fizer uso dessas inovações, além de perder seus benefícios, ficará para trás. Dessa forma, um software de gestão de obras chega trazendo mais veracidade e respostas em tempo real às informações. Trata-se de algo que, se feito de modo manual, pode não só ser arcaico, mas também imprudente.

Planejamento

Aplicar a tecnologia no planejamento de obras maximiza o custo-benefício e fornece rapidez na elaboração dos orçamentos, eliminando incertezas e atrasos. Logo, em uma plataforma de gestão, você pode determinar processos, equipe, local e materiais necessários para uma obra.

Depois, é possível combinar as variáveis de forma coerente, afinal a Engenharia Civil é uma ciência exata e não pode trabalhar baseada em suposições. Desde já, é imprescindível operar com confiança para se obter o custo direto da obra .

A tecnologia também ajuda você a saber quais serão os serviços necessários em uma obra: alocar a equipe, levantar gastos por etapa, planejar a evolução física-financeira e estipular prazos. Assim, tudo isso ocorre de modo preciso e prático, a depender da solução utilizada.

Acompanhamento

Sabemos que é difícil conseguir monitorar uma obra com atenção. Com uma boa solução, esse monitoramento é feito de modo claro, sendo que os dados são apurados automaticamente e geram relatórios precisos, facilitando assim a comparação entre o Planejado Vs. Realizado.

Tudo isso otimiza o tempo do profissional responsável pela função de acompanhamento. Assim, elimina problemas como a incapacidade de observar e registrar as características da obra. Com a inteligência tecnológica ao seu lado, você terá direcionamentos para ações preventivas e corretivas durante a obra, além de maior agilidade para tomada de decisão

Geração de relatórios

Em uma reunião de negócios, a equipe de gestores e diretores da construtora necessita ter informações precisas sobre o andamento da obra. Sem o auxílio de um software de gestão de obras, conseguir levantar dados para analisar os resultados pode ser mais trabalhoso.

Do diretor(a) ao estagiário(a), passando pela equipe terceirizada: todos esses funcionários precisam ser comunicados para fornecer informações a respeito da evolução da obra. Igualmente, é claro que tal processo não seria nada eficiente sem a ajuda de um software.

Nesse cenário, a tecnologia entra como uma forma de centralizar todos os dados necessários para o relatório de uma obra, de modo facilmente visualizável — o que é essencial a uma boa gestão.

Isso funcionaria da seguinte forma: cada funcionário contribui com informações em diferentes níveis, variando de acordo com as responsabilidades do cargo. Assim, a comunicação se tornaria mais clara, possibilitando o acesso remoto e melhoria na comunicação entre os envolvidos na obra. A tecnologia garante:

• antever e controlar os gastos;
• controle financeiro das contas e fluxo de caixa;
• uma melhor gestão do tempo;
• apropriação de custos a fim de integrar a gestão de obras com o financeiro.

Sendo assim, quanto mais desses tipos de dados tivermos em mãos, mais produtiva e efetiva será a gestão de obras. Afinal, será possível dimensionar e analisar todos os principais pontos ligados à cadeia produtiva do setor da construção civil.

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Quais são as funcionalidades de um software de gestão de obras?

Agora que você já entende melhor os benefícios dessa ferramenta, é importante conhecer suas funções.

Boa parte dessas soluções tem como principal base um modelo de gestão adaptado para o segmento de construção.

Ou seja, pretende-se diminuir custos, porém, sem gerar perdas consistentes e afetar a qualidade da obra. Nesse sentido, para reduzir determinados insumos ou matéria-prima, devemos analisar se isso não causa um impacto significativo na entrega final.

Por esse motivo, não basta apenas adquirir um software de gestão de obras. Ele deve ser alinhado aos objetivos da empresa, entendendo quais são os pontos a serem melhorados na gestão das obras.

Mas quais são essas funcionalidades? Veja abaixo!

Painel de Controle

À primeira vista, no painel, você consegue ter uma visão geral sobre as informações da sua empresa. É possível acompanhar o andamento da obra (com gráficos de valores Orçado Vs. Realizados) e manter um maior controle financeiro ao visualizar os próximos pagamentos e recebimentos.

Antecipadamente com esse recurso, é possível obter dados interessantes para conhecimento das despesas realizadas em relação a cada tipo de insumo necessário na obra.

Contatos de Clientes, Fornecedores e Profissionais

Há, ainda, uma área específica para salvar todos os contatos envolvidos direta ou indiretamente com a obra. Logo, quando você precisar de informações rápidas sobre seus clientes, funcionários e fornecedores, é possível recorrer à funcionalidade de forma ágil e fácil.

Catálogo de Insumos e Composições

Para ganhar tempo na elaboração do planejamento da obra, as opções presentes na aba do catálogo, como informações de materiais, equipamentos e serviços, podem ser cadastradas. Dessa forma, você avaliará a produtividade da mão de obra e o rendimento dos materiais, de maneira simples e centralizada.

Orçamentos e Planejamento de Obras

Que tal elaborar orçamentos comerciais de forma fácil e acompanhar sua negociação para fechar mais contratos depois? Desde já, com a funcionalidade comercial, é possível fazer isso. Basta estabelecer um preço para seus cliques e, depois, gerar propostas profissionais. Há as seguintes opções:

• precificação de orçamentos;
• elaboração de propostas comerciais;
• organização de orçamentos e listagem de materiais;
• gráfico de desempenho comercial.

Mantendo a transparência através das atividades integradas, pode-se conduzir suas competências orçamentárias da melhor maneira possível. Além disso, possibilita tomarem melhores decisões baseadas em números, o que aumenta a precisão e assertividade em termos financeiros.

Gestão de Compras

Com o módulo compras, é possível realizar cotações para comparar os preços dos seus fornecedores. Dessa forma, usando o mapa de cotação pode-se visualizar e fazer as melhores compras, tendo economia nas obras.

Um bom software de gestão de obras possui as ordens de compra integradas com o financeiro a partir das cotações. Assim, através da alçada de aprovação tem-se mais segurança nas compras para as obras.

Gestão Financeira e do Fluxo de Caixa

A funcionalidade relacionada ao setor financeiro pode ser subdividida em contas a receber, contas a pagar e fluxo de caixa. Dessa forma, confira cada uma delas a seguir.

Contas a receber e a pagar

Nesse setor, suas contas são organizadas em um mesmo espaço. Assim, é possível manter os recebimentos e pagamentos em dia, consultar relatórios por clientes ou obras específicas e acessar extratos. Desde já, você tem a chance de classificar seu pagamento por categoria e centro de custo.

Fluxo de caixa e resultados

Por meio de gráficos e tabelas objetivas, o desempenho financeiro da sua empresa pode ser acompanhado nessa ferramenta. Assim, você tem acesso rápido às receitas, às despesas e aos resultados obtidos dos períodos que deseja consultar.

A princípio, no fluxo de caixa, você terá o pleno conhecimento da sustentabilidade das obras e do negócio. É essencial o controle dos gastos realizados e da previsibilidade financeira em relação às próximas entradas e saídas de caixa.

Gestão e Acompanhamento de Obras

Nessa área, você pode acompanhar o andamento dos custos orçados em relação ao que já foi realizado na sua obra. Afinal, este processo inclui identificar se os gastos estão dentro do orçamento de custos, ou se houve desvio. Em síntese, ele permite uma visão macro em etapas ou mais detalhada, em itens, de acordo com a apropriação de custos.

Com uma ferramenta, você observa se o andamento da obra vem respeitando o orçamento e se está conseguindo economizar. Há as opções:

• materiais;
• mão de obra;
• equipamentos;
• outras despesas.

Quanto mais alinhado estivermos com o controle orçamentário, mais será possível controlar os custos e despesas operacionais. Sabendo que podem existir imprevistos ao longo da execução do projeto, é preciso respeitar essa gestão financeira.

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O que considerar ao contratar um software para gestão de obras na construção civil?

Até agora, identificamos quais são os principais benefícios e funcionalidades do software para gestão de obras. Mas como adquirir um e adotar nas minhas rotinas gerenciais? 

Para que possamos absorver todas as facilidades geradas, é preciso entender melhor sobre a ferramenta a ser contratada. Isso requer planejamento e, principalmente, estar alinhado aos objetivos da sua empresa. Essa é uma regra para qualquer serviço.

Desse modo, o primeiro fator a ser investigado são os recursos e a tecnologia. Além disso, por manipular dados e considerando a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei n. 13.709/2018), é de responsabilidade da empresa garantir a segurança dos dados coletados.

Existem outros fatores que podem impactar diretamente nos resultados gerados, como, por exemplo, a necessidade de adaptações aos processos em relação à nova tecnologia. Além disso, podemos destacar também a capacitação dos profissionais que devem ter contato direto com a plataforma.

Por fim, é preciso entender o suporte prestado, isto é, desde as etapas de planejamento, implementação, acompanhamento e manutenção.

Conclusão

Utilizar um software de gestão de obras é uma ótima forma de garantir bons resultados. Dessa forma, garantir a redução do tempo gasto em tarefas que podem ser automatizadas e otimizar a performance da empresa.

Agora que você entendeu como funciona a gestão de obra e de que forma os softwares ajudam nisso, que tal entrar em contato conosco e conhecer nosso software de gestão para a Construção Civil? Será um prazer ajudá-lo!