Software de gestão de obras: o que você precisa saber?

Devido à alta competitividade do mercado, é evidente que uma série de falhas podem ser evitadas com o apoio de um software para gestão de obras. Contar com a tecnologia é uma maneira de agilizar, otimizar e proporcionar serviços de maior qualidade para o cliente.

Sabendo que, atualmente, os negócios precisam ter maior eficiência operacional, incluindo o segmento de construção civil, é fundamental trabalhar com mecanismos que visem a otimizar o processo da obra como um todo.

Mas, afinal, o que um software para gestão de obras tem de tão especial e como ele funciona? Leia o nosso artigo e tire todas as suas dúvidas sobre o assunto!

Qual a importância do software para gestão de obras?

Antes de mais nada, vamos entender, de fato, o que significa a necessidade de contarmos com uma solução como essa. Softwares são, basicamente, um conjunto de ferramentas que seguem e executam mecanismos previamente projetados para a gestão de uma determinada área.

Na gestão de obras os softwares têm como foco objetivo ajudar nos processos de: elaboração de orçamentos e cronogramas, gestão de compras e estoque, acompanhamento de obras e organização financeira (fluxo de caixa, contas bancárias, DRE, etc.).

Sendo assim, com os atuais conceitos de inovação e tecnologia, podemos analisar todo o processo produtivo, identificando quais são os pontos a serem melhorados e aqueles que devem ser mantidos.

Dessa forma, garantimos uma produção eficiente, rentável e de qualidade. Com um mercado cada vez mais acirrado e aquecido, é fundamental buscarmos mecanismos de controle operacional e de planejamento.

Quais benefícios um software de gestão de obras proporciona?

Você concorda que todos nós já entendemos que a tecnologia veio para ficar, certo? Quem não fizer uso dessas inovações, além de perder seus benefícios e deixar de economizar nas obras, ficará para trás.

Dessa forma, um software para gestão de obras chega trazendo mais veracidade e respostas em tempo real às informações. Trata-se de algo que, se feito de modo manual, pode não só ser arcaico, mas também imprudente.

1. Planejamento

Aplicar a tecnologia no planejamento de obras maximiza o custo-benefício e fornece rapidez na elaboração dos orçamentos, eliminando incertezas e atrasos. Logo, em uma plataforma de gestão, você pode determinar processos, equipe, local e materiais necessários para uma obra.

Depois, é possível combinar as variáveis de forma coerente, afinal a engenharia civil é uma ciência exata e não pode trabalhar baseada em suposições. Desde já, é imprescindível operar com confiança para se obter o custo direto da obra.

A tecnologia também ajuda você a saber quais serão os serviços necessários em uma obra: alocar a equipe, levantar gastos por etapa, planejar a evolução física-financeira e estipular prazos. Assim, tudo isso ocorre de modo preciso e prático, a depender da solução utilizada.

2. Acompanhamento

Sabemos que é difícil conseguir monitorar uma obra com atenção. Com uma boa solução, esse monitoramento é feito de modo claro, sendo que os dados são apurados automaticamente e geram relatórios precisos, facilitando a comparação entre o que foi planejado e o que foi realizado.

Tudo isso otimiza o tempo do profissional responsável pela função de acompanhamento, eliminando problemas como a incapacidade de observar e registrar as características da obra. Com a inteligência tecnológica ao seu lado, você terá direcionamentos para ações preventivas e corretivas durante a obra, além de maior agilidade para tomada de decisão.

O software Mais Controle, por exemplo, possui a funcionalidade em aplicativo do Relatório Diário de Obras, conhecido como RDO. Com RDO o profissional responsável pelo acompanhamento das obras registra no aplicativo as condições do tempo, evolução das atividades realizadas, fotos e outras informações. A partir das informações lançadas é possível gerar relatórios que podem ser enviados para os clientes e servem de registro de acompanhamento. Caso você queira conhecer como essa ferramenta funciona na prática solicite contato de um consultor.

3. Geração de relatórios

Em uma reunião de negócios, a equipe de gestores e diretores da construtora necessita ter informações precisas sobre o andamento da obra. Sem o auxílio de um software para gestão de obras, conseguir levantar dados para analisar os resultados pode ser mais trabalhoso.

Do diretor ao estagiário, passando pela equipe terceirizada, todos esses funcionários precisam ser comunicados para fornecer informações a respeito da evolução da obra. Igualmente, é claro que tal processo não seria nada eficiente sem a ajuda de um software.

Nesse cenário, a tecnologia entra como uma forma de centralizar todos os dados necessários para o relatório de uma obra, de modo facilmente visualizável — o que é essencial a uma boa gestão.

Isso funcionaria da seguinte forma: cada funcionário contribui com informações em diferentes níveis, variando de acordo com as responsabilidades do cargo. Assim, a comunicação se tornaria mais clara, possibilitando o acesso remoto e a melhoria na comunicação entre os envolvidos na obra. A tecnologia garante:

• antever e controlar os gastos em busca de economia;
• fazer o controle financeiro das contas e do fluxo de caixa;
• melhorar a gestão do tempo e organização das informações;
• melhor comunicação entre equipe de obra e administração;
• agilidade na tomada de decisões a partir da integração de processos. 

Sendo assim, quanto mais desses tipos de dados tivermos em mãos, mais produtiva será a gestão de obras. Afinal, será possível dimensionar e analisar todos os principais pontos ligados à cadeia produtiva do setor da construção  civil.

– Leia também: Relatório Diário de Obras (RDO): 3 vantagens para a empresa

Quais são as funcionalidades de um software de gestão de obras?

Agora que você já entende melhor os benefícios dessa ferramenta, é importante conhecer suas funções. Boa parte dessas soluções tem como principal base o Lean Manufacturing. Nada mais, nada menos que um modelo de gestão industrial adaptado para o segmento de construção.

Um software de gestão de obras visa controlar os custos operacionais a fim de garantir a sustentabilidade do negócio e a qualidade dos serviços. 

Por esse motivo, não basta somente adquirir um software de gestão. Ele deve ser alinhado aos objetivos do negócio de maneira inteligente, entendendo quais são os pontos de melhoria a serem seguidos. No caso da construção civil, por exemplo, o Mais Controle é um software de gestão de obras que é 100% focado neste setor.

Mas quais são essas funcionalidades? Veja abaixo!

1. Painel de Controle

À primeira vista no Painel de Controle, conhecido como Dashboard, é possível ter uma visão geral sobre as informações da sua empresa. É possível acompanhar o andamento da obra (com gráficos de valores planejados versus realizados) e manter um maior controle financeiro ao visualizar os próximos pagamentos e recebimentos.

Antecipadamente com esse recurso, é possível obter dados interessantes para conhecimento das despesas realizadas em relação a cada tipo de insumo necessário na obra.

2. Contatos de Clientes, Fornecedores e Profissionais

Há uma área específica para salvar todos os contatos envolvidos direta ou indiretamente com a obra ou a empresa. Logo, quando você precisar de informações rápidas sobre seus clientes, funcionários e fornecedores, é possível recorrer à funcionalidade de forma ágil e fácil.

3. Catálogo de Insumos e Composições

Para ganhar tempo na elaboração do orçamento da obra, as opções presentes no catálogo são fundamentais e contribuem para uma maior assertividade. Dessa forma, você avaliará a produtividade da mão de obra e o rendimento dos materiais, de maneira simples e intuitiva.

4. Orçamentos e Cronograma de Obras

Que tal elaborar orçamentos de obras de forma fácil e acompanhar sua negociação para fechar mais contratos depois? Desde já, com as funcionalidades de orçamento e cronograma de obras, é possível fazer isso de forma integrada com o Catálogo. No Mais Controle é possível aplicar o BDI a fim de estabelecer um preço de venda para a obra juntamente com uma proposta comercial.

A partir dos Orçamentos e Cronogramas encontra-se as seguintes opções:

• orçamentos de obras e precificação;
• elaboração de propostas comerciais;
• criação de cronograma para acompanhamento;
• organização de orçamentos e listagem de materiais – Curva ABC;
• Dentre outras funcionalidades.

Com o objetivo de adotar um perfil transparente, o que é fundamental em qualquer área, o time de orçamentos pode conduzir suas competências da melhor maneira possível. Antecipadamente, tais informações ajudam, posteriormente, na tomada de decisões dos processos de compras e gestão financeira. 

5. Gestão de Compras

Com o módulo compras, é possível realizar cotações para comparar os preços dos seus fornecedores. Dessa forma, usando o mapa de cotação pode-se visualizar e fazer as melhores compras, tendo economia nas obras.

Um bom software de gestão de obras possui as ordens de compra integradas com o financeiro a partir das cotações. Assim, através da alçada de aprovação tem-se mais segurança nas compras para as obras.

6. Gestão Financeira e do Fluxo de Caixa

A funcionalidade relacionada ao setor financeiro pode ser subdividida em contas a receber, contas a pagar e fluxo de caixa.

Contas a receber e a pagar

Nesse setor, suas contas são organizadas em um mesmo lugar de forma segura. Assim, é possível manter os recebimentos e pagamentos em dia, consultar relatórios por clientes ou obras específicas e acessar extratos. Desde já, você tem a chance de classificar seu pagamento por categoria e apropriar por centros de custos.

Fluxo de caixa e resultados

Por meio de gráficos e tabelas objetivas, o desempenho financeiro da sua empresa pode ser acompanhado nessa ferramenta, o Mais Controle. Assim, você tem acesso rápido às receitas, às despesas e aos resultados obtidos dos períodos que deseja consultar.

A princípio, no fluxo de caixa, você terá o pleno conhecimento da sustentabilidade das obras e do negócio como um todo. É essencial o controle dos gastos realizados e da previsibilidade financeira em relação às próximas entradas e saídas de caixa.

– Leia também: Fluxo de caixa na construção civil: como organizar?

7. Gestão e Acompanhamento de Obras

Nessa área, você pode acompanhar o andamento dos custos orçados em relação ao que já foi realizado na sua obra. Afinal, esse processo inclui identificar se os gastos estão dentro do orçamento de custos ou se houve desvio. Em síntese, permite uma visão macro em etapas ou, ainda, mais detalhada em itens, de acordo com a apropriação de custos no financeiro.

Com a ferramenta, você observa se o andamento da obra vem respeitando o orçamento, se está conseguindo economizar ou se será preciso melhorar. É possível gerenciar a evolução dos gastos da obra a partir dos seguintes critérios:

• materiais;
• mão de obra;
• equipamentos;
• outras despesas.

Quanto mais alinhado estivermos com o controle orçamentário, mais será possível controlar os custos e despesas operacionais. Sabendo que podem existir imprevistos ao longo da execução do projeto, é preciso respeitar essa gestão financeira.

O que considerar ao contratar um software para gestão de obras na construção civil?

Até agora, identificamos quais são os principais benefícios e funcionalidades do software para gestão de obras. Mas como adquirir um e incluí-lo nas minhas rotinas gerenciais? 

Para que possamos absorver todas as facilidades geradas, é preciso entender melhor sobre a ferramenta a ser contratada, o que requer planejamento e, principalmente, estar alinhado aos objetivos da sua empresa. Dessa forma, a empresa que deseja adotar um software de gestão de obras deve estar em busca de crescimento e organização.

Desse modo, o primeiro fator a ser investigado são os recursos e a tecnologia. Além disso, por manipular dados e considerando a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei n. 13.709/2018), é de responsabilidade da empresa garantir a segurança dos dados coletados.

Outros dois fatores que podem impactar diretamente nos resultados gerados são a necessidade de adaptações aos processos em relação à nova tecnologia e a capacitação dos profissionais que devem ter contato direto com ela.

Por fim, é preciso entender como funciona o suporte prestado. Isto é, desde as etapas de pesquisa, seguidas por implementação, acompanhamento e manutenção, quando for necessária.

– Leia também: Você sabe a importância da tecnologia na construção civil?

Conclusão

O software de gestão de obras é uma ferramenta que veio para ajudar as empresas a obterem mais organização e controle das atividades. Definitivamente, a tecnologia tem contribuído positivamente nos processos de orçamentos, cronogramas, gestão de obras e financeiro. 

Utilizar um software de gestão de obras é a melhor forma de economizar tempo e garantir bons resultados na gestão da empresa. Assim, através da integração entre os processos o Mais Controle tem contribuído para o sucesso de milhares de clientes.

Agora que você entendeu como funciona a gestão de obra e de que forma os softwares ajudam nisso, que tal entrar em contato conosco e conhecer nosso software de gestão para a construção civil? Será um prazer ajudar você!