Software de gestão: Saiba se está na hora de começar a usar

Software de gestão: Saiba se está na hora de começar a usar

Atualizado em 12 junho, 2017
por Marcel Ribeiro

Gerenciar uma empresa é sempre um desafio, mesmo que ela seja de pequeno porte. Falando especificamente de negócios do segmento da construção, muitas delas ainda não possuem uma ferramenta fantástica que facilita o gerenciamento — o software de gestão.

Mas como saber se está na hora de sua empresa implantar essa aplicação virtual? A seguir, vamos analisar algumas evidências disso. Se por acaso se identificar com elas, é porque você precisa urgentemente de um!

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Dificuldade na organização do controle financeiro

Manter o financeiro da empresa organizado é um dos sonhos dos pequenos empresários. Pois, ninguém quer perder horas no fim de mês, sanando um monte de erros de lançamento, tentando fechar o caixa da empresa.

Porém, o que pode ocasionar esse cenário no momento de apurar os resultados mensais é a quantidade de tarefas que precisam estar estritamente bem-feitas, como:

  • contas a pagar;
  • contas a receber;
  • faturamentos;
  • compras;
  • vendas etc.

Agora, pare e pense: sua empresa está conseguindo manter todos esses aspectos do fluxo de caixa em ordem? Se a resposta for negativa, um software de gestão vai resolver isso para você.

Essa tecnologia automatiza todas as movimentações do setor financeiro. Desse modo, a empresa tem ao fim do mês um relatório confiável que demonstrará a exata situação econômica do negócio.

Falta de acompanhamento dos serviços

Como está a produtividade dos seus profissionais? Por ser uma empresa de pequeno porte, talvez você ache que manter os seus olhos neles é o suficiente para que saiba como está o seu desempenho. Mas, lamentamos informar que isso é um engano.

Por exemplo, mesmo percebendo que os seus profissionais estão cumprindo as suas responsabilidades em cada serviço, será que eles aumentaram ou diminuíram a sua produtividade nos últimos meses? Se não possuir um sistema que indique isso, você terá dificuldades em acompanhar as tarefas de seus funcionários.

O software de gestão é a solução ideal para esse desafio. Com o auxílio dele, o gestor terá um relatório que indicará exatamente se os serviços executados pela empresa ficaram dentro do orçamento inicial. Sendo assim, fica mais fácil cobrar um melhor desempenho de sua equipe.

Além disso, os profissionais ficarão mais atentos a sua produtividade, uma vez que sabem que seus serviços estão sendo acompanhados de perto. Com o monitoramento, também é possível premiá-los por bom desempenho.

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Problemas com a elaboração de orçamentos

Elaborar um orçamento na medida certa, que caiba no bolso do cliente e não deixa de considerar todos os custos da empresa, não é tarefa simples, mas é um importante ponto para não faltar contratos para a sua empresa. Para isso, uma empreiteira leva vários fatores em consideração, como:

  • serviços que serão executados;
  • a quantidade de cada um desses serviços;
  • custos com mão de obra;
  • gastos com materiais e outras despesas envolvidas;
  • prazo de execução;
  • grau de interesse no contrato.

Algumas empresas não tem um processo padronizado e ágil para fazer os cálculos do orçamento. Acabam gastando muito tempo com essa atividade e mesmo assim não se organizam da melhor maneira.

Será que o software de gestão pode ajudar? É Claro! O sistema proporciona agilidade e uma maior assertividade na elaboração de orçamentos. Além de mantê-los organizados e seguros para consulta-los novamente quando necessário.

Ademais, haverá uma padronização no processo de elaboração de orçamento e ao mesmo tempo a personalização de acordo com a realidade de cada serviço. Outra vantagem é que um orçamento automatizado evita falhas na sua confecção, tão comuns aos humanos.

Não ter ideia sobre os resultados da empresa

Quanto a sua empresa lucrou no mês passado? Que metas financeiras pretende alcançar nos próximos meses? Um provérbio antigo do escritor e intelectual Sêneca diz, em outras palavras, que não existem ventos favoráveis para quem não sabe para onde quer ir.

Certamente, não é isso que um gestor deseja para sua empresa. Contudo, não saber como anda a saúde financeira do negócio faz com que a empresa fique à deriva no perigoso mar do mundo empresarial.

Com a ajuda do software de gestão, o gestor terá um relatório muito importante chamado: DRE (demonstrativo de resultados de exercício). Esse documento fornece todos os parâmetros necessários para fazer uma boa gestão dos resultados da empresa, como:

  • receita
  • lucro líquido;
  • lucro bruto;
  • gastos com materiais;
  • despesas com mão de obra;
  • custo fixo;
  • resultados por obra e empresa

Sendo assim, com esses indicadores, a empresa terá “bons ventos” soprando sempre a seu favor.

Ausência de controle

Manter o controle exato das despesas das suas obras e dos custos da sua empresa é um fator muito importante para evitar desperdícios e saber precificar seus orçamentos. Porém, pode ser difícil conseguir fazer isso manualmente ou através de planilhas.

Com a utilização de um software de gestão, torna-se possível aumentar a precisão desse processo. Por exemplo, digamos que uma empresa de reformas feche um contrato de serviço com um condomínio residencial localizado no centro de uma cidade de médio porte.

Diante dessa obra, é preciso calcular por exemplo o custo de mão de obra necessária para a execução dos serviços. Uma quantidade menor ou maior do que o necessário pode gerar prejuízos financeiros ou fazer com que a empresa deixe de ganhar a concorrência.

O software ajuda nesse cálculo, facilitando o planejamento da obra, de modo a permitir que o gestor tenha mais assertividade no orçamento e se organize melhor para a execução da obra.

Sem cadastro de clientes

Hoje em dia, a concorrência está crescendo em diversos segmentos empresariais, e o de construção civil também sente esse impacto. Para não perder clientes, muitas empresas usam estratégias para se aproximar e encantar seu público-alvo. Mas para isso é necessário saber quem é o seu consumidor.

O software de gestão permite criar um registro de todos os clientes. Por meio do sistema, é possível fazer também um histórico da experiência do consumidor. Desse modo, o gestor pode saber:

  • o que o cliente contratou;
  • o valor do contrato;
  • a frequência;
  • se ele te indica;
  • a satisfação;
  • data de aniversário;

Além disso, fica mais fácil saber quais são os melhores clientes e fazer campanhas de fidelização e pós-venda. Sendo assim, a estratégia comercial pode ser personalizada o que aumentam as suas chances de conversão.

Em vista de todos esses benefícios, não demore em implantar um sistema ERP em sua empresa. Tenha certeza de que terá ótimos resultados em seu negócio!

O que achou de nosso artigo? Descobriu se está na hora de implantar um software de gestão na sua empresa? Então, deixe o seu comentário!


Marcel Ribeiro
Escrito por
Marcel Ribeiro
Engenheiro e cofundador do software Mais Controle.

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