Custos e despesas operacionais: como ter controle?

Qualquer negócio, para garantia de seu sucesso e manutenção desses resultados, depende de organização. Esse cuidado é especialmente indispensável no controle de custos e despesas operacionais, assim como na gestão financeira em geral.

É preciso manter um permanente registro de dados atualizados e promover análises comparativas dos resultados alcançados. Essas são iniciativas das quais não se pode abrir mão, ou o negócio se transforma em uma aventura.

Continue a leitura e descubra como ter mais controle sobre os custos e despesas operacionais na empresa.

Classifique os custos fixos e variáveis

Definir os custos da empresa e separar cada um conforme sua classificação para uma correta apropriação na análise de resultados. Nesse ínterim, deve-se categorizar os custos entre fixos e variáveis conforme os conceitos a seguir:

• custos fixos: são aqueles que não variam conforme o volume de produção, como as despesas com aluguel de escritório, galpão ou conta de luz;
• custos variáveis: são custos relacionados ao volume de produção, como os gastos com matéria-prima, mão de obra e aluguel de equipamentos.

De posse dos custos categorizados vem a análise dos custos fixos lançados. Desde já, deve-se conhecer qual o capital mínimo necessário que a empresa precisa para se manter pagando os custos fixos. Posteriormente, buscar por serviços e acompanhar as variações de demanda é o primeiro passo para uma correta gestão de custos.

Faça análises periódicas dos custos e despesas

Para alcançar um melhor controle de gastos na empresa, é preciso acompanhar de forma periódica os valores dos custos e despesas. Bem como apurar com detalhes onde os recursos foram aplicados.

Por sua vez, promover encontros frequentes entre pessoal administrativo e financeiro permite realizar uma gestão de custos mais eficiente. A troca de informações e a análise subsequente facilita o entendimento e a identificação dos setores onde há maiores despesas e gastos. Além disso, é possível verificar se eles trazem o melhor retorno para a organização.

Faça atualizações constantes de dados

Para conseguir controle sobre os gastos da empresa, é preciso que os dados estejam permanentemente atualizados. Assim, não se corre o risco de seguir com medidas equivocadas em razão de dados defasados ou incertos.

Além dos registros dos custos, é necessário monitorar e avaliar como esses valores flutuam a cada mês, todos os meses. Dados atualizados são indispensáveis para observar a participação de cada um em relação aos gastos totais.

Preste atenção no fluxo de caixa

Através do fluxo de caixa é possível registrar e analisar o fluxo de dinheiro do caixa da empresa. Ele abrange o que é recolhido e tudo o que é gasto, sempre obedecendo um período de tempo pré estabelecido.

Para garantir sua eficácia, o fluxo de caixa deve ser atualizado com uma frequência fixa — seja diariamente, semanalmente ou quinzenalmente.

Com o auxílio dessa ferramenta é possível focar no presente, fornecer uma base histórica do passado e te ajudar a projetar coisas para o futuro.

Construa uma base história com dados relevantes de sua empresa

Todo negócio possui suas particularidades. Por exemplo, a sazonalidade de clientes, a necessidade de cada insumo em relação ao período do ano, flutuação no valor das contas, projeção de inflações e etc.

A partir do momento que você constrói uma base histórica com esses dados, a gestão deixa de ser um jogo de adivinha e passa a ser um estudo analítico. Apenas assim você terá a certeza de que suas escolhas são feitas com base em dados, não em achismos.

Adote um processo de gestão orçamentária

A gestão orçamentária envolve o planejamento e o monitoramento dos resultados financeiros do negócio. Ela faz parte de uma avaliação aprofundada dos dados e do histórico financeiro da empresa.

Assim, é possível considerar os seguintes passos na adoção de um processo de gestão orçamentária:

• elaboração de um plano orçamentário;
• previsão de situações e cenários;
• análise e acompanhamento orçamentário.

Invista em um sistema de gestão de obras – ERP

O ideal para um controle de custos e despesas operacionais — e para todo o controle financeiro da empresa — é a utilização de um sistema de gestão de obras – ERP (Enterprise Resource Planning, ou sistema de gestão integrado). Além do controle financeiro, ele conta com as seguintes funcionalidades:

• orçamento e planejamento de obras;
• base de composições de serviços;
• cotações e ordens de compras;
• relatório diário de obras;
• contas a pagar e receber;
• gestão de obras;
• relatórios diversos;
• fluxo de caixa e resultados.

Conclusão

Como vimos, é necessário classificar os custos como fixos e variáveis para uma correta apropriação e acompanhamento de resultados. Bem como é preciso fazer a gestão periódica dos dados gerados pela empresa para garantir que estejam sendo bem empregados.

O controle de custos na empresa é indispensável, mas requer monitoramento constante e precisão nos dados. Através de atividades rotineiras e análises periódicas é possível melhorar os seus resultados de forma geral na gestão financeira. Além disso, é bom contar com a tecnologia, utilizando um software que seja específico para a construção civil, de forma a integrar informações e ganhar tempo.

Conheça as funcionalidades e descubra como controlar o fluxo de caixa da empresa com uma solução de gestão integrada. Se gostou deste conteúdo e quer saber mais sobre gestão de custos na construção civil deixe o seu comentário abaixo!

Como um software de gestão de obras pode ajudar?

Para garantir o controle de custos em obras é importante registrar todas as despesas e apropriá-las por categorias e centro de custos, como por exemplo etapas e atividades. Para facilitar neste processo e manter os lançamentos organizados é importante contar com a ajuda de um software.

Um bom software de gestão específico para obras pode te ajudar nesta função, pois ele já está preparado para realizar as tarefas particulares desse tipo de negócio, facilitando no processo de apropriação dos custos e permitindo comparar o que foi realizado com os custos planejados até o momento. Isso permite que o gestor possa tomar decisões antecipadas para evitar estouros nos custos e garantir o cumprimento do orçamento inicial.

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