Controle de custos em obras: como um software de gestão pode ajudar?

Quando se tem controle sobre os custos, é possível encontrar maneiras de reduzi-los aumentando assim lucratividade do negócio. Entretanto, não é só simplesmente sair eliminando aquilo que encontramos ser a resposta para o gargalo financeiro.

É preciso que o gestor faça uma análise de dados antes de tomar qualquer tipo de decisão. Do contrário, podemos até mesmo ter um efeito contrário: encontrando mais novos custos para corrigir decisões equivocadas e/ou precipitadas.

Neste texto, vamos mostrar para você os benefícios que um software de gestão oferece aos gestores de obras para atingirem ótimos resultados em seus projetos!

Como controlar custos de uma obra?

O controle de custos em obras é uma das etapas fundamentais para qualquer empresa do setor que deseja ter lucro. Sem esse tipo de gestão, podemos encarar um amargo prejuízo, que, muitas vezes, pode inviabilizar a execução de uma obra.

O grande desafio está em conter custos que podem flutuar de acordo com o mercado externo. Por exemplo, muitas matérias-primas deixaram de ser produzidas durante a pandemia de Covid-19.

Com isso, tivemos um aumento exponencial, uma vez que a demanda do mercado estava alta, devido à escassez de produção. Nesse sentido, é fundamental ter o controle dos custos, identificando o que pode ser ajustado para conter a inflação de outros insumos que fazem parte da obra.

Como um software de gestão pode ajudar no controle de custos em obras?

Para garantir o controle de custos em obras é importante registrar todas as despesas e apropriá-las por categorias e centro de custos, como por exemplo etapas e atividades. Para facilitar neste processo e manter os lançamentos organizados é importante contar com a ajuda de um software.

Um bom software de gestão específico para obras pode te ajudar nesta função, pois ele já está preparado para realizar as tarefas particulares desse tipo de negócio, facilitando no processo de apropriação dos custos e permitindo comparar o que foi realizado com os custos planejados até o momento. Isso permite que o gestor possa tomar decisões antecipadas para evitar estouros nos custos e garantir o cumprimento do orçamento inicial.

Quais os dados necessários para a determinação prévia de custos de uma obra?

A análise de dados é fundamental para ajudar a tomar qualquer decisão estratégica em uma gestão de obras. Dessa forma, existem algumas informações relevantes que devem ser utilizadas para tal mapeamento. Elas devem fazer parte da alimentação do software e, a partir disso, poderemos fazer a previsão dos custos. 

Durante a fase de construção do orçamento, são mapeados todos os custos que envolvem a obra: matéria-prima, equipamentos, mão de obra, serviços, custos fixos, indiretos, encargos, entre outros.

Ao mencionar quais são os custos por etapa, o sistema de gestão ajuda a consolidar o orçamento e o cronograma da obra. Da mesma maneira, teremos informações precisas de quais são os gargalos que impactam o fluxo financeiro. 

Essas informações serão transmutadas no decorrer do desempenho da obra. Como citamos no início do texto, a influência da Covid-19 impactou os custos de matéria-prima. Ao ajustar as informações no sistema, ele fará a identificação de onde está gerando o possível prejuízo — caso ele realmente ocorra.

Dessa forma, a própria ferramenta pode sinalizar quais são os locais onde deve-se ter mais atenção. Por exemplo, suspender a contratação de um determinado serviço que não influenciará na entrega da obra naquele momento. Assim, podemos fazer as mudanças de custos sem impactar negativamente a qualidade do seu empreendimento.

Entretanto, nada disso funcionará sem que a empresa conte com gestores que conheçam bem o projeto e que, da mesma maneira, acompanhem as tendências do mercado que podem influenciar nas despesas principais da obra.

Quais são as vantagens que um software de gestão pode trazer ao seu negócio?

Um sistema de gestão ERP é uma ferramenta que vai acompanhar, em todos os níveis, sua obra. Isto é, desde as etapas iniciais das obras, como seu concebimento, até os momentos finais de entrega.

Eles são mecanismos utilizados para dar a visão completa para a gestão de obras, identificando aquilo que vem prejudicando o que foi feito no planejamento. Sabendo disso, separamos algumas das principais vantagens que ele pode oferecer para você.

Quais são as vantagens que um software de gestão pode trazer ao seu negócio?

Diminuição nos custos e prejuízos

Ao armazenar e organizar os dados das obras realizadas anteriormente, é possível aproveitar essas informações e elaborar orçamentos mais assertivos, com custos mais reais, com base nos acontecimentos passados. Dessa forma, o orçamento futuro virá sustentado de informações, capazes de oferecer mais segurança e previsibilidade.

Pode-se observar também a diminuição do tempo na atividade de elaboração de um orçamento. Isso pois, em alguns softwares, é possível criar novos orçamentos a partir da duplicação de orçamentos anteriores ganhando agilidade e economia de tempo.

Aumento da produtividade

A utilização de um software de gestão empresarial facilita a tarefa de lançamento e apropriação das despesas por obras, reduzindo assim o tempo gasto nesta atividade. A atividade de elaboração de relatórios para análise do andamento das obras também fica muito mais fácil. Isso proporciona o gestor de obras mais tempo para se dedicar à outras tarefas.

Com uma ferramenta apropriada, o gestor pode dedicar parte do seu tempo no planejamento e no controle das obras, permitindo mais informações em momentos de tomadas de decisões. Isso traz maior agilidade e assertividade.

Maior qualidade na gestão

Além de dados relativos à obra, um sistema de gestão também oferece integração com outros departamentos da empresa. Essa integração dos setores é importante para o alinhamento entre as áreas e a fluidez das informações de forma transparente.

Em muitos casos, gestores buscam o auxílio de planilhas para controlar suas atividades, no entanto, é importante ressaltar os riscos das planilhas diante de uma operação complexa, pois além de não serem integradas, o que resulta em duplicidade de lançamentos e maior tempo necessário à essas atividades, necessitam de conhecimentos avançados da ferramenta para se fazer um melhor controle.

Maior segurança nas informações

Em sua maioria, os softwares de gestão empresarial trazem maior proteção sobre os dados lançados, visto que as tecnologias e os conceitos atuais tratam este assunto com prioridade, e geralmente contam com criptografia de dados e certificados de segurança.

É possível em alguns sistemas cadastrar perfis de acessos para que cada colaborador da empresa tenha acesso somente às informações que competem às suas atividades.

Disponibilidade de dados

Caso o software que você tenha escolhido seja hospedado em um servidor em nuvem (tecnologia que cresce a cada ano) será possível acessar suas informações e relatórios de qualquer lugar e a qualquer hora, bastando um acesso à internet.

Neste caso é importante que seu fornecedor de software atenda às exigências mínimas quanto à utilização de recursos de segurança das informações, conforme citado no tópico anterior.

Cronograma físico financeiro

Com o cronograma, o gestor tem a possibilidade de estipular o sequenciamento das tarefas e ter em mãos uma previsão do avanço de suas obras com datas de início e fim. Com o auxílio de um bom software, é possível cruzar facilmente as datas do planejamento com os recursos necessários para a execução de cada atividade, sendo assim possível estimar o cronograma físico financeiro.

O cronograma físico financeiro representa o quanto a organização espera desembolsar durante o andamento do projeto. Com ele é possível monitorar os atrasos e identificar brechas em cada fase da construção.

Conclusão

Você viu que para atingir excelência no planejamento e no controle de custos de obras é preciso que a empresa possua profissionais capacitados e que, de preferência, faça uso de um software de gestão empresarial alinhado com as suas necessidades. Isso faz com que a empresa se torne mais eficaz e como consequência disso, tenha economia no custo final do empreendimento e aumento da lucratividade.

Você gostou deste texto? Então continue visitando nosso blog e veja “6 dicas infalíveis para melhorar o seu gerenciamento de obras”!