Conheça os riscos das planilhas de gestão no Excel

Conheça os riscos das planilhas de gestão no Excel

Atualizado em 28 janeiro, 2017
por Marcel Ribeiro

Usar somente o Excel como planilhas para a gestão empresarial é algo muito comum entre as empresas, principalmente as pequenas e médias. A ferramenta é flexível e permite fazer análises que, sem sua ajuda, demandariam grande esforço.

Porém, como sabemos, o Excel não é uma plataforma de gestão. Por esse motivo, ter os dados em uma aplicação desse tipo pode trazer riscos para o negócio, principalmente se a empresa estiver em crescimento.

Conheça, no post de hoje, os riscos de se ter planilhas de gestão no Excel.

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Planilhas avançadas exigem conhecimento técnico

Para muitos, esta ferramenta é usada de forma básica, sem que sejam aproveitados todos os seus recursos. Mesmo que alguém com domínio avançado monte a estrutura necessária para a empresa, não é simples assim obter os dados desejados.

Quando se lida com planilhas e informações interligadas é fácil cometer algum equívoco e até perceber nos números finais que algo não está certo, pode gerar prejuízo para a empresa.

Um grande volume pode prejudicar a organização dos dados

Alguém com domínio avançado em Excel é capaz de montar uma planilha eficaz para o gerenciamento de empresas. Porém, quando a companhia vai crescendo e seus números aumentando, é muito difícil manter uma organização em nível profissional com a ferramenta. O risco da desorganização aumenta proporcionalmente com o volume de informações.

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Erros podem ser recorrentes

Riscos de alterações ou exclusões indesejadas de fórmulas, colunas ou até mesmo de planilhas é algo extremamente perigoso e possível na gestão com Excel. Isso vai fazer com que o resultado final de um relatório seja completamente alterado e talvez levará tempo até que se descubra o problema.

A integração de dados pode não ser satisfatória

A integração de dados é outro grande problema nas planilhas de gestão. Mesmo em pequenas operações, costuma-se haver uma grande quantidade de dados que, se não estiverem integrados corretamente, podem fazer com que seja necessário a inserção de uma mesma informação mais de uma vez na hora de alimentar as planilhas, gerando retrabalho. Além disso, problemas na integração de planilhas podem gerar resultados errados sobre o seu negócio e atrapalhar na tomada de decisão.

Organizar planilhas de gestão pode demandar muito tempo

O tempo gasto para conseguir extrair algumas análises de planilhas de gestão é algo que precisa ser considerado, pois nesse período o colaborador poderia estar desempenhando outra tarefa. Em caso de discordância de números ou dados, também, leva algum tempo para descobrir o que há de errado.

Os relatórios são complexos

A utilização de planilhas para a elaboração de relatórios personalizados é em muitas vezes inevitável. Esta é uma vantagem da utilização da fermenta, porém, em muitos casos, é necessário conhecimento técnico avançado para a construção de relatórios eficientes.

A segurança dos dados é frágil

Um ponto crucial nas planilhas de gestão é a segurança. Normalmente são armazenadas na memória do computador, e estão vulneráveis à vírus e extravios, podendo resultar em perda de todos os dados e vazamento das informações.

Em um cenário atual de extrema competitividade, sobrevive quem investe em gestão. O Excel, apesar de ser uma ferramenta bastante eficaz ao que se propõe, possui vulnerabilidades e, sozinho, não consegue disponibilizar tudo o que um administrador competente precisa para manter sua empresa e transformar sua organização em um case de sucesso.

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Marcel Ribeiro
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Marcel Ribeiro
Engenheiro e cofundador do software Mais Controle.

2 respostas para “Conheça os riscos das planilhas de gestão no Excel”

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