Gestão de obras: como fazer corretamente e dicas para um bom gerenciamento

A gestão de obras é uma prática fundamental para garantir o sucesso dos empreendimentos enquanto são executados. 

Essa gestão deve começar antes da obra ser executada no canteiro, através de um planejamento eficiente.

Isso porque o foco da boa gestão de obras é concretizar os objetivos da obra. Assim, busca-se garantir que tudo saia conforme pré-determinado, sem abrir mão da qualidade, dentro do prazo e orçamento.

Além disso, uma boa gestão é capaz de prever imprevistos antes mesmo que eles aconteçam. Oferecendo as melhores soluções e evitando maiores prejuízos. 

Afinal, tratando-se de obras, quando algo é mal feito, feito errado ou não é previsto, todo o restante é prejudicado. E o resultado? Atrasos, prejuízos e muita dor de cabeça!

Por isso, em uma gestão de obras, cada etapa é detalhada em um planejamento claro e realístico para que tudo saia de acordo com o projeto original, mesmo que haja mudanças durante o percurso.

Sendo assim, o gerenciamento de obras deve ser feito por profissionais com conhecimentos em campos específicos e características de liderança bem definidas.

Quer saber como fazer uma boa gestão de obras? Então, venha com a gente que vamos te dar todas as dicas!

Confira os temas que serão abordados neste artigo:

• O que é gestão de obras?
• Por que a gestão de obras é necessária?
• O papel do gestor de obras
• Quais são as responsabilidades do gestor de obra?
• 10 Ações indispensáveis de um bom gestor de obras
• Como fazer uma boa gestão de obras?
• Como o Mais Controle pode ajudar no seu planejamento de obras

O que é gestão de obras?

No Brasil, a gestão de obras é uma atribuição de arquitetos e engenheiros civis, regulamentada pela Lei 5.194, de 1966. O gerenciamento de obra está relacionado a administração do tempo, recursos e a equipe dentro e fora do canteiro de obras a fim de cumprir o cronograma e a previsão financeira proposta no orçamento do projeto inicial.

Com isso, a sua principal finalidade é evitar erros nas etapas de construção e prever imprevistos, protegendo seu projeto de perdas, atrasos e prejuízos, que comprometam a qualidade e o tempo da entrega.

Além do mais, a equipe de profissionais envolvidos em uma obra é grande e diversificada. Por isso, a coordenação e supervisão constante através de uma gestão de obras é fundamental.

Leia também: “O que ninguém nunca te contou sobre gestão de obras

Por que a gestão de obras é necessária?

Uma boa gestão de obras é necessária para que o projeto seja concluído conforme estipulado e dentro do prazo. Quando há um bom gerenciamento de obras, a execução do projeto é bem feita, beneficiando contratante e contratado.

Além disso, uma gestão de obras bem sucedida é capaz de detectar problemas de forma antecipada e apresentar soluções eficientes para todos os imprevistos, antes que possam prejudicar o andamento do projeto.

O papel do gestor de obras

Um bom gestor é essencial para uma boa gestão de obras. Afinal, é ele o profissional que ficará responsável pela execução da obra e de todas as ideias concebidas no projeto. 

Portanto, o gestor de obras deve ter um perfil com características específicas. Veja alguns exemplos: ser uma pessoa experiente, capacitada, organizada e ter conhecimentos variados. Em suma, é preciso saber lidar com pessoas diferentes e situações difíceis.

É o gestor de obras quem vai tratar de todas as negociações entre construtora, arquiteto, cliente, fornecedores e etc.

Além disso, o profissional deverá controlar o andamento do empreendimento, elaborando o seu planejamento e tomando todas as decisões.

•  Leia também: As 4 principais ferramentas para engenheiro civil

Quais são as responsabilidades do gestor de obras?

1. Estudo de viabilidade

Dentro da fase de planejamento, a primeira tarefa do gestor de obras é realizar o estudo de viabilidade. No estudo de viabilidade são analisadas as opções de terreno e projeto disponíveis, para que seja escolhida a melhor opção para o cliente. 

Além disso, é nessa etapa que o gestor de obras deve entender o potencial de retorno financeiro do empreendimento. 

Dessa forma é possível analisar se sua execução valerá a pena ou não, se prevenindo de projetos com custo-benefício ruins.

2. Estudos preliminares de obras

Durante os estudos preliminares de obras, são alinhadas informações e propostas soluções considerando o local onde a obra será executada.

Unindo esses dados aos dados obtidos no estudo de viabilidade, além do potencial construtivo é possível estabelecer uma previsão do fluxo de caixa da obra.

Nesse sentido, é possível obter dados como:

• taxa interna de retorno;
• exposição máxima de caixa;
• lucro.

Aqui é importante frisar que, por mais que o lucro seja fundamental, um dado importante para o gestor de obras é a exposição máxima de caixa. Afinal, é ele que indica quanto capital será necessário durante a execução da obra. A partir destas informações, é possível fazer o cálculo do custo do empreendimento.

3. Orçamento e planejamento de obras 

Depois de realizar os estudos e entender em quais obras há melhor taxa de retorno, é hora de partir para o orçamento e planejamento.

Essa é uma etapa desafiadora, mas que, com as ferramentas corretas aliadas ao conhecimento, consegue garantir o sucesso da obra. 

Isso porque é durante o planejamento que ocorre a organização dos processos, o levantamento de quantitativos, estudo dos custos diretos e indiretos, além da elaboração dos cronogramas físico e financeiro.

Quer saber sobre o orçamento e planejamento de obras? Então não deixe de conferir o nosso Ebook: Como fazer um bom orçamento de obras e melhorar a lucratividade

4. Gestão da mão de obra

Quanto maior é a obra, maior é a necessidade de equipes grandes e diversificadas. O papel do gestor é garantir que todos os colaboradores estejam alinhados e tenham acesso às informações que precisam para tomar boas decisões.

Um bom gestor deve ser capaz de motivar e engajar suas equipes, certificando-se de que todos compreenderam qual é o objetivo final. Além disso, ele também precisa prezar pela qualidade e produtividade das execuções, sem descuidar da geração de resíduos.

5. Administração econômica

Já reparou quanto dinheiro as obras movimentam? 

Contratação de funcionários, compras de materiais, aluguel de equipamentos, taxas e impostos são alguns exemplos dos gastos que envolvem as atividades da construção.

Por isso, o gestor também precisa ser capaz de administrar a quantificação, compra, recepção, estocagem e aplicação dos materiais. 

Através das práticas de administração econômica, este profissional consegue reduzir o desperdício e desenvolver uma gestão de compras mais eficiente.

6. Administração financeira

A lucratividade das empresas de construção só é possível quando há uma boa administração financeira. Nesse sentido, ela deve incluir:

• controle contábil das notas fiscais;
• controle de admissão e demissão de funcionários;
• apropriações de custos por etapas de obras;
• folhas de pagamento dos empregados; 
• recolhimento de impostos.

Além disso, também fazem parte da administração financeira as tarefas às regras fiscais, contábeis e jurídicas. 

É através dos dados obtidos na gestão financeira que o gestor identifica os limites financeiros que, por sua vez, determinarão a projeção para os limites econômicos.

• Leia também: Qual a importância da previsibilidade financeira em obras?

7. Segurança 

A preocupação com a segurança deve aparecer no topo da lista de qualquer gestor de obras. Cabe a ele garantir a segurança para seus colaboradores, da estabilidade da obra e da edificação futura e para os futuros usuários daquela construção.

Para isso, além de seguir todas as normas de qualidade ele também pode utilizar recursos como a Análise Preliminar de Risco, Ficha de Verificação de Serviço,  Diálogo diário de segurança, entre outros.

8. Cronogramas

Uma gestão eficiente deve ser capaz de cumprir os prazos estabelecidos durante a fase de planejamento. 

Contudo, como fazer isso quando ocorrem imprevistos? Através da gestão de obras!

Com o monitoramento diário é possível identificar riscos e prevenir erros que podem impactar todo o andamento da obra. 

Além disso, garante que os prazos de cada etapa sejam cumpridos, impedindo que um atraso gere um efeito dominó gigantesco.

9. Controle de contratos e propostas

Alguns gestores também assumem as responsabilidades de elaborar e acompanhar propostas, além de realizar procedimentos administrativos. Sempre buscando oferecer a melhor experiência para o cliente na área da construção civil.

Aqui está um resumo das responsabilidades do gestor de obras:

10 Ações indispensáveis de um bom gestor de obras

Saber como gerenciar uma obra é desafiador, pois as ações de um bom gestor devem ser precisas. Uma boa estratégia é manter a comunicação aberta e fluida, estando sempre disposto a ouvir as opiniões de sua equipe.

Seguem abaixo algumas ações indispensáveis para uma boa gestão de obras:

1. Observar: verificar se o planejamento está seguindo conforme previsto ou se serão necessárias ações para que o prazo seja cumprido;
2. Orientar: passar as informações com clareza para garantir o seu entendimento;
3. Acompanhar: acompanhar as orientações dadas para que elas funcionem;
4. Comunicar: a forma como um gestor se comunica é o que define o sucesso de uma decisão. Por isso, mantenha a comunicação aberta com todas as partes envolvidas da obra;
5. Motivar: um bom gestor motiva a sua equipe para que o cansaço e a pressão não prejudique o cumprimento dos prazos e a qualidade da execução;
6. Compreender: se colocar no lugar do outro e ser justo e objetivo ao tomar uma decisão;
7. Aprender: atualizar-se sobre as devidas informações e nunca desprezar o conhecimento que cada indivíduo da equipe possui;
8. Ouvir: ouvir e buscar absorver todas as contribuições para correção ou criação de estratégias;
9. Equilibrar: o equilíbrio traz tranquilidade e neutraliza supostas insatisfações;
10. Liderar: por meio da liderança se estabelece um canal de envolvimento e cumplicidade com a equipe. Dessa forma, é possível ter um melhor rendimento na realização de tarefas e cumprimento de prazos.

– Leia também: Engenheiro de obras: como se tornar um profissional de sucesso?

Como fazer uma boa gestão de obras?

Uma boa gestão de obras irá englobar uma série de tarefas que o gestor terá que dominar e administrar. Logo, deve-se controlar os recursos pessoais e materiais do projeto, como o controle do orçamento, a contratação de pessoas e equipamentos terceirizados. 

Antes de mais nada, é preciso definir as escalas de gerenciamento na obra. Afinal, todas as tarefas estão interligadas e não podem interferir negativamente umas sobre as outras. O modelo mais adequado deve ser definido previamente entre as partes envolvidas e acordado em contrato. Normalmente, as escalas de gerenciamento podem ser total ou parcial.

No gerenciamento total, inclui-se a contratação de materiais, serviços e mão de obra sendo gerenciados pelo contratado. Já a gestão parcial, confere alguns itens gerenciados pelo engenheiro, enquanto outros ficam sendo de responsabilidade do cliente.

Depois que isso é definido, passamos para uma das etapas mais importantes da boa gestão de obras: o seu planejamento!

Planejamento de obra

O sucesso de uma gestão de obras depende do seu bom planejamento, o que inclui sincronizar bem as equipes que atuam na execução do projeto, além de contar com um cronograma realista. Para isso, esse planejamento de obra deve ser organizado com total compreensão do projeto, como etapas, prazos, processos construtivos e recursos disponíveis.

Além disso, é preciso incluir tudo que possa impactar o cronograma, como feriados e férias de profissionais. Simultaneamente, o tempo necessário para tomada de decisões junto ao cliente, falta de material ou recursos, mau tempo etc. Isso é preciso porque o grande desafio de uma gestão de obras é garantir o cumprimento do cronograma de prazos definidos.

A solução é substituir fornecedores que não cumpram os prazos, assim como a mão de obra que não tenha qualidade. Além disso, o cronograma deve listar os serviços a se executar de forma lógica com prazos e datas definidos. Assim como os projetos complementares, devem ser todos compatibilizados entre si e detalhados, além de coerentes e de acordo com a realidade.

Mobilização de obra

Com o planejamento finalizado, você pode iniciar a mobilização da obra no canteiro.

No caso de terrenos novos, constrói-se o barracão ou aluga-se um contêiner para organizar a infraestrutura necessária para a obra.

Já se tratando de reformas, é necessário escolher os locais de armazenamento de materiais, apoio de escritório, acessos, conversar com a vizinhança, síndico, porteiro, contêineres para entulho, etc.

É nesta fase também que realizam-se as demolições, em que deve-se estar atento para evitar atingir estruturas e instalações existentes.

Compra de materiais

Outra etapa importante da gestão de obras é a compra dos materiais, afinal, alguns materiais precisam de um prazo maior para serem entregues e dependem da finalização de etapas anteriores.

Por isso, o gestor precisa ter ciência desses prazos e das necessidades de cada fornecedor para liberar as frentes de trabalho. 

Uma boa gestão de obras deve entender do ciclo de andamento da obra, a fim de organizar todas as tarefas.

Para isso, uma possibilidade é listar os insumos necessários para serem adquiridos, e pessoas e/ou empresas a serem contratadas. Dessa forma, evita-se o desperdício de material e não atrapalha a logística da obra.

Gestão de equipes

Outra questão na gestão de obras é a contratação das equipes e o gerenciamento das diferentes atividades durante a obra.

Nesse ínterim, o gestor deve trabalhar com pessoas em quem confia e capazes de fornecer bons resultados. 

Para isso, deve se fazer um bom gerenciamento de obras por um profissional que tenha conhecimentos técnicos, administrativos e comportamentais para exercer a liderança necessária.

Imprevistos

Os imprevistos são inevitáveis, mesmo em uma boa gestão de obras. Para lidar com eles, é preciso contar com um bom planejamento.

Portanto, tudo o que mencionamos acima não deve se negligenciar, principalmente o cronograma. 

Pode se fazer o planejamento de várias formas, mas a mais eficiente é através de softwares de gestão, como o Mais Controle.

– Leia também: Acompanhamento de obra: checklist completo de como fazer

Como o Mais Controle pode ajudar no seu planejamento de obras?

Não há como fazer uma boa gestão sem contar com o auxílio da tecnologia. Felizmente, existem softwares de gestão de obra capazes de ajudar engenheiros e arquitetos no planejamento da obra.

A tecnologia BIM, por exemplo, está ajudando muito projetistas a compatibilizar seus projetos, gerando cálculos menos passíveis de erros. Dessa forma, o software além de ajudar, pode treinar alguém para fazer isso de forma mais organizada. Assim, proporciona maior segurança para o arquiteto ou engenheiro gerir sua equipe e apoiar o orçamento e cronograma.

O Mais Controle, software de gestão para construção civil, pode ajudar o gestor a desempenhar tarefas complexas de forma ágil e prática. Veja:

1. Planejamento de obra: realize o seu plajemaneto com estrutura tanto analítica quanto sintética;
2. Orçamento e proposta: configure e gere uma proposta comercial personalizada em instantes para enviar diretamente para o seu cliente;
3. Contas a pagar e a receber: lance as suas contas a pagar e a receber e tenha todas as movimentações financeiras em um só lugar;
4. Gestão de obras: compare custos, datas, curva S e relatórios de planejados vs. realizados das obras;
5. Fluxo de caixa: controle o fluxo de caixa da sua empresa e de suas obras automaticamente a partir da gestão das movimentações financeiras;
6. Resultados: visualize os resultados das suas obras segundo a regra da DRE.

Conclusão

Uma boa gestão de obras requer projetos bem feitos e compatibilizados, assim como um estudo minucioso da logística da obra.

É necessário manter um bom relacionamento com os fornecedores e parceiros e, ao mesmo tempo, trabalhar dentro de um cronograma feito com base em prazos reais e considerando uma margem de segurança.

Entenda a sequência dos serviços dentro do canteiro, se prepare para os imprevistos e conte com o Mais Controle. Feito isso, mãos à obra!