Planejamento de obras: como montar o seu em 5 passos

Existem várias maneiras de realizar um planejamento de obras. Dentre essas possibilidades podemos citar duas delas. A primeira é baseada nos custos do projeto, e a segunda se refere ao cronograma de execução.

Por isso, iremos te passar 5 passos úteis para que o gestor planeje a execução da obra da melhor forma.

Vamos lá!

1. Organize as atividades e serviços no planejamento de obras

Primeiramente, essa é a etapa que deve preceder as demais. Nela ocorre a definição do método construtivo e do cronograma da obra como um todo, com todos seus detalhes.

Com o método construtivo definido é hora de dividir e sequenciar a obra em etapas e tarefas. Durante o cálculo do tempo necessário uma dica é acrescentar uma margem de segurança para eventuais diversidades.

Portanto, por mais difícil que seja, evite organizar atividades que tenham total dependência de outras (atividades com precedência). Caso uma delas falhe, as chances de atrasar todo um setor da obra aumentam bastante.

Dessa forma, após a divisão e sequenciamento é realizado o levantamento dos serviços a serem executados. Durante a definição desses serviços, o gestor pode chamar os responsáveis por cada frente de trabalho para obter medidas mais realistas de tempo de execução e de recursos necessários.

A criação da hierarquia ainda dilui a responsabilidade e favorece a cobrança por cumprimento de prazos.

Confira nosso Webinar sobre “Como fazer planejamentos e orçamentos de obras mais assertivos“

2. Levante os quantitativos no planejamento de obras

Após a identificação dos serviços realizado na etapa anterior, é necessário levantar as quantidades de cada serviço. Esse levantamento serve de base para o orçamento dos insumos, tais como materiais, mão de obra, dimensionamento de equipes e equipamentos. Ponto esse de muita importância no planejamento de obras.

O levantamento pode ser feito no local no caso de uma reforma ou pelo projeto arquitetônico no caso de uma construção. Este é um processo trabalhoso, que exige bastante atenção e organização, pois um erro nesta etapa, pode acabar se propagando por todo o planejamento. Uma dica é manter a memória dos cálculos, visando facilitar o entendimento e identificar possíveis erros.

3. Levante Custos Diretos

Ainda assim, após o levantamento dos serviços e de suas respectivas quantidades, é hora de levantar os custos diretos.

Para isso deve-se multiplicar as quantidades de serviços pelas suas composições de custos unitários. Dessa forma, será possível encontrar uma estimativa de custos com mão de obra, materiais e equipamentos para cada serviço e para a obra toda.

– Leia também: Custo por metro quadrado: entenda o conceito e veja como fazer o cálculo

4. Tenha atenção ao Cronograma físico

O cronograma físico é a estimativa de tempo que as atividades da obra levarão para serem finalizadas. Nesse cronograma também estão inclusos o sequenciamento, baseado nas datas de início e fim das atividades.

Esta etapa, apesar de estar ligada ao levantamento de quantitativos, possui um aspecto gerencial, fazendo parte da gestão da obra. Sua criação envolve decisões quanto à relação tempo-custo tanto para elaboração quanto para o acompanhamento da obra.

Portanto, é importante lembrar que dificilmente o cronograma ocorre como planejado, ocasião que entra a habilidade de quem está no controle das decisões.

Por exemplo, pode faltar algum tipo de material por algum motivo, tornando necessárias alterações no sequenciamento de alguma parte da obra.

5. Elabore o Cronograma financeiro

Elabora-se um cronograma financeiro em função do cronograma físico e da disponibilidade financeira da empresa. Por isso é importante para facilitar a visualização do calendário de receitas e despesas do projeto.

Dessa forma, seguindo esse cronograma, a empresa pode se preparar financeiramente e controlar as entradas de receitas e os pagamentos das despesas. Dessa forma é possível verificar os períodos de superávit ou déficit no fluxo de caixa.

– Leia também: Cronograma físico-financeiro de obras: o que é e como fazer?

Falta de uma estratégia no planejamento

A ausência de uma estratégia robusta no planejamento de obras pode acarretar impactos significativos na eficiência e no custo geral do projeto. A prevalência de atividades manuais e a falta de produtividade são desafios cruciais que podem resultar em aumentos substanciais nos custos e desperdícios de recursos na construção civil.

-Leia mais: Planilha de orçamento de obras

A dependência excessiva de processos manuais não apenas retarda o progresso da obra, mas também aumenta a probabilidade de erros e retrabalho. Este cenário destaca a importância crítica de um planejamento estratégico bem definido, que não só otimize a alocação de recursos, mas também promova métodos eficientes e tecnologias inovadoras.

A implementação de uma estratégia sólida não apenas previne problemas decorrentes da falta de produtividade, mas também assegura a eficácia operacional, mitigando custos adicionais e garantindo o sucesso sustentável do empreendimento.

Importância da elaboração de desenhos técnicos

A elaboração de desenhos técnicos assume um papel crucial na concretização bem-sucedida do planejamento de obras na construção civil. Esses desenhos não são meramente representações visuais, mas sim documentos fundamentais que desempenham um papel vital na execução precisa e eficiente do projeto.

Ao seguir normas técnicas específicas, os desenhos técnicos fornecem uma linguagem universal que facilita a comunicação entre os membros da equipe e os diversos profissionais envolvidos no projeto. Essa comunicação visual detalhada não apenas assegura que o projeto seja executado conforme o planejado, mas também contribui para a prevenção de erros e a otimização do trabalho no canteiro de obras.

Além disso, ao fornecer uma visão clara e precisa do projeto, os desenhos técnicos tornam-se uma ferramenta essencial para garantir a qualidade, a segurança e a conformidade com os padrões da construção civil, destacando-se como um elemento-chave no sucesso de empreendimentos no setor.

Como otimizar o planejamento de obras?

Temos 3 dicas importantes para você:

• Acesso fácil aos dados;
• Uso de tecnologia que auxiliam no controle;
• Geração de relatório. 

Confira:

Acesso fácil aos dados

Hoje em dia não é comum encontrar empresas que utilizam papéis para manter o registro das informações dos projetos que estão em andamento. Em suma, essa não é uma prática considerada usual, muito menos sustentável.

Os processo de busca por informações precisam ser ágil, demandando o menor tempo possível aos colaboradores para encontrar os dados. Assim, as horas economizadas pelas buscas rápidas podem ser investidas em atividades que realmente são importantes para a empresa.

Para ajudar neste processo, alguns softwares — como o Mais Controle —, podem auxiliar de forma efetiva e bastante positiva. Antecipadamente, com simplicidade e eficiência para controlar as obras, torna-se possível ter mais organização sob as finanças da empresa, mantendo tudo sob controle.

Uso de tecnologias que auxiliam no controle

O controle das atividades é um extremamente importante quando o assunto é mensurar a produtividade de uma empresa. 

Assim a economia é gerada quando se tem em mãos informações sobre o andamento do projeto. 

Dessa forma, encontrar uma solução se torna uma tarefa muito mais simples e rápida para os problemas.

Logo, por mais que no curto prazo esse processo possa parecer um pouco complicado, saiba que no longo prazo, os resultados podem compensar todo esse esforço.

Geração de relatórios

Quando a empresa se dispõe de relatórios precisos, fica muito mais fácil encontrar a solução para os possíveis problemas que podem ser acontecer durante a execução do projeto. Assim, alguns dos relatórios mais importantes para toda empresa da construção civil são:

• fluxo de caixa;
• demonstrativo de resultados;
• relatório de compras
• relatório de Orçado X Realizado.

Definitivamente, esse é um item que deve ter alta prioridade. Principalmente se o seu objetivo é entregar excelência aos seus clientes e garantir uma imagem positiva perante a concorrência e os futuros consumidores dos seus serviços.

Como fazer o planejamento e controle de obras?

Empresas do setor da construção civil costumam passar por dificuldades para controlar a execução de uma obra, isso, muitas vezes por não terem realizado o planejamento e controle de obras de uma forma adequada. 

Este fato pode gerar atrasos e gastos maiores que o necessário, além claro, de comprometer a qualidade dos serviços.

À primeira vista, o planejamento não é levado tão a sério como deveria. Dessa forma, para evitar que problemas ocorram durante a gestão da obra, selecionamos 5 passos para que você possa otimizar o planejamento e controle de obras e serviços da melhor forma possível.

1. Orçamento

Definitivamente, a etapa do orçamento da obra precede o Planejamento. O orçamento é definido pela soma de todos os custos diretos e indiretos, ou seja, quanto a obra deverá custar. Logo, somam-se os valores de Materiais, Mão de Obra, Equipamentos, Verbas, Leis Sociais, Despesas indiretas e BDI.

Dessa forma, para fazer o orçamento é fundamental que sejam levantados os serviços que estarão presentes bem como os seus quantitativos. Assim, em seguida deve-se estimar os custos de cada serviço com base na composição de custos unitária e multiplicá-los pelo seu quantitativo, para se obter o custo direto total da obra.

Em suma, as composições de custos levam em consideração o consumo de mão de obra, materiais, equipamentos e despesas por unidade de serviço.

Primeiramente, sobre a origem das composições, é mais recomendado a utilização de composições próprias da empresa, com base em serviços anteriores e na expertise do orçamentista.

Por outro lado, podem ser utilizados bases de referências existentes no mercado, como por exemplo a SINAPI, fornecido pela Caixa.

Assim, após levantado dos custos diretos, deve-se se considerar as despesas indiretas, tais como: impostos, pessoal administrativo, aluguel de escritório, telefone, internet, dentre outros. Simultaneamente, isso é importante para calcular o BDI, e chegar ao preço final da obra.

Um orçamento de obras bem elaborado é fundamental para a realização do planejamento e posterior sucesso na execução.

2. Planejamento

Com o orçamento da obra aprovado, é hora de trabalhar no planejamento, etapa anterior a execução.

O objetivo é evitar imprevistos e falhas durante a execução, a fim de otimizar os trabalhos e reduzir riscos.

O planejamento deve conter informações detalhadas sobre todas as fases da obra. Dados indispensáveis são os custos totais, métodos de execução de serviços e prazos de início e fim estimados. Essas informações precisam estar acessíveis a todos os responsáveis pela obra, a fim de serem consultadas sempre que necessário.

É comum que as obras atrasem devido à insuficiência de mão de obra ou erros nas solicitações de materiais.

Por isso, é importante trabalhar com projeções de compras e contratações, procurando estar sempre à frente das etapas definidas no planejamento.

Fique atento a alguns pontos importantes que devem constar no planejamento e controle de obras da sua obra:

•       conhecimento do método construtivo;
•       cronograma de execução detalhado da obra;
•       provisionamento de fluxo de caixa;
•       ferramentas e equipamentos que serão utilizados na obra;
•       necessidade de contratação de mão de obra e/ou terceirização;
•       licenciamento e regularização da obra;
•       estudo prévio para montagem do canteiro de obras;
•       necessidade de financiamento;

3. Gestão operacional e logística

A gestão operacional e logística da obra é importante para otimizar a produção e evitar atrasos no cronograma. Deve-se analisar fatores como:

•       a organização do canteiro de obras;
•       o fluxo de materiais e de pessoas no local;
•       a proporção das instalações provisórias;
•       a seleção de equipamentos de transporte.

Também é preciso garantir a integridade física dos colaboradores do canteiro de obras. Acidentes na construção civil podem ser muito prejudiciais para o trabalhador, a equipe e a empresa.

Para garantir a segurança e aumentar a produtividade no canteiro de obras, é aconselhável:

•       manter o canteiro de obras limpo e organizado;
•       fiscalizar o uso de Equipamentos de Proteção Individual e Coletiva (EPIs/EPCs;
•       utilizar andaimes, tapumes e telas de segurança, para evitar acidentes com pedestres;
•       obedecer às normas de segurança;
•       manter os materiais e equipamentos em locais apropriados.

Outro procedimento operacional que deve se realizar durante a execução da obra é o diário de obras.

Ele possibilita uma visão realista dos acontecimentos do dia a dia da construção e proporciona uma melhor compreensão de como as etapas e tarefas estão sendo cumpridas, sua evolução e o motivo de eventuais atrasos.

Por exemplo, se um serviço que estava agendado para um determinado dia precisou de um reagendamento por motivos de chuva ou por falta de material, é importante que se registre essas ocorrências no diário de obras.

Assim, o gestor poderá analisar o cenário e replanejar para recuperar o prazo do empreendimento.

4. Planejado X Realizado

Para garantir um melhor desempenho dos processos de gerenciamento de obra você deve monitorar constantemente todas as atividades.

Isso pode parecer um pouco trabalhoso, porém se você definir uma técnica de avaliação eficiente poderá verificar a evolução de cada etapa com praticidade.

A Medição de Obras é o principal procedimento utilizado para verificar a evolução da obra, tanto na parte física quanto na financeira.

Deve-se medir o percentual de obra pronta para verificar os valores a se pagar, que posteriormente pode-se cruzar com os valores orçados para a obra. 

Com a medição das atividades realizadas, é possível verificar se os custos e prazos estão dentro do que foi planejado para essa determinada fase da obra.

Realizar gestão dos valores que foram gastos em cada atividade, pode ser uma tarefa trabalhosa dependendo do tamanho da obra. Utilizar um software específico para o setor da construção, torna essa atividade mais rápida e assertiva.

5. Aprendizado

Ao contrário do que muitos pensam o planejamento e controle de obras e serviços não é estático.

Por esse motivo é preciso utilizar o método Planejado Vs. Realizado durante e após a conclusão das atividades, verificando se os valores financeiros e a realização do cronograma são condizentes com o planejamento.

Com essa técnica é possível verificar o modo de destinação de seus custos.

Assim, é possível criar composições de custos próprias, e ser cada vez mais assertivo nos próximos orçamentos.

Deve-se levar tudo que deu certo e deu errado na obra para os próximos empreendimentos com o intuito de melhorar a qualidade da operação e do produto.

Para facilitar o processo de planejamento e controle da obras e serviços, utilize softwares de gestão específicos para o segmento da construção civil, como o Mais Controle.

Quais as vantagens em controlar o planejamento na construção civil?

Existem muitas vantagens em efetivar o planejamento na construção civil, seguindo o passo a passo explicado acima. Vamos mostrar alguns deles.

A redução de gastos e desperdícios

Levando em conta os gastos, o planejamento é importante para o controle das compras dos insumos e redução dos desperdícios. O atraso na compra pode implicar em gastos excessivos, compras de emergências tendem a ser mais caras.

O cumprimento de prazos pode ser decisivo para manter as despesas no controle.

Caso não se cumpra os prazos, os custos podem aumentar com mais horas de mão de obra utilizadas por exemplo.

Assim, somam-se prejuízos para a obra, que podem acarretar em um resultado abaixo do esperado na sua conclusão.

O equilíbrio das finanças e a garantia da estabilidade

O planejamento na construção civil ajuda no controle das finanças durante a execução da obra. A ideia-base de um projeto é focar na lucratividade, logo não faz sentido começar uma obra sem a noção do dinheiro disponível em caixa. 

É importante saber os custos fixos e os custos variáveis que incidirão sobre a obra. Assim, seguir o planejamento aumenta a probabilidade de manter o financeiro sob controle, permitindo que se alcance os lucros almejados.

Os ganhos de produtividade

Dimensionar corretamente a mão de obra e contratar bons profissionais tende a aumentar a produtividade.

Ainda que ocorram imprevistos, gerenciar o cronograma minimiza erros e ajuda a alocar os recursos e aumentar a  produtividade. Dessa forma, é possível lidar com os imprevistos e manter a obra dentro do prazo.

Antecipação quanto atrasos e falhas

Atrasos aborrecem os clientes e, além de gerar custos extras para a empresa, também dificultam a manutenção de um bom relacionamento com quem encomendou o projeto.

Os atrasos denigrem a imagem da empresa e causam prejuízos financeiros. Isso porque os esforços foram concentrados considerando um período específico.

Ter o pleno conhecimento sobre o andamento da obra ajuda a prever possíveis atrasos que possam ser inevitáveis. Assim, nada mais correto do que se antecipar e avisar ao cliente o atraso que está por vir. 

Dessa forma, diante das justificativas mapeadas, muito provavelmente ele irá compreender a situação e evitar um possível desgaste. 

Outras vantagens

Outras vantagens que o planejamento e o controle na construção civil pode trazer, são:

•       organização dos processos;
•       valorização da empresa;
•       tomada de decisões facilitada;
•       garantia de qualidade;
•       controle financeiro
•       boa relação entre a empresa e clientes;
•       racionalização e economia nos serviços e materiais;
•       contínua otimização dos serviços.

Como garantir um bom gerenciamento durante a execução da obra?

Mais do que planejar bem, é fundamental saber gerenciar a obra no dia a dia, garantindo que o que foi previsto realmente aconteça.

O planejamento e gerenciamento de obras caminham lado a lado: enquanto o planejamento traça o caminho, o gerenciamento garante que ele seja seguido com controle, agilidade e inteligência.

A seguir, vamos explorar os pilares do gerenciamento eficiente em obras, uma etapa essencial para o sucesso de qualquer projeto de construção.

Acompanhamento diário da execução

Um bom planejamento e gestão de obras exigem controle constante do que está acontecendo no canteiro.

O uso do Diário de Obras permite registrar os avanços, identificar imprevistos e tomar decisões com base em fatos.

Esse acompanhamento diário ajuda a manter todos informados e cria um histórico confiável para prestar contas ao cliente, parceiros ou direção da empresa.

Além disso, registros fotográficos e checklists ajudam a comprovar etapas executadas e aumentam a transparência na obra.

Controle de custos em tempo real

A gestão financeira precisa andar junto com o avanço físico. Um dos maiores desafios na execução é manter os custos dentro do orçado.

Por isso, é essencial acompanhar os números em tempo real, com visões de orçado x realizado por etapa e centro de custo.

Apropriar corretamente cada gasto no orçamento permite identificar desvios rapidamente e tomar decisões antes que o problema cresça.

Produtividade da equipe na obra

Um gerenciamento eficiente acompanha de perto o rendimento da equipe. Ter metas de produção bem definidas para cada frente de serviço ajuda a manter o ritmo de trabalho e identificar gargalos.

Além disso, reuniões de alinhamento rápidas e objetivas mantêm todos cientes dos próximos passos e reforçam o engajamento dos times no canteiro.

Gestão de compras e suprimentos

Atrasos na entrega de materiais e falta de controle de estoque são causas frequentes de paralisações.

Por isso, um bom gerenciamento precisa acompanhar de perto todo o processo de compras: solicitação, cotação, pedido e recebimento.

Garantir que os materiais certos cheguem no momento ideal, com qualidade e sem excessos, é parte essencial do planejamento e gerenciamento de obras eficiente.

Integração entre campo e escritório

A obra só anda bem quando todos os setores trabalham em sintonia. A comunicação entre engenheiros, financeiro, suprimentos e diretoria precisa ser ágil e confiável.

Centralizar informações e manter os dados atualizados evita retrabalho, conflitos e atrasos. Essa integração é um dos pilares mais importantes do planejamento e gestão de obras modernos.

Monitoramento de indicadores de desempenho

Por fim, acompanhar indicadores é o que permite entender se o gerenciamento está sendo bem feito. Alguns dos principais KPIs incluem:

• Avanço físico da obra
• Avanço financeiro
• Produtividade da mão de obra
• Custo por metro quadrado ou por etapa

Com essas métricas em mãos, o gestor pode tomar decisões baseadas em dados, antecipar problemas e manter o controle total da obra.

Conclusão sobre planejamento de obras

Em conclusão, lembramos que para pequenas reformas alguns dos passos são de mais fácil realização que outros.

Convém também ressaltar a importância da automatização desses passos com softwares especializados para gestão de obras, que não só facilitam a vida de quem está planejando e executando como também ajudam a evitar possíveis erros.

Como por exemplo, o Mais Controle que ajuda pequenas e médias empresas da construção civil à agilizar processos, reduzindo custos e aumentando a produtividade.

Tem experiência com planejamento de obras e quer contribuir com o assunto? Deixe um comentário!