Planejamento e controle de obras e serviços: veja 6 passos para otimizar
O planejamento de obras é um processo anterior à um empreendimento que engloba todas etapas anteriores à construção, passando por levantamento dos custos, elaboração do cronograma e estudo de viabilidade. O controle de obras ajuda a encontrar os desvios e antecipar às falhas.
Empresas do setor da construção civil costumam passar por dificuldades para controlar a execução de uma obra, isso, muitas vezes por não terem realizado o planejamento e controle de obras de uma forma adequada. Este fato pode gerar atrasos e gastos maiores que o necessário, além claro, de comprometer a qualidade dos serviços.
À primeira vista, o planejamento não é levado tão a sério como deveria. Dessa forma, para evitar que problemas ocorram durante a gestão da obra, selecionamos 5 passos para que você possa otimizar o planejamento e controle de obras e serviços da melhor forma possível. Acompanhe abaixo!
1. Orçamento
Definitivamente, a etapa do orçamento da obra precede o Planejamento. O orçamento é definido pela soma de todos os custos diretos e indiretos, ou seja, quanto a obra deverá custar. Logo, somam-se os valores de Materiais, Mão de Obra, Equipamentos, Verbas, Leis Sociais, Despesas indiretas e BDI.
Dessa forma, para fazer o orçamento é fundamental que sejam levantados os serviços que estarão presentes bem como os seus quantitativos. Assim, em seguida deve-se estimar os custos de cada serviço com base na composição de custos unitária e multiplicá-los pelo seu quantitativo, para se obter o custo direto total da obra.
Em suma, as composições de custos levam em consideração o consumo de mão de obra, materiais, equipamentos e despesas por unidade de serviço.
Primeiramente, sobre a origem das composições, é mais recomendado a utilização de composições próprias da empresa, com base em serviços anteriores e na expertise do orçamentista. Por outro lado, podem ser utilizados bases de referências existentes no mercado, como por exemplo a SINAPI, fornecido pela Caixa.
Assim, após levantado dos custos diretos, deve-se se considerar as despesas indiretas, tais como: impostos, pessoal administrativo, aluguel de escritório, telefone, internet, dentre outros. Simultaneamente, isso é importante para calcular o BDI, e chegar ao preço final da obra.
Um orçamento de obras bem elaborado é fundamental para a realização do planejamento e posterior sucesso na execução.
2. Planejamento
Com o orçamento da obra aprovado, é hora de trabalhar no planejamento, etapa anterior a execução. O planejamento irá definir o quê, quando e como será executada a obra, considerando seu orçamento. O objetivo é evitar imprevistos e falhas durante a execução, a fim de otimizar os trabalhos e reduzir riscos.
O planejamento deve conter informações detalhadas sobre todas as fases da obra. Dados indispensáveis são os custos totais, métodos de execução de serviços e prazos de início e fim estimados. Essas informações precisam estar acessíveis a todos os responsáveis pela obra, a fim de serem consultadas sempre que necessário.
É comum que as obras atrasem devido à insuficiência de mão de obra ou erros nas solicitações de materiais. Por isso, é importante trabalhar com projeções de compras e contratações, procurando estar sempre à frente das etapas definidas no planejamento.
Fique atento a alguns pontos importantes que devem constar no planejamento e controle de obras da sua obra:
- conhecimento do método construtivo;
- cronograma de execução detalhado da obra;
- provisionamento de fluxo de caixa;
- ferramentas e equipamentos que serão utilizados na obra;
- necessidade de contratação de mão de obra e/ou terceirização;
- licenciamento e regularização da obra;
- estudo prévio para montagem do canteiro de obras;
- necessidade de financiamento;
3. Gestão operacional e logística
A gestão operacional e logística da obra é importante para otimizar a produção e evitar atrasos no cronograma. Deve-se analisar fatores como:
- a organização do canteiro de obras;
- o fluxo de materiais e de pessoas no local;
- a proporção das instalações provisórias;
- a seleção de equipamentos de transporte.
Também é preciso garantir a integridade física dos colaboradores do canteiro de obras. Acidentes na construção civil podem ser muito prejudiciais para o trabalhador, a equipe e a empresa.
Para garantir a segurança e aumentar a produtividade no canteiro de obras, é aconselhável:
- manter o canteiro de obras limpo e organizado;
- fiscalizar o uso de Equipamentos de Proteção Individual e Coletiva (EPIs/EPCs;
- utilizar andaimes, tapumes e telas de segurança, para evitar acidentes com pedestres;
- obedecer às normas de segurança;
- manter os materiais e equipamentos em locais apropriados.
Outro procedimento operacional que deve se realizar durante a execução da obra é o diário de obras. Ele possibilita uma visão realista dos acontecimentos do dia a dia da construção e proporciona uma melhor compreensão de como as etapas e tarefas estão sendo cumpridas, sua evolução e o motivo de eventuais atrasos.
Por exemplo, se um serviço que estava agendado para um determinado dia precisou de um reagendamento por motivos de chuva ou por falta de material, é importante que se registre essas ocorrências no diário de obras. Assim, o gestor poderá analisar o cenário e replanejar para recuperar o prazo do empreendimento.
4. Planejado X Realizado
Para garantir um melhor desempenho dos processos de gerenciamento de obra você deve monitorar constantemente todas as atividades. Isso pode parecer um pouco trabalhoso, porém se você definir uma técnica de avaliação eficiente poderá verificar a evolução de cada etapa com praticidade.
A Medição de Obras é o principal procedimento utilizado para verificar a evolução da obra, tanto na parte física quanto na financeira. Deve-se medir o percentual de obra pronta para verificar os valores a se pagar, que posteriormente pode-se cruzar com os valores orçados para a obra.
Com a medição das atividades realizadas, é possível verificar se os custos e prazos estão dentro do que foi planejado para essa determinada fase da obra. Realizar gestão dos valores que foram gastos em cada atividade, pode ser uma tarefa trabalhosa dependendo do tamanho da obra. Utilizar um software específico para o setor da construção, torna essa atividade mais rápida e assertiva.
5. Aprendizado
Ao contrário do que muitos pensam o planejamento e controle de obras e serviços não é estático. Por esse motivo é preciso utilizar o método Planejado Vs. Realizado durante e após a conclusão das atividades, verificando se os valores financeiros e a realização do cronograma são condizentes com o planejamento.
Com essa técnica é possível verificar o modo de destinação de seus custos. Assim, é possível criar composições de custos próprias, e ser cada vez mais assertivo nos próximos orçamentos. Deve-se levar tudo que deu certo e deu errado na obra para os próximos empreendimentos com o intuito de melhorar a qualidade da operação e do produto.
Para facilitar o processo de planejamento e controle da obras e serviços, utilize softwares de gestão específicos para o segmento da construção civil, como o Mais Controle.
6. Bônus: Saiba as vantagens em controlar o planejamento na construção civil
Existem muitas vantagens em efetivar o planejamento na construção civil, seguindo o passo a passo explicado acima. Vamos mostrar alguns deles.
A redução de gastos e desperdícios
Levando em conta os gastos, o planejamento é importante para o controle das compras dos insumos e redução dos desperdícios. O atraso na compra pode implicar em gastos excessivos, compras de emergências tendem a ser mais caras.
O cumprimento de prazos pode ser decisivo para manter as despesas no controle. Caso não se cumpra os prazos, os custos podem aumentar com mais horas de mão de obra utilizadas por exemplo. Assim, somam-se prejuízos para a obra, que podem acarretar em um resultado abaixo do esperado na sua conclusão.
O equilíbrio das finanças e a garantia da estabilidade
O planejamento na construção civil ajuda no controle das finanças durante a execução da obra. A ideia-base de um projeto é focar na lucratividade, logo não faz sentido começar uma obra sem a noção do dinheiro disponível em caixa.
É importante saber os custos fixos e os custos variáveis que incidirão sobre a obra. Assim, seguir o planejamento aumenta a probabilidade de manter o financeiro sob controle, permitindo que se alcance os lucros almejados.
Os ganhos de produtividade
Dimensionar corretamente a mão de obra e contratar bons profissionais tende a aumentar a produtividade.
Ainda que ocorram imprevistos, gerenciar o cronograma minimiza erros e ajuda a alocar os recursos e aumentar a produtividade. Dessa forma, é possível lidar com os imprevistos e manter a obra dentro do prazo.
Antecipação quanto atrasos e falhas
Atrasos aborrecem os clientes e, além de gerar custos extras para a empresa, também dificultam a manutenção de um bom relacionamento com quem encomendou o projeto.
Os atrasos denigrem a imagem da empresa e causam prejuízos financeiros. Isso porque os esforços foram concentrados considerando um período específico.
Ter o pleno conhecimento sobre o andamento da obra ajuda a prever possíveis atrasos que possam ser inevitáveis. Assim, nada mais correto do que se antecipar e avisar ao cliente o atraso que está por vir.
Dessa forma, diante das justificativas mapeadas, muito provavelmente ele irá compreender a situação e evitar um possível desgaste.
Outras vantagens
Outras vantagens que o planejamento e o controle na construção civil pode trazer, são:
- organização dos processos;
- valorização da empresa;
- tomada de decisões facilitada;
- garantia de qualidade;
- controle financeiro
- boa relação entre a empresa e clientes;
- racionalização e economia nos serviços e materiais;
- contínua otimização dos serviços.
Conclusão
Como foi possível notar, deve-se dar a atenção devida para o planejamento e o controle das obras ou serviços. Feito corretamente o planejamento traz inúmeros benefícios que podem render resultados ainda melhores ao final da obra.
A falta de controle pode gerar atrasos e compras desnecessárias. Assim, o controle pode ajudar a encontrar os desvios e antecipar às falhas.
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