Custo e despesa operacional: diferença e como ter controle?
Controlar custos fixos e despesas operacionais é administrar os recursos da empresa de modo que sua aplicação alcance os objetivos da organização: resultados positivos e lucro garantido na condução dos negócios.
Quando falamos em gerenciar uma empresa, é fundamental entender os conceitos de custo e despesa operacional, já que ambos têm um impacto significativo na lucratividade e no sucesso do negócio.
Isso porque qualquer negócio, para garantia de seu sucesso e manutenção desses resultados, depende de organização. E esse cuidado é especialmente indispensável no controle de custo e despesa operacional, assim como na gestão financeira em geral.
Dessa forma, é preciso manter um permanente registro de dados atualizados e promover análises comparativas dos resultados alcançados. Essas são iniciativas das quais não se pode abrir mão, ou o negócio se transforma em uma aventura.
Neste artigo, abordaremos o que são custo e despesa operacional, suas diferenças, a importância de classificá-los corretamente e como analisar, tendo mais controle, esses valores em uma empresa.
Boa leitura!
O que são custo e despesa operacional?
Em resumo, custo e despesa operacional são termos relacionados às saídas financeiras de uma empresa.
Ambos são importantes para determinar a saúde financeira de um negócio, mas é essencial compreender suas diferenças para garantir uma análise correta.
Primeiramente, o custo operacional é o valor gasto na produção e comercialização de bens e serviços, envolvendo gastos diretos e indiretos, como matéria-prima, mão de obra, aluguel e energia elétrica.
Já as despesas operacionais estão relacionadas aos gastos administrativos, financeiros e comerciais que não estão ligados diretamente à produção, como salários da área administrativa, publicidade e taxas bancárias.
Qual a diferença entre custo e despesa operacional?
Como podemos perceber acima, para diferenciar custo e despesa operacional, é importante entender, resumidamente, que:
- Custo operacional: está diretamente ligado à produção e comercialização de produtos e serviços. Dessa forma, inclui gastos com matéria-prima, mão de obra e outros recursos necessários para a produção, podendo ser classificado em custos fixos e variáveis;
- Despesa operacional: não está diretamente relacionada à produção, mas sim ao funcionamento e administração do negócio. Envolve gastos como aluguel de escritório, salários do setor administrativo e publicidade, podendo ser classificada em despesas fixas e variáveis.
Qual a importância de classificar os custos e despesas?
Como já comentado, a classificação correta de custos e despesas é crucial para o gerenciamento financeiro eficiente de uma empresa, já que permite:
- Identificar oportunidades de redução de gastos e otimização de recursos;
- Estabelecer metas financeiras realistas e mensuráveis;
- Avaliar a rentabilidade de produtos ou serviços;
- Tomar decisões mais informadas e estratégicas.
Como analisar o custo e despesa operacional de uma empresa?
Para garantir a saúde financeira e a competitividade de uma empresa, é fundamental monitorar e analisar adequadamente os custos e despesas.
Pensando nisso, nós do Mais Controle apresentamos abaixo os 7 principais pontos de como analisar e entender melhor o custo e despesa operacional do seu negócio. Confira!
1. Classifique os custos fixos e variáveis
Primeiramente, é necessário definir os custos da empresa e separar cada um, conforme sua classificação, para uma correta apropriação na análise de resultados.
Nesse ínterim, deve-se categorizar os custos entre fixos e variáveis conforme os conceitos a seguir:
- Custos fixos: são aqueles que não variam conforme o volume de produção, como as despesas com aluguel de escritório, galpão ou conta de luz;
- Custos variáveis: são custos relacionados ao volume de produção, como os gastos com matéria-prima, mão de obra e aluguel de equipamentos.
Dessa forma, de posse dos custos categorizados vem a análise dos custos fixos lançados. Desde já, deve-se conhecer qual o capital mínimo necessário que a empresa precisa para se manter pagando os custos fixos.
Posteriormente, buscar por serviços e acompanhar as variações de demanda é o primeiro passo para uma correta gestão de custos.
2. Faça análises periódicas dos custos e despesas
Logo após, para alcançar um melhor controle de gastos na empresa é preciso acompanhar de forma periódica os valores dos custos e despesas. Além disso, bem como apurar com detalhes onde os recursos foram aplicados.
Por sua vez, promover encontros frequentes entre pessoal administrativo e financeiro permite realizar uma gestão de custos mais eficiente. Isso porque a troca de informações e a análise subsequente facilita o entendimento e a identificação dos setores, em que há maiores despesas e gastos.
Além disso, é possível verificar se eles trazem o melhor retorno para a organização.
3. Faça atualizações constantes de dados
Como podemos perceber, para conseguir controle sobre os gastos da empresa é preciso que os dados estejam permanentemente atualizados.
Assim, não se corre o risco de seguir com medidas equivocadas em razão de dados defasados ou incertos.
Outra coisa: além dos registros dos custos, é necessário monitorar e avaliar como esses valores flutuam a cada mês, todos os meses. Dessa forma, dados atualizados são indispensáveis para observar a participação de cada um em relação aos gastos totais.
4. Preste atenção no fluxo de caixa
Através do fluxo de caixa é possível registrar e analisar o fluxo de dinheiro do caixa da empresa. Isso porque ele abrange o que é recolhido e tudo o que é gasto, sempre obedecendo um período de tempo pré estabelecido.
Dessa forma, para garantir sua eficácia, o fluxo de caixa deve ser atualizado com uma frequência fixa — seja diariamente, semanalmente ou quinzenalmente.
Consequentemente, com o auxílio dessa ferramenta é possível focar no presente, fornecer uma base histórica do passado e te ajudar a projetar coisas para o futuro.
5. Construa uma base história com dados relevantes de sua empresa
Um fato é: todo negócio possui suas particularidades. Por exemplo, a sazonalidade de clientes, a necessidade de cada insumo em relação ao período do ano, flutuação no valor das contas, projeção de inflações, entre outros.
Com isso, a partir do momento que você constrói uma base histórica com esses dados, a gestão deixa de ser um jogo de adivinha e passa a ser um estudo analítico. Apenas assim você terá a certeza de que suas escolhas são feitas com base em dados, não em achismos.
6. Adote um processo de gestão orçamentária
Em resumo, a gestão orçamentária envolve o planejamento e o monitoramento dos resultados financeiros do negócio, além de fazer parte de uma avaliação aprofundada dos dados e do histórico financeiro da empresa.
Assim, é possível considerar os seguintes passos na adoção de um processo de gestão orçamentária:
- elaboração de um plano orçamentário;
- previsão de situações e cenários;
- análise e acompanhamento orçamentário.
7. Invista em um sistema de gestão de obras – ERP
Por último, o ideal para um controle de custos e despesas operacionais — e para todo o controle financeiro da empresa — é a utilização de um sistema de gestão de obras – ERP (Enterprise Resource Planning, ou sistema de gestão integrado).
Isso porque, além do controle financeiro, um sistema ERP conta com as seguintes funcionalidades:
- orçamento de obras;
- planejamento de obras;
- base de composições de serviços;
- cotações e ordens de compras;
- Relatório Diário de Obras;
- contas a pagar e receber;
- gestão de obras;
- relatórios diversos;
- fluxo de caixa e resultados.
Como um software de gestão de obras pode ajudar?
Como vimos acima, para garantir o controle de custos em obras é importante registrar todas as despesas e apropriá-las por categorias e centro de custos, como por exemplo etapas e atividades.
Com isso, para facilitar neste processo e manter os lançamentos organizados, é importante contar com a ajuda de um software de gerenciamento de obras.
Dessa forma, um bom software de gestão específico para obras pode te ajudar nesta função, já que ele está preparado para realizar as tarefas particulares desse tipo de negócio, facilitando no processo de apropriação dos custos e permitindo comparar o que foi realizado com os custos planejados até o momento.
Consequentemente, isso permite que o gestor possa tomar decisões antecipadas para evitar estouros nos custos e garantir o cumprimento do orçamento inicial.
Como o Mais Controle pode ajudar?
Neste blog, vimos que é necessário classificar os custos como fixos e variáveis para uma correta apropriação e acompanhamento de resultados. Bem como é preciso fazer a gestão periódica dos dados gerados pela empresa para garantir que estejam sendo bem empregados.
Dessa forma, o controle de custos na empresa é indispensável, mas requer monitoramento constante e precisão nos dados. Com isso, através de atividades rotineiras e análises periódicas é possível melhorar os seus resultados de forma geral na gestão financeira.
Além disso, é bom contar com a tecnologia, utilizando um software que seja específico para a construção civil, de forma a integrar informações e ganhar tempo.
Com um software de gestão de obras você garante para sua empresa maior vantagem competitiva no mercado em custo, qualidade e entrega, utilizando do armazenamento de dados necessários para um relatório de visita técnica, por exemplo.
O Mais Controle garante mais agilidade e controle nos processos antes, durante e depois da obra. Além disso, com o Aplicativo de Diário de Obras, é possível relatar quaisquer situações que vem ocorrendo no canteiro de obras, como: a falta de EPIs ou, simplesmente, o não uso por parte dos funcionários.
O sistema ajuda centenas de pequenas e médias empresas a controlarem de forma simples e prática a sua gestão de obras, conquistando resultados melhores. Você consegue elaborar orçamentos de obras completos com agilidade, utilizando Composições de Custos de Serviços e Insumos próprios ou da base SINAPI.
Além disso, contamos com outras funcionalidades como: Gestão Financeira completa, Gestão de Estoque, Elaboração de Proposta Comercial, Curva ABC, Cronograma Físico-financeiro, Gestão de Obras e Aplicativo Diário de Obras.
Fale já com um de nossos Consultores e veja como podemos te ajudar!
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