12 erros no orçamento de obra e serviços que você não pode cometer
O orçamento de obra é um dos primeiros passos para executar um empreendimento. Dessa forma, um erro nesta fase pode acarretar um efeito dominó em todas as demais etapas da obra. Os erros mais comuns são: quantitativos e dimensionamento de mão de obras equivocado, ausência de despesas indiretas nos orçamentos e utilização de bases de composições desatualizadas.
Executar um orçamento de obra em um imóvel é uma tarefa que exige bastante organização e foco. Tudo deve começar com a realização de um orçamento e de um planejamento bem feitos: eles são essenciais para evitar imprevistos, atrasos e prejuízos na realização das atividades.
Com um sequenciamento de atividades e um cronograma bem elaborado, fica mais fácil terminar uma obra no prazo previsto. Para evitar problemas, também é importante investir em materiais de qualidade e contratar bons profissionais.
É essencial ter o controle dos gastos e monitorar a evolução dos serviços, visando sempre se manter dentro do que foi orçado. Por isso, vamos apresentar 5 pontos que podem criar problemas para gestores da construção civil durante a elaboração do orçamento. Confira!
Veja os 12 principais erros no orçamento de obra e serviços
Conforme dito acima, é muito importante que o orçamento seja mapeado completamente. A falta desse monitoramento, bem como a execução da obra e os custos reais devem estar de acordo com o orçado.
Entretanto, alguns erros são frequentes e podem desencadear uma série de impactos negativos na viabilidade econômica do empreendimento. Em piores casos, o valor de venda pode ser alterado, o que pode inviabilizar as vendas do empreendimento.
Conheça esses erros, quais as principais origens deles e o que fazer para evitá-los.
1. Não estimar corretamente o quantitativo dos serviços
Em uma obra, é primordial avaliar a dimensão do que será feito e conhecer todos os recursos necessários (humanos e materiais) para realizar devidamente os serviços. Ao saber o que será executado em suas devidas proporções, o gestor dificilmente vai cometer erros relacionados a fatores, como:
- Gastos excessivos com insumos: a recomendação é fazer um levantamento dos materiais com base no rendimento unitário dos itens para cada tipo de serviço. Além, é claro, de verificar quais serão os equipamentos necessários. Também é válido verificar se a melhor opção é adquirir ou alugar esses equipamentos.
- Gastos exagerados com mão de obra: o ideal é verificar se os recursos existentes são suficientes para a realização dos serviços. Ou seja, conhecendo a produtividade da equipe, é possível dimensioná-la para cumprir os prazos acordados. Caso contrário, será necessário contratar novos colaboradores diretamente ou por meio de uma empresa terceirizada.
2. Não verificar os custos indiretos com atenção
É muito importante fazer um levantamento bastante minucioso dos gastos indiretos. Gastos indiretos são aqueles que não estão relacionados diretamente ao serviço, um exemplo seriam os gastos administrativos. Essa medida ajuda a evitar prejuízos para a empresa e deve levar em consideração os seguintes fatores:
- Administração central: consiste na divisão de gastos da sede entre as obras da empresa, com custo que varia, geralmente, de 7% a 20%, dependendo do faturamento;
- Custo financeiro: juros decorrentes de eventual necessidade de empréstimo de capital de giro para a execução de determinada obra ou serviço;
- Seguros: engloba os seguros estabelecidos ou não no contrato, como garantia de execução contra terceiros, entre outros;
- Garantias: são instrumentos usados para possibilitar o cumprimento do contrato, como caução ou papéis selecionados;
- Margem de incerteza: é utilizada bastante pelas empresas para minimizar eventuais distorções no custo da obra e, geralmente, varia de 5% a 10%;
- Carga tributária: é preciso levar em consideração os tributos municipais, estaduais e municipais para não haver erros no orçamento.
3. Falta de precisão na precificação dos serviços
Esse é um dos maiores erros no orçamento da obra. Se os passos anteriores não forem cumpridos, a precificação dos serviços não será feita de forma correta. Isso aumentará consideravelmente as possibilidades de a empresa ficar no prejuízo.
Para determinar o preço final, o orçamento deve considerar os custos diretos e os Benefícios e Despesas Indiretas (BDI). Dessa forma, os serviços podem ser bem precificados, aumentando as chances de os resultados financeiros alcançarem o patamar esperado.
4. Ter hábito de contar com índices desatualizados dos serviços
Para estimar o custo unitário de um serviço, é necessário levantar a composição de custo dele, ou seja, considerar consumo de materiais, mão de obra e equipamentos normalmente utilizados. Com a intenção de não haver erros, é importante manter o cadastro dos serviços atualizados com os últimos índices de consumo desses itens por unidade de serviço a ser executado.
Os dados devem ser atualizados constantemente, pois os índices — responsáveis por medir os custos — devem estar dentro da realidade. Existem bases disponibilizadas nos principais veículos do setor que liberam atualizações periódicas de acordo com o cenário do mercado. Contudo, é fundamental o diálogo entre os setores de orçamento e de obras sobre a produtividade das equipes e o rendimento dos materiais de acordo com a realidade da sua empresa.
5. Desconhecimento de métodos e técnicas de construção e planejamento
Deve estar claro no orçamento quais técnicas e métodos construtivos serão utilizados para a execução dos serviços. Isto pois qualquer detalhe pode fazer grandes diferenças no custo final da obra. Além disso, não se pode ignorar a logística dos materiais, dos equipamentos e das pessoas, pois isso pode impactar nos custos e no tempo de conclusão da obra.
Esses equívocos, normalmente, acontecem por não haver um conhecimento adequado das técnicas construtivas. Por outra perspectiva, um correto sequenciamento de atividades impede retrabalho e contribui para manter o serviço dentro do orçamento planejado.
6. Utilizar um modelo padronizado sem critério
Ter uma base orçamentária para desenvolver o planejamento do projeto é uma forma de economizar tempo e aumentar a eficiência. No entanto, essa alternativa fica menos interessante se utilizar sem uma correta avaliação.
Cada projeto tem necessidades específicas e o orçamento de obras deve se adaptar a essas características — não o contrário. Com um modelo padronizado que não considera as qualidades específicas, tudo se torna menos preciso.
Então, ao utilizar um modelo como base, é necessário adaptá-lo de acordo com as especificidades para que o resultado seja, de fato, efetivo. Isso vale, inclusive, para a utilização de orçamentos anteriormente criados. Se as modificações necessárias aparecerem em grande número, pode ser mais produtivo começar do zero.
7. Desconsiderar possíveis surpresas
Por melhor que seja um planejamento de obra e o seu orçamento, é difícil prever tudo o que vai acontecer em cada etapa. Sempre há riscos de ocorrer imprevistos, os quais, consequentemente, afetarão o desempenho e a utilização dos recursos financeiros.
É por isso que um bom orçamento de obras não deve ignorar a existência de possíveis imprevistos e gastos extras. Erros, retrabalhos ou mesmo etapas que surgem de surpresa podem levar a uma situação desse tipo. Então, o ideal é que o plano financeiro preveja todos esses aspectos. Não existe um valor mínimo para destinar a isso, mas o comum é separar cerca de 5% do valor total da obra. Deve-se usar essa reserva apenas em emergências, o que impedirá a ocorrência de despesas extras.
Além disso, considerar as surpresas também significa estar pronto para fazer alterações necessárias. Assim, dependendo do caso, uma reorganização orçamentária é essencial para cumprir tudo. Então, vale a pena ficar de olho para garantir que tudo acontecerá conforme o esperado.
8. Não adequar os métodos usados na construção
Quando analisamos o mercado de construção civil, identificamos diferentes métodos para executar uma obra. Cada empresa define os seus métodos diante dos seus interesses de atuação, seja para entregar uma obra mais rápida, seja para entregá-la com o menor custo possível.
Entretanto, ao escolhermos um sistema construtivo, devemos estar atentos à adaptação para a realidade do projeto. Do contrário, isso pode impactar negativamente nos custos, no tempo de execução, na qualidade, entre outros aspectos.
Mesmo com uma metodologia específica para construir todos os seus empreendimentos, em alguns projetos podem existir especificações externas que demandem a adaptação do método. Entre eles estão: ambiente, materiais, mão de obra, entre outros.
9. Não atualizar a precificação
Vivemos constantemente momentos de grandes influências externas e a precificação de matéria-prima, insumos e outros ativos pode variar. Sendo assim, é fundamental que se utilize durante o orçamento os preços reais e atualizados com o mercado.
Assim, mesmo que exista uma variação dos preços, ela será menor do que se usar valores obsoletos.
10. Negligenciar a estimativa de custo indireto
O custo indireto é um dos temas mais sensíveis quando o assunto é gestão de custos. Isso porque durante a fase de planejamento, muitos profissionais responsáveis pelo orçamento de obra ignoram os diferentes fatores que podem influenciá-los.
Valores como taxas, custos administrativos e impostos não são tão claros e requerem uma análise mais aprofundada do mercado. Sendo assim, é importante que o responsável pelo orçamento tenha a compreensão das possíveis variações. Além disso, saiba acompanhar precisamente o setor, o mercado e a economia que tange o seu negócio.
O mesmo vale quando estamos falando de impostos, que são considerados custos indiretos. O cálculo errado deles pode comprometer todo o orçamento da obra. Ainda nesse sentido, deve se fazer o pagamento feito conforme o que se planejou, evitando, assim, dívidas e autuações dos órgãos fiscais.
11. Não incluir valores de entrega e frete
A logística dos materiais é um ponto de atenção durante a construção, pois pode ser uma das causas ligadas aos erros no orçamento. Em decorrência da variedade de demanda de matérias-primas, o planejamento pode sofrer grandes mudanças.
Sendo assim, para evitar um problema tão recorrente, saiba planejar corretamente tudo o que será necessário para execução do projeto e, com isso, verificar todos os custos de entrega e frete. Ao solicitar algo emergencial, modificamos totalmente a estrutura do orçamento.
12. Se basear em referências errôneas
A tomada de decisões na gestão de uma construção deve se basear em dados reais e técnicos. O “achismo” pode ser um grande causador de prejuízos no sucesso financeiro do seu empreendimento.
Sendo assim, a melhor maneira de garantir o sucesso do planejamento e do orçamento é analisar tudo de maneira correta. Isto é, tomar decisões orientadas por informações que contam com embasamentos técnicos e precisos.
Por exemplo, você pode contar com um sistema de gestão de obras que trará todo histórico de um desempenho de um antigo projeto e que lhe auxiliará a prever o desenvolvimento da nova obra.
Bônus: benefícios do uso de software para o orçamento de obra
Depois de analisar os erros mais comuns que podem acontecer no orçamento de obras, é interessante conferir os benefícios de usar um software para efetivar esse orçamento.
Tenha total controle das despesas e da rentabilidade da obra
Uma das primeiras vantagens de usar um software para fazer o orçamento do projeto é que ele permite manter sob controle todas as despesas relacionadas à obra, envolvendo materiais, mão de obra e equipamentos usados, além de outros gastos que poderão ser necessários. Além disso, criadas suas composições de custos, é possível duplicar e e criar novos orçamentos com muito mais agilidade.
Do mesmo modo que ele permite controlar os gastos, promove o controle sobre a receita e a rentabilidade da obra durante a execução. Assim, é possível analisar os resultados da obra e verificar os pontos de melhorias para orçamentos futuros.
A integração com a SINAPI oferece mais de mil composições de custos para elaborar orçamentos. A SINAPI é uma base de serviços desenvolvida pela Caixa Econômica Federal.
Aproveite a melhor organização dos recebimentos e pagamentos
O sistema financeiro também é otimizado. O software permite gerenciar o financeiro, além de emitir relatórios por cliente ou por obra específica. Além disso, é possível classificar os pagamentos por categorias ou por centros de custos. Com essa organização, também poderá ser feito um acompanhamento preciso do desempenho financeiro de sua empresa.
Faça um cadastro de serviços por custos unitários
O software para orçamento de obras também cadastra os serviços por custo unitário, por composição de custos, com dados sobre os materiais, a mão-de-obra e os equipamentos. Essa catalogação poupa tempo na hora de elaborar orçamentos.
É possível consultar as composições, analisar a produtividade da mão-de-obra e o rendimento dos materiais. Por fim, tenha toda a lista de insumos e o prazo calculado da sua obra.
Considere a aplicação do BDI
A partir da estrutura de custos dos serviços, pode-se aplicar o BDI (Benefícios e Despesas Indiretas). O BDI envolve:
- AC, ou Administração Central: parte do custo devida à manutenção da sede, incluindo gastos com pessoal, marketing, departamento jurídico, contabilidade;
- CF, ou Custos Financeiros: relativa à tomada de dinheiro no mercado financeiro se essa medida for necessária para arcar com os custos da obra;
- MI, ou Margem de Incerteza: entra somente no cálculo da contratante;
- elementos de composição inversa, que são aplicados sobre o preço final do projeto: lucro (L) e tributos (T).
Calculando o BDI, pode-se gerar propostas comerciais profissionais com precificação adequada.
Conheça ainda mais vantagens
Um bom software para orçamento de obras ainda oferece benefícios, como:
- comparação dos custos planejados e realizados;
- monitoramento dos custos por etapas;
- acompanhamento da Curva ABC de materiais e serviços;
- controle de documentos em geral;
- integração e disponibilidade das informações;
- otimização e agilidade na gestão.
A tecnologia é de fundamental importância para quem deseja manter mais controle sobre o orçamento e sobre todas as etapas da obra.
Conclusão
Acertar um orçamento de obras é o primeiro passo para um empreendimento bem sucedido. Isto porque um orçamento realista permite que o executor tenha segurança para realizá-lo e que o cliente pague um preço justo.
Além disso, por ser um dos primeiros passo de uma obra, um orçamento mal elaborado pode propagar este erro para as demais etapas da obra. Por vezes é possível que a obra termine fora do prazo ou haja a necessidade de realizar alterações para concluí-la no preço que se acertou.
Por conclusão, é possível notar que pode-se empregar a tecnologia para ajudar e otimizar ainda mais um processo tão essencial e tão necessário para o setor da construção civil.
Entre em contato com a Mais Controle para agendar uma experimentação do software para orçamento de obras e avaliar sua eficácia no controle de obras e serviços, bem como na organização das finanças corporativas!
