Nota fiscal de entrada: entenda o que é e como emitir esse documento

Nota fiscal de entrada: entenda o que é e como emitir esse documento

Atualizado em 8 agosto, 2019
por Marcel Ribeiro

Em regra, as empresas de construção civil não estão caracterizadas como contribuintes do ICMS. Porém, para cumprir determinadas obrigações acessórias da legislação tributária, elas devem se submeter à inscrição no Cadastro de Contribuintes do Estado, salvo disposições em contrário.

Toda empresa contribuinte precisa, por sua vez, emitir notas fiscais para o registro da entrada e saída de produtos. Além de sua obrigatoriedade, as notas fiscais de entrada são relevantes para diferentes processos dentro da empresa de construção civil, como controle contábil e financeiro, controle da produção, gerenciamento de estoque e outros.

Neste post, mostraremos mais detalhes sobre a nota fiscal de entrada na construção civil. Confira a seguir!

Quando emitir a nota fiscal de entrada?

Na construção civil, a emissão de notas fiscais funciona de forma similar aos outros ramos. A diferença é a natureza do trabalho e os produtos específicos com os quais ela se envolve.

A nota fiscal de entrada refere-se principalmente à compra dos materiais usados no canteiro de obras. Os itens que dão entrada no estoque precisam de uma NF de entrada, como areia, cimento, cal, tubos, treliças, vergalhões, tijolos, madeira, tintas, andaimes, revestimentos e assim por diante.

A nota fiscal de serviços deve ser emitida pela construtora ao cliente como comprovante de que a obra foi efetivamente realizada. Mesmo que não haja estoque e os materiais sejam entregues diretamente no canteiro de obras, a NF de entrada continua sendo um documento importante.

Nas construções e reformas, a NF-e de entrada é importante para a apropriação de materiais e/ou equipamentos para os centros de custos, que são as obras. Deve-se ter o cuidado de solicitar somente os materiais e equipamentos necessários, mas ainda assim estar apto para fazer a devolução caso seja necessário.

Simultaneamente, a elaboração adequada das ordens de compra tem grande importância para evitar pedidos errados, ou quantidade exagerada. Frequentemente um software de gestão, ajudar a eliminar essas situações podem, aumentando a produtividade e reduzindo retrabalhos e gastos.

Como emitir a NF de entrada?

Um documento é emitido para comprovar a entrada, ou retorno, de um produto para uma obra ou para o estoque. Da mesma forma, o caminho é o mesmo seguido na emissão da nota fiscal de saída. Este documento pode ser um arquivo XML, utilizado para registrar a entrada dos materiais e controlar as contas a pagar.

Do mesmo modo, o material pode retornar ao estoque quando não é utilizado na obra. Mas ainda assim foi dado baixa quando de sua saída.

Como o controle da NF-e de entrada ajuda otimizar a gestão das obras?

Já falamos na introdução sobre o quanto a nota fiscal de entrada é útil para a gestão das empresas em geral. Ao mesmo tempo, na construção civil, ela contribui principalmente para os seguintes processos:

  1. com a entrada de materiais, você pode simplificar e agilizar o controle financeiro, economizando tempo no processo de apropriação de custos;
  2. por meio da entrada de materiais é possível analisar se os valores e quantidades de materiais utilizados estão de acordo com o planejado;
  3. evita a duplicidade de informações, fornecendo maior segurança e precisão no gerenciamento dos insumos utilizados em cada etapa da obra;
  4. o processo de entrada por XML ajuda o responsável pelo setor contábil/financeiro a fazer os lançamentos e controlar o fluxo de caixa

Por que fazer o download da NF de entrada?

O gestor deve ser prevenido e baixar as notas fiscais eletrônicas de entrada de cada compra de material que fizer. Não é preciso fazer isso diariamente. Para pequenas organizações, a consulta mensal pode ser suficiente. Por outro lado,  é importante baixar o documento por diferentes motivos.

Fazer a manifestação do destinatário

Por meio da NF, a empresa notifica a Receita Federal sobre sua participação ou não em alguma nota emitida contra seu CNPJ. Além de prevenir contra a utilização inadequada do CNPJ, o download da nota confere maior segurança jurídica. Portanto, após a confirmação da operação, a empresa que emite não pode mais fazer o cancelamento da nota fiscal.

Evitar o lançamento de notas frias contra seu CNPJ

Há gestores mal-intencionados que podem usar o CNPJ de sua empresa para lançar notas frias conforme explicado acima. É preciso mostrar a Manifestação do Destinatário para confirmar sua inocência. Os crimes fiscais, além de implicarem em prejuízos financeiros, podem gerar a prisão do responsável.

Gerenciar os arquivos XML

Com a NF-e ficou mais fácil gerenciar e as notas de entrada e de saída de materiais. Frequentemente, a Receita Federal também fiscaliza eletronicamente tais informações, o que diminui as chances de fraudes. Se algum fiscal chegar à empresa, poderá solicitar os arquivos XML. É fundamental, portanto, ter os arquivos guardados para não incorrer em problemas com o Fisco.

O armazenamento dos arquivos XML ainda ajuda na administração do negócio. Afinal, permite a conferência dos dados em uma nota com rapidez e praticidade. Desde já, guardar os documentos fiscais é obrigatório pelo período mínimo de cinco anos.

Como baixar a nota fiscal de entrada?

Para baixar a nota fiscal de entrada mensalmente, é preciso entrar no Portal Nacional da Nota Eletrônica e escolher o serviço “Consultar NF-e Completa”. Essa opção fornece todos os dados, como emitente, destinatário, valores, produtos e serviços. É requerida a chave de acesso com 44 algarismos, situada no canto direito superior da nota. Quando a nota for achada, basta clicar em “Download do Documento” e selecionar o certificado digital da empresa. Contudo, antecipadamente, o certificado digital deve ter sido instalado no computador.

Com alguns softwares, é possível importar as notas fiscais eletrônicas direto da Receita Federal, são os arquivos XML. O requisito é que a empresa tenha CNPJ e um certificado digital A1. Você também pode fazer o download do arquivo XML por e-mail, visto que você pode solicitar este arquivo para o fornecedor dos seus materiais/produtos.

Como posso otimizar a gestão da NF de entrada?

A tecnologia pode ser uma aliada importante para a gestão das notas fiscais e de outros aspectos na construção civil. O Mais Controle pode facilitar e agilizar o gerenciamento de seus orçamentos de custos e fluxos financeiros. Com processos ágeis, ele oferece a facilidade da leitura automática de suas notas fiscais de materiais e produtos.

Abaixo enumeramos este fluxo de forma resumida:

  1. orçamento de custos e planejamento de obras;
  2. cronograma físico-financeiro;
  3. controle de recebimentos e de pagamentos;
  4. importação do arquivo .XML das notas fiscais;
  5. fluxo de caixa e demonstrativo de resultados;
  6. comparação entre o que foi planejado e o que foi executado.

Conclusão

A nota fiscal de entrada é um documento tão importante para a construção civil quanto as notas de saída e de serviços. Por isso, convém ficar atento a elas e mantê-las sob uma gestão eficiente. Com tecnologia aliada à sua gestão você otimiza seu tempo. Afinal, é possível importar suas notas fiscais e apropriar automaticamente os materiais à diferentes centros de custos.

Se você acredita que chegou a hora de acompanhar o andamento de suas obras com inteligência e praticidade, convidamos você a entrar em contato conosco. Venha descobrir todo o potencial do sistema que vem se tornando referência para as pequenas e médias empresas da construção civil.

Marcel Ribeiro
Escrito por
Marcel Ribeiro
Engenheiro e cofundador do software Mais Controle.

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