Como fazer uma otimização de processos eficiente?

Como fazer uma otimização de processos eficiente?

Atualizado em 29 julho, 2020
por Marcel Ribeiro

A gestão de processos é essencial para empresas que almejam ganhar tempo e produtividade com atividades diárias. A otimização de processos envolve desde o mapeamento de atividades, passando pelo alinhamento da equipe de trabalho e finalizando com correções e melhorias.

Administrar corretamente uma construtora depende de uma série de conhecimentos. Além do conhecimento técnico sobre arquitetura e engenharia, é preciso fazer a otimização de processos diários, como os financeiros e comerciais.

Isso é importante por uma série de razões, já que a falta de agilidade pode colocar a construtora em risco. Riscos como por exemplo, ampliar os desperdícios, acarretar erros rotineiros e até mesmo atrasar a entrega dos projetos em andamento. Assim, todo o empreendimento é prejudicado.

Pensando nisso, criamos um artigo especialmente para você. Aqui, explicamos como fazer a otimização de processos e a melhoria dos seus resultados. Boa leitura!

Planilha de Orçamento de Obras

Mapeie os processos mais importantes

Pense no processo como um passo a passo para realizar algo. Se ele é bem executado, o resultado final será satisfatório. Felizmente, o mapeamento permite que o gestor saiba quais passos devem ser dados, além de como, quando e por quanto tempo.

Nesse caso, ao menos para seus processos mais relevantes, é interessante criar um fluxograma. Isso é, uma representação gráfica do processo, feita por meio de elementos geométricos interconectados, que vão do primeiro até o último passo.

Alinhe toda a sua equipe de trabalho

Cada processo demanda o envolvimento de uma equipe. É possível que profissionais de diferentes setores da construtora precisem trabalhar conjuntamente para que o resultado final seja bem-sucedido. Do contrário, haverá lentidão e erros graves.

Nesse caso, aproveite para treinar sua equipe de trabalho, apresentar o fluxograma e explicar o que deve ser feito. Com profissionais proficientes em suas tarefas, os processos poderão ocorrer com mais agilidade e precisão diária. Além disso é importante que a equipe colabore com as informações precisas acerca dos processos executados por eles.

Conte com a ajuda de boas tecnologias

Uma dica importante é contar com a ajuda da tecnologia. Alguns softwares permitem o controle dos processos financeiros e orçamentários, por exemplo, tornando-os mais fluidos e funcionais. Sem tais tecnologias, tudo pode ficar mais trabalhoso.

O mais recomendado é buscar por uma tecnologia dedicada ao setor de construção civil, pois ela atende a demandas específicas da construtora. Além disso, é importante conversar com seu fornecedor e avaliar se há uma boa relação entre o custo e o benefício.

A tecnologia pode te ajudar com o mapeamento dos processos propriamente ditos. Isso porque hoje existem diversas opções onlines e práticas para criar seus fluxogramas.

Planilha Relatório Diário de Obras

Identifique e corrija gargalos

A otimização de processos funciona como um ciclo. Assim, seus processos poderão ser sempre melhores, mais ágeis e precisos, à medida que “gargalos” são identificados e corrigidos. Sem tal correção, os problemas vão se manter, fazendo com que sua construtora desperdice tempo com os mesmos erros.

Nesse caso, uma importante ferramenta é o ciclo PDCA. Ele consiste em um método composto por etapas de planejamento, execução, checagem dos resultados e ação corretiva, aplicadas repetidas vezes. Logo, a melhoria será uma consequência.

Conclusão

Como foi dito, a otimização de processos deve acontecer de forma cíclica dentro das empresas. Por isso destacamos a necessidade da gestão de processos ser eficiente, de forma a economizar tempo e recursos. Comece mapeando os processos com os responsáveis por eles, encontrem gargalos e meios de eliminá-lo. Não se esqueça de utilizar a tecnologia disponível para auxiliá-lo.

Agora você está por dentro do tema, sabe como otimizar processos na construção civil e como dar os primeiros passos. Tenha em mente que isso gera uma série de vantagens para sua empresa. Como por exemplo, a redução de custos, erros e acidentes no local de trabalho, além do aumento da eficiência. Assim, é possível fazer com que sua construtora seja cada vez mais competitiva.

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Marcel Ribeiro
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Marcel Ribeiro
Engenheiro e cofundador do software Mais Controle.

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