Buscar a qualidade e a melhoria contínua dos seus projetos é uma das metas fundamentais de qualquer empresa. Assim, faz-se necessário o uso de ferramentas como o ciclo PDCA, um método bem simples e eficiente na verificação do cumprimento com o que fora planejado.

Utilizada em organizações dos mais diversos ramos de atuação, como a construção civil, por exemplo, essa metodologia é uma ferramenta intuitiva e de fácil aplicação, trazendo ganhos imediatos no aprimoramento das suas entregas.

O que é o ciclo PDCA? 

Ciclo PDCA é assim denominado devido a abreviação das palavras em inglês que compõe cada uma das etapas de sua execução:

• P: plan — planejar
• D: do — fazer
• C: check — acompanhar
• A: act — agir/corrigir

A metodologia favorece a melhoria contínua dos processos existentes na empresa, sugerindo que qualquer atividade da mesma seja guiada por essas 4 etapas.

Serve também para padronizar informações e minimizar as chances de erro durante a tomada de decisão.

Como funciona o ciclo PDCA?

Para entender como o ciclo funciona, é importante analisar cada uma das suas etapas:

Planejar (P)

Antes de começar qualquer atividade, é fundamental que se tenha em mente qual o objetivo dela e como ela será executada.

Em um projeto de construção civil, por exemplo, não são dados os primeiros passos até que o Termo de Abertura do Projeto ou outro documento formalize as diretrizes a serem seguidas.

Alguns questionamentos podem auxiliar durante o processo de planejamento:

• Qual o prazo de entrega do seu projeto?
• Quais são as tarefas a serem realizadas?
• Quem são os responsáveis por cada uma das tarefas? Qual o prazo para cada uma delas?
• Como elas podem ser executadas de maneira otimizada dentro de uma obra?

Fazer (D)

Depois de determinar qual o objetivo e os responsáveis por cada uma das etapas do projeto, é dado início a fase de execução, na qual tudo acontece.

É importante que todos estejam cientes de suas responsabilidades – utilize de ferramentas como a matriz RACI para isso – e também dos prazos de entrega de cada uma delas.

Acompanhar (C)

Este é o momento em que as atividades executadas são validadas segundo o que fora anteriormente planejado.

Prazos, qualidade, custos, recursos: tudo deve ser avaliado criticamente por um responsável e documentado para a gestão de conhecimento.

Por isso, é fundamental que se tenha muito cuidado durante esta etapa, já que ela é a mais importante para a garantia da melhoria contínua da sua entrega.

A checagem pode ser feita por meio de indicadores de desempenho/progresso da obra ou de reuniões de acompanhamento, que tem periodicidade determinada pelo gestor de cada projeto, de acordo com as necessidades de cada caso.

O importante é que quanto mais cuidadoso for esse acompanhamento, mais rápido serão identificados os problemas e tomadas as medidas necessárias para contorná-los.

Agir/Corrigir (A)

Após identificar as falhas de execução com o que fora planejado, é importante que sejam feitos os ajustes de rota.

Esta etapa é a que melhor caracteriza o PDCA como um ciclo: todas as etapas, depois de avaliadas e implementadas, devem sofrer alguns acertos para que o objetivo macro seja atingido.

E isso pode acontecer de muitas maneiras.

O atraso na entrega de materiais, por exemplo, provavelmente impacte diretamente no prazo final da obra. Ou então, a execução ser mais demorada do que o previsto devido ao grau de complexidade do projeto.

Em ambos os casos, seriam necessários ajustes de cronograma.

Muitas vezes, o conhecimento prévio da empresa não supre suas necessidades de planejamento atual, o que acaba acarretando em alguns desvios como os citados acima.

Porque aplicar o ciclo PDCA?

Além de manter os colaboradores alinhados e realizar o acompanhamento do progresso do projeto, o ciclo PDCA traz ganhos em agilidade e qualidade para qualquer ação a ser executada.

Seu uso de maneira continuada torna a ferramenta uma parte do processo de pensamento dos processos da organização, alavancando sensivelmente o nível das entregas e os resultados gerais da empresa.

Com vantagens claras, o ciclo PDCA tem uma aplicação simples e que não exige grandes transformações para ser colocada em prática, sendo perfeita para você implementar agora na gestão de projetos/obras.

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