Buscar a qualidade e a melhoria contínua dos seus projetos é uma das metas fundamentais de qualquer empresa. Assim, faz-se necessário o uso de ferramentas como o ciclo PDCA, um método bem simples e eficiente na verificação do cumprimento com o que fora planejado.
Utilizada em organizações dos mais diversos ramos de atuação, como a construção civil, por exemplo, essa metodologia é uma ferramenta intuitiva e de fácil aplicação, trazendo ganhos imediatos no aprimoramento das suas entregas.
O que é o ciclo PDCA?
Ciclo PDCA é assim denominado devido a abreviação das palavras em inglês que compõe cada uma das etapas de sua execução:
- P: plan — planejar
- D: do — fazer
- C: check — acompanhar
- A: act — agir/corrigir
A metodologia favorece a melhoria contínua dos processos existentes na empresa, sugerindo que qualquer atividade da mesma seja guiada por essas 4 etapas.
Serve também para padronizar informações e minimizar as chances de erro durante a tomada de decisão.
Como funciona o ciclo PDCA?
Para entender como o ciclo funciona, é importante analisar cada uma das suas etapas:
Planejar (P)
Antes de começar qualquer atividade, é fundamental que se tenha em mente qual o objetivo dela e como ela será executada.
Em um projeto de construção civil, por exemplo, não são dados os primeiros passos até que o Termo de Abertura do Projeto ou outro documento formalize as diretrizes a serem seguidas.
Alguns questionamentos podem auxiliar durante o processo de planejamento:
- Qual o prazo de entrega do seu projeto?
- Quais são as tarefas a serem realizadas?
- Quem são os responsáveis por cada uma das tarefas? Qual o prazo para cada uma delas?
- Como elas podem ser executadas de maneira otimizada dentro de uma obra?
Fazer (D)
Depois de determinar qual o objetivo e os responsáveis por cada uma das etapas do projeto, é dado início a fase de execução, na qual tudo acontece.
É importante que todos estejam cientes de suas responsabilidades – utilize de ferramentas como a matriz RACI para isso – e também dos prazos de entrega de cada uma delas.
Acompanhar (C)
Este é o momento em que as atividades executadas são validadas segundo o que fora anteriormente planejado.
Prazos, qualidade, custos, recursos: tudo deve ser avaliado criticamente por um responsável e documentado para a gestão de conhecimento.
Por isso, é fundamental que se tenha muito cuidado durante esta etapa, já que ela é a mais importante para a garantia da melhoria contínua da sua entrega.
A checagem pode ser feita por meio de indicadores de desempenho/progresso da obra ou de reuniões de acompanhamento, que tem periodicidade determinada pelo gestor de cada projeto, de acordo com as necessidades de cada caso.
O importante é que quanto mais cuidadoso for esse acompanhamento, mais rápido serão identificados os problemas e tomadas as medidas necessárias para contorná-los.
Agir/Corrigir (A)
Após identificar as falhas de execução com o que fora planejado, é importante que sejam feitos os ajustes de rota.
Esta etapa é a que melhor caracteriza o PDCA como um ciclo: todas as etapas, depois de avaliadas e implementadas, devem sofrer alguns acertos para que o objetivo macro seja atingido.
E isso pode acontecer de muitas maneiras.
O atraso na entrega de materiais, por exemplo, provavelmente impacte diretamente no prazo final da obra. Ou então, a execução ser mais demorada do que o previsto devido ao grau de complexidade do projeto.
Em ambos os casos, seriam necessários ajustes de cronograma.
Muitas vezes, o conhecimento prévio da empresa não supre suas necessidades de planejamento atual, o que acaba acarretando em alguns desvios como os citados acima.
Porque aplicar o ciclo PDCA?
Além de manter os colaboradores alinhados e realizar o acompanhamento do progresso do projeto, o ciclo PDCA traz ganhos em agilidade e qualidade para qualquer ação a ser executada.
Seu uso de maneira continuada torna a ferramenta uma parte do processo de pensamento dos processos da organização, alavancando sensivelmente o nível das entregas e os resultados gerais da empresa.
Com vantagens claras, o ciclo PDCA tem uma aplicação simples e que não exige grandes transformações para ser colocada em prática, sendo perfeita para você implementar agora na gestão de projetos/obras.
Aproveite para curtir nossa página no Facebook e receber muitas outras dicas como essa!
Quais devem ser os cuidados em relação ao Ciclo PDCA?
Olá Maria, primeiramente obrigado pela interação! =)
O Ciclo PDCA é uma ótima ferramenta para trazer melhoria nos processos das empresas, todavia, realmente é preciso ter atenção em alguns pontos para que ele de fato funcione:
1) Equipe: o engajamento da equipe é fundamental para que a melhoria dos processos aconteça, todos devem se sentir responsáveis pelas novas implementações. Por isso, mantenha as pessoas (Stakeholders) envolvidas neste processo.
2) Ciclo: este é um processo cíclico onde se inicia no Planejamento, passa para a Execução, vai para a Verificação e termina na Ação. Todavia, ao final de um ciclo, é importante que todo o processo seja percorrido novamente, afim de encontrar novas falhas no novo processo.
Nos casos de grades desafios, uma sugestão é aplicar o conceito de Baby Steps no Ciclo PDCA. Esse método propõe que sejam feitas pequenas tarefas e que essas sejam testadas antes de se passar às próximas etapas do processo. Assim, caso haja necessidade de alteração é mais fácil de ajustar.
Bom, espero ter ajudado. Um abraço!