Cuidados indispensáveis para uma boa gestão de obras

Através da gestão de obras você consegue planejar, gerir e acompanhar todas as tarefas do seu projeto. Algo fundamental para prever imprevistos e evitar prejuízos.

Por isso, uma boa gestão de obras é o fator determinante para o sucesso do seu negócio. Afinal de contas, apenas uma boa administração garante uma boa precificação, prazos e orçamentos e ordem e clientes satisfeitos.

Ou seja, são ingredientes indispensáveis para qualquer empresa que deseje crescer. 

Se você ainda tem dificuldades em garantir uma boa gestão, fica tranquilo. Reunimos aqui tudo o que você precisa para garantir:

• Elaboração de orçamentos precisos;
• Controle dos prazos;
• Qualidade das obras;
• Satisfação dos clientes;
• Boa reputação e lucro para a sua empresa.

Mas por onde começar?

A nossa primeira dica é: não deixe o tempo passar para pensar no planejamento e gerenciamento das suas obras.

Neste artigo, vamos dar dicas práticas de organização e gerenciamento de obras que vão desde as fases iniciais, como na otimização do seu planejamento de obras, até o acompanhamento diário das atividades.

Orçamento de obras

Elaborar um bom orçamento é o primeiro passo para garantir a lucratividade da sua obra. Afinal de contas, é o orçamento que fornece a estimativa de custos de cada item, em cada processo.

Para garantir uma previsão de custos próxima da realidade, você precisa dedicar tempo para analisar, planejar e pesquisar.

Identificação das etapas e serviços da obra 

Antes de pesquisar preços e fornecedores, você precisa saber quais etapas e serviços serão necessários naquela obra.

Consulte projetos anteriores, converse com o cliente e elabore uma lista com todas as etapas. Uma vez que você tiver todos os valores e analisar as variáveis, você encontra o custo direto total da obra.

Normalmente, as etapas de uma obra de construção tradicional são:

• serviços preliminares;
• fundação ou infraestrutura;
• estrutura ou superestrutura;
• paredes e vedações;
• telhados e forros;
• instalações complementares, hidrossanitárias e elétricas
• acabamentos e revestimentos;
• esquadrias (portas e janelas);
• pintura;
• paisagismo;
• limpeza final.

Mas não se esqueça que cada etapa é composta por diversos serviços. Preste atenção em cada parte do processo, pense nas ferramentas utilizadas, as dificuldades que podem aparecer e os desafios oferecidos pelo local.

Faça levantamentos quantitativos

Agora que você já sabe quais atividades vai realizar é hora de listar tudo o que você vai precisar para executar cada tarefa através de um levantamento quantitativo.

Dedique muita atenção a esta atividade, pois o sucesso do seu orçamento vai depender do sucesso na análise e ao cálculo das áreas e quantidades dos serviços pertencentes às etapas.

Composições de custos

Concluiu o seu levantamento qualitativo? Então é hora de trabalhar na sua composição de custos e serviços.

A Composição de Preços Unitários (CPU) é a atividade que permite que você identifique os custos diretos unitários e totais dos serviços, consequentemente, das etapas e do total da obra.

É importante que suas composições sejam fiéis à realidade do projeto e da capacidade produtiva da equipe. Pois isso vai garantir uma orçamentação mais precisa e livre de imprevistos.

Dessa forma, os três insumos que formam o custo direto são:

– mão de obra;

– materiais;

– equipamentos.

O consumo de cada insumo listado é tido por meio da experiência das empresas de construção ou mediante alguma tabela de composição de custos de orçamentos. Como, por exemplo, a base SINAPI, da Caixa Econômica Federal.

Se você ainda não conta com o apoio de um software para realizar esta tarefa, clique aqui para baixar a nossa planilha Calculadora de Composições.

Precificação por meio do BDI

Os Benefícios e Despesas Indiretas (BDI) são representados pela soma dos custos diretos e indiretos. 

Juntos eles compõem a margem de lucro que a construtora pretende ter sobre o valor final da obra, incluindo os custos totais e as despesas indiretas. Estas últimas se referem àquelas despesas que não estão relacionadas com a realização da obra

Podemos dizer que o BDI é composto por 5 grupos:

• Administração central (AC)

É um percentual dado pela parte do custo da empresa que é devida à manutenção da sua sede, incluindo aí os gastos com gestão de pessoas, marketing, contabilidade, departamento jurídico etc. Este valor deve ser rateado entre todas as obras executadas

• Margem de Incerteza (MI)

Este item entra apenas no cálculo da contratante, já que para ela os custos da obra são apenas estimados. Esse valor deve variar entre 5% e 10% do custo total da obra.

• Tributos (T)

Aqui você deve incluir os tributos municipais, estaduais e federais que se apliquem a sua localidade. Dentre eles podemos citar: ISS, COFINS, PIS, IRPJ etc.

• Custos financeiras (CF)

Os custos financeiros são os valores referentes à tomada de dinheiro no mercado financeiro, caso necessário para arcar com os custos da obra. Neste valor, estão inclusos a taxa de juros e o tempo entre a tomada de empréstimos e o primeiro pagamento feito pelo cliente.

• Lucro (L)

O percentual de lucro deve ser definido com base na complexidade do projeto, na sua análise de risco e do que é praticado pelo mercado.

Quando juntamos todos estes dados, conseguimos encontrar o percentual do BDI através da seguinte fórmula:

BDI (%) =  { [ (1 + (AC + CF + MI)) / (1 – (T + L)) ] – 1} x 100%

Preço de venda

Encontrou o seu BDI? Então você está pronto para o próximo passo: realizar o cálculo do preço de venda.

O preço de venda, ou preço final do projeto, é o resultado do valor do custo direto (CD) somado ao percentual resultante do BDI sobre este próprio custo. Sua fórmula é:

PV = CD x (1 + BDI/100%)

Planejamento de Obras

O primeiro passo para uma boa gestão de obras é o planejamento. Isso porque o controle eficiente só é possível a partir do momento que aquela atividade passou por um processo completo de planejamento.

E, quando falamos em um planejamento de obras, falamos em pensar nas necessidades e antever tudo o que pode acontecer, seja bom ou ruim.

Dá trabalho? Sim! Mas, apenas incluindo cenários diversos, o planejamento vai preparar você para agir com calma e assertividade diante de imprevistos.

Planejamento financeiro

Antes de bater o martelo com o orçamento do seu cliente, você deve fechar o planejamento financeiro da sua obra.

Ele, por sua vez, deve  incluir todos os custos esperados com os processos da obra. 

É extremamente importante que você preste muita atenção nesta fase. Um planejamento ruim pode comprometer os prazos, a qualidade do projeto, levar você a comprar itens desnecessários e se equivocar ao designar o alocação de mão de obra.

Durante a sua elaboração, recomendamos que você leve em conta a base histórica (consultando projetos semelhantes para ter conhecimento real dos custos daquela atividade) além do desenvolvimento de diferentes cenários para o seu planejamento financeiro (otimista, realista e pessimista).

Estipule o seu cronograma de obras

Imagine que a sua construtora foi contratada para construir um prédio de 10 andares. Quais são as etapas necessárias para que este prédio saia do papel? 

Faça uma lista com todas as atividades que você vai realizar naquela obra. Esse vai ser o seu documento de Estrutura Analítica de Projeto (EAP).

Existem várias formas de montar o seu EAP, mas a mais utilizada (e a que nós recomendamos) é a divisão em etapas, conforme a ordem de execução. 

Veja um exemplo:

• limpeza do terreno;
• terraplanagem;
• locação;
• fundação;
• estrutura;
• cobertura;
• vedações;
• esquadrias;
• revestimentos;
• pintura predial.

Uma vez definida a lista, você divide cada um desses itens em conjuntos de trabalho, detalhando cada atividade que o constitui.

Terminou esta etapa? Então agora é hora de definir o tempo de execução de cada tarefa.

Cumpra esta tarefa com muita atenção! Assim você garante que a sua equipe vai ter o tempo necessário para executar as tarefas pendentes, sem pressa.

3 dicas para um bom cronograma de obras:

1. Reúna todas as informações sobre o seu projeto

Primeiramente, comece listando todos os funcionários envolvidos no trabalho. Depois de ter a lista em mãos, converse com eles e pergunte quanto tempo levará para adquirir os materiais. Assim que tiver essa informação, pergunte quanto tempo a sua parte do projeto deve durar. 

As respostas que você receber vão oferecer uma estimativa de tempo.

Não se esqueça da parte burocrática! Reúna também a lista de requisitos e inspeções necessárias. Elas variam de acordo com o tipo de construção e materiais que você usará, então faça uma pesquisa para garantir que seu projeto esteja em conformidade.

2. Priorize e organize as suas tarefas

Divida o projeto nas etapas que o levarão do plano à conclusão. Essas são as tarefas. Você precisará da lista completa de todas as tarefas que devem ocorrer para terminar com uma construção bem-sucedida.

Se puder, reúna a sua equipe para te ajudar nesta parte. Lembre-se de que quanto mais completa for sua lista de tarefas, mais precisa será sua programação. Tarefas não programadas atrapalham um projeto, portanto, mantenha sua mente no escopo. 

E não se esqueça de que algumas tarefas dependem de outras, então você pode desejar vinculá-las.

Depois de ter sua lista de tarefas o mais completa possível, você precisará colocar essas tarefas em ordem.

Encontre uma forma de gerenciamento que facilite a sua vida. Você pode dividir tarefas maiores em partes menores gerenciáveis. Ou dividir todo o projeto em fases ou marcos maiores. Um marco é um ponto no projeto que marca o final de uma grande fase, digamos, cimentar a fundação ou adicionar eletricidade.

Cronograma Gantt

O cronograma ou diagrama Gantt é uma forma extremamente visual e eficaz no controle do avanço das obras.

Nele, as informações são organizadas em forma de linha do tempo. Sempre respeitando a prioridade estabelecida através da interdependência entre as atividades ou pelo tempo de duração das mesmas. Evitando assim gargalos e folgas.

Portanto, o acompanhamento é feito através de um gráfico, gerado a partir dos dados inseridos na configuração do cronograma. Dessa forma, oferece uma representação visual das tarefas, seus prazos, tempo estimado de conclusão e quem são os seus responsáveis.

3. Delegue e execute

Por fim, as tarefas do seu cronograma não vão se concluir sozinhas, certo? Mas delegar as atividades pode ficar confuso quando você lida com diversas equipes muito grandes.

Uma dica é, por exemplo,  utilizar a codificação por cores. Assim você distingue visivelmente diferentes equipes e trabalhos. Facilitando a tarefa de identificar quem está trabalhando no quê, assim que a fase de execução do projeto começar.

Relatório Diário de Obras 

Outro hábito fundamental para  uma boa gestão de obras é a adoção de um método de Relatório Diário de Obras (RDO).

O RDO é o documento utilizado em obras e projetos de construção civil. Como o próprio nome sugere, ele serve para registrar as informações diárias sobre o trabalho na obra. Ou seja, é uma espécie de banco de dados do canteiro de obras.

Nele, além das atividades, você deve registrar :

• O uso e a disponibilidade de recursos;
• O efetivo da obra;
• As locações de máquinas e equipamentos;
• Condições climáticas;
• Acidentes de trabalho;
• Comentários do Contratante/Fiscalização e do Contratado;
• Imprevistos que impediram a execução de algum serviço ou tarefa.

Ou seja, quando realizado de maneira adequada, o Relatório Diário de Obras é um excelente material para consultas sobre o tudo o que diz respeito à obra.

Curva ABC

A curva ABC é uma ferramenta indispensável para construtoras que desejam melhorar a gestão de obras e otimizar o planejamento financeiro de seus projetos.

Quando aplicada à construção civil, a curva ABC analisa insumos, divididos em três grupos, A, B e C, da seguinte forma:

• A: Itens com alto valor: 20% dos itens correspondem a 65% do valor total.
• B: Itens com valor intermediário: 30% dos itens correspondem a 25% do valor total.
• C: Itens com valor baixo: 50% dos itens correspondem a 10% do valor total.

A partir deste cálculo, fica fácil identificar os pontos que vão exigir maior atenção no seu projeto. Chamando a atenção do seu gestor e direcionando os esforços de gerenciamento, cotações de compras de insumos e serviços.

A importância da gestão de compras e estoque na gestão de obras

Gestão de compras

À medida em que a concorrência no mercado de construção civil fica mais acirrada, um departamento tem se mostrado cada vez mais fundamental: o departamento de compras.

Isso acontece porque cabe ao departamento de compras gerenciar a execução e o encerramento do projeto a tempo através do:

• Planejamento de pedido de material com alocação de orçamento;
• Planejamento de orçamento e economia de custos;
• Garantir a entrega do material no local no prazo, sem comprometer as atividades do projeto.

Esta etapa deve ser iniciada assim que o seu orçamento for aprovado. Afinal de contas, a verba destinada à compra de materiais depende do limite de gastos que você definiu quando orçou as etapas e tarefas do seu projeto.

Além disso, os profissionais responsáveis pela gestão de compras também têm sob sua responsabilidade:

• Logística: deve-se garantir que não haverá atrasos na entrega, nem as etapas do trabalho serão prejudicadas;
• Armazenagem: garantindo o espaço apropriado e a conservação dos materiais, evitando sua exposição ao clima e o compro metimento de sua durabilidade;
• Qualidade dos materiais.

Não subestime o controle de estoque

Quantas obras que você conhece foram paralisadas em algum momento devido a falta de recursos ou de materiais? E se eu te disser que um simples cuidado pode te proteger de uma das principais causas de atrasos em obras?

Nem todo mundo se dá conta, mas o controle de estoque é uma ferramenta indispensável para quem deseja evitar desperdício de recursos e de tempo.

Através do controle de estoque você sabe dizer com precisão quanto de cada material está disponível. E, cruzando estas informações com as atividades a serem desenvolvidas, consegue prever quanto de cada item realmente precisa comprar.

Evitando, por exemplo, que você desperdice seus recursos em um material, quando na verdade precisa de outro.

Além disso, o controle de estoque permite que você monitore a entrada e saída de materiais. Facilitando a sua gestão de obras e de recursos e servindo como apoio para que a sua equipe possa realizar:

• Fiscalização no canteiro de obras;
• Cálculos automatizados da utilização dos materiais em cada operação e etapa;
• Rastreamento de materiais por meio de RFID (etiquetas de radiofrequência);
• Aplicação de sistemas que fazem projeções de demanda.

Conte com um bom software de gestão de obras

Em conclusão, para atingir excelência no planejamento e gestão de obras, é fundamental contar com as ferramentas corretas. De preferência, um software de gestão de obras alinhado com as suas necessidades.

Dessa forma, faz com que a empresa se torne mais eficaz e como consequência disso, tenha economia no custo final do empreendimento e aumento da lucratividade.