Cotações, compras, organização, histórico de compras: como conseguir as melhores compras?

Cotações, compras, organização, histórico de compras: como conseguir as melhores compras?

Atualizado em 22 outubro, 2020
por Marcel Ribeiro

Cotações, compras, organização, histórico de compras são processos que podem ser otimizados com técnicas de gestão lean e de negociação. Confira como ferramentas específicas e o contato com os parceiros podem auxiliar nessa otimização.

Não importa o tamanho do seu negócio: cotações, compras, organização, histórico de compras são rotinas operacionais que merecem atenção. É possível realizar melhores compras a partir de uma boa gestão desses processos e identificar novas oportunidades de crescimento.

Implementando metodologias lean (enxutas) e tecnologias, a sua organização promove a otimização de processos e consequentemente potencializa os resultados financeiros.

Quer aprender como fazer isso? Continue a leitura deste post e veja maneiras de conseguir as melhores compras!

Nunca aceite o primeiro preço apresentado

O primeiro passo na negociação com fornecedores é não aceitar o primeiro preço ofertado. Sempre há uma oportunidade para reduzir esse valor, pois muitos jogam o preço para cima já esperando uma contraproposta. Esse é um cenário muito visto quando as negociações acontecem por canais como telefone, e-mail e até pessoalmente.

Uma dica interessante é investir em treinamentos e capacitação em negociação para a equipe responsável pelo relacionamento com os parceiros. Afinal, os resultados das cotações, compras, organização e histórico de compras dependem diretamente da gestão com os seus fornecedores.

Monte um mapa de cotação com pelo menos 3 fornecedores

Por incrível que possa parecer, muitos empreendedores centralizam as atividades e produtos do seu negócio em um único fornecedor. Essa prática é muito arriscada para a sua empresa, por dois motivos:

  • competitividade do preço — não tem como garantir que o valor apresentado é, de fato, o mais barato e tem boa relação “custo/benefício”;
  • dependência direta do fornecedor — esse cenário é muito perigoso para a sua empresa, pois, caso esse parceiro tenha algum problema com os insumos, seu negócio vai “ficar na mão”. É sempre indicado ter uma carteira de fornecedores.

Na hora de realizar a cotação, você deve seguir a mesma lógica: cotar os preços com, ao menos, três fornecedores. Assim, consegue identificar o preço médio praticado e optar por aquele que oferece as melhores condições para a sua empresa.

Cinco centavos podem até não ser expressivos quando pensamos em uma unidade. Mas pense esse valor multiplicado pela quantidade e pelas vezes que um pedido for feito. Antecipadamente, você terá uma redução de custos significativa.

Negocie quantidades e prazos de pagamentos

Um passo importante, ainda antes do processo de compras, é realizar um bom orçamento de obra. Com ele é possível conhecer antecipadamente os insumos que serão necessários para a realização da obra. Com o quantitativo de insumos necessários para a realização da obra é possível adiantar e simplificar o processo de cotação. Isso pois assim é possível negociar a compra de lotes de materiais e garantir melhores preços e entregas mais previsíveis.

A forma de pagamento é bom que seja tratada como uma espécie de “trunfo” em um processo de negociação. Ou seja, uma vez que os preços foram expostos na mesa é hora de falar sobre as condições e prazos para o pagamento. Definitivamente, a forma de pagamento “À vista” será sempre com maiores margens de desconto e benefícios. Logo, se atenha a este valor e procure negociar formas de pagamento a partir desta condição.

Uma boa dica ao negociar, é identificar traços na conduta do seu fornecedor que apontem uma informação oculta. Essa prática faz parte da técnica de negociação e analisa fatores da comunicação não verbal que podem sinalizar uma oportunidade. Por exemplo, alguém falando que olhando muito para o lado, quer dizer que não tem muita segurança no que diz. E se desvia o olhar para cima, está tentando encontrar respostas. Há outros traços que podem ser identificados por meio de treinamentos específicos que podem significar oportunidades em processos de negociação.

Use uma ferramenta tecnológica para cotação

Existem ferramentas que automatizam as rotinas e melhoram a qualidade das informações desde o orçamento às compras e o financeiro. Cotações, compras, organização e histórico de compras são rotinas que podem ser centralizadas em um único software. Além de agilizar os processos, ele fornece relatórios que permitem tomar melhores decisões para potencializar os resultados da empresa.

O Mais Controle é uma solução que ajuda as empresas do setor da construção civil à fazerem uma boa gestão. Desde já é um software online que possui funcionalidades que integram diversos setores da empresa. Como por exemplo os orçamentos, os processos de compras, os lançamentos financeiros e a gestão das obras e da empresa. Solicite o contato de um consultor para entender como o sistema pode ajudar na gestão da empresa e das obras. 

Conclusão 

Conhecer sobre negociações é fundamental para ter um bom relacionamento com os fornecedores e assim ter acesso à melhores condições. Da mesma forma, criar um mapa de cotação com pelo menos 3 fornecedores é necessário para fazer a melhor compra.

Contar com a  ajuda de um software é essencial para as empresas que buscam se organizar para crescer. Um software online possui funcionalidades que integram setores da empresa desde os orçamentos aos processos de compras e lançamentos financeiros. Antecipadamente, a otimização dessas tarefas trará melhores compras e, consequentemente, melhores resultados financeiros.

Quer testar um software com esses recursos e voltado para o segmento de obras e construções? Acesse o nosso site e descubra as vantagens que o Mais Controle tem para a sua empresa!

Marcel Ribeiro
Escrito por
Marcel Ribeiro
Engenheiro e cofundador do software Mais Controle.

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