Saiba o que fazer para organizar os processos na construção civil

Organizar os processos, principalmente na construção civil, deve ser uma prioridade. Sem transparência das informações e um fluxo de trabalho claro, as informações tendem a se distorcer. Na prática, a desorganização afeta principalmente a produtividade da equipe. Além disso, surge uma série de retrabalhos e desperdícios durante um projeto. Você convive com essa realidade?

Neste conteúdo, reunimos boas práticas para otimizar os processos na construção civil. Continue a leitura e tenha melhores resultados!

Mapeie os processos existentes

O mapeamento dos processos deve ser feito por aqueles que conhecem bem a operação da empresa e das obras. Ainda assim, é desejável que este processo seja realizado e acompanhado por um consultor(a) especializado(a). Isso pois a visão externa de um profissional, com boas intenções e experiência, pode ajudar a enxergar melhor os processos da empresa.

Desde já, como dito anteriormente, a empresa deve promover reuniões periódicas com os envolvidos na operação. Os encontros visam interagir os envolvidos a fim de conversar sobre as rotinas de trabalho de cada área da empresa. Assim, surgirão momentos durante a conversa em que os participantes irão se envolver e integrar sobre processos de outras áreas.

A atividade consiste em listar quais são os processos existentes. Depois, descrever as etapas — da entrada até a saída em cada fluxo de trabalho. Imagine, por exemplo, que a entrada é uma proposta de orçamento atrelado ao lançamento da venda. Nesse caso, você deve anotar o passo a passo até a saída: a decisão de aprovação, rejeição, revisão ou lançamento financeiro.

Exatamente no momento em que as pessoas interagem é hora de anotar os comentários e fluxos operacionais que foram identificados. Logo, assim se inicia o mapeamento sobre as oportunidades de melhorias de processos em uma empresa.

As ideias sobre mapeamento e melhorias de processos, geralmente, acontecem em simples conversas entre as pessoas envolvidas. O que é importante é haver um objetivo claro no diálogo e anotar e mapear todas as observações importantes.

Monte um plano de ação

O plano de ação é uma ferramenta para quem busca melhorar o desempenho da empresa em alguma área. Em suma, é o plano que permite entender a estratégia e controlar as atividades e responsabilidades dos integrantes da equipe. O plano de ação traça o caminho mais curto entre o entendimento e a melhoria dos processos.

Com os processos mapeados é hora de montar um plano de ação com as ações e objetivos claros considerando os responsáveis por cada tarefa. Assim, deve-se considerar os recursos financeiros e humanos necessários, além de realizar o acompanhamento de resultados.

Faça o planejamento dos processos na construção civil

A medida seguinte é redesenhar os processos que foram mapeados e atuar com base no plano de ação. O ideal é que as tarefas sejam claras, passíveis de serem mensuradas, contenham etapas de controle e busque a melhoria contínua. Uma solução é usar o Ciclo PDCA para ajudar na execução e controle das tarefas.

Antecipadamente, no Ciclo PDCA, cria-se quatro fases relacionadas aos processos, que são seguidas como se fosse um circuito.

Planejar (to plan):

A primeira delas é o planejamento dos processos, fixando as tarefas, os prazos, os recursos, os responsáveis pelas ações a serem executadas.

Fazer (to do):

Com o planejamento em mãos, colocamos as ações propostas em funcionamento na empresa.

Verificar (to check):

Durante a execução, levantamos os resultados alcançados a partir de indicadores, como despesas, desperdícios, tempo e retrabalho. Também, conferimos se o que foi proposto é executado pela equipe.

Agir (to act):

Após o período de execução e verificação, precisamos avaliar o que funcionou e o que não saiu adequadamente. Depois, com o feedback, retomamos o planejamento para aplicar as medidas corretivas.

Elabore um fluxograma da operação

Um ponto importante é sobre como apresentar os processos mapeados e redefinidos para que toda a equipe possa se alinhar. Por isso, um fluxograma pode facilitar o entendimento por simplificar os processos de uma forma esquemática.

Um bom fluxograma vai apresentar as etapas visualmente, deixando claro as integrações entre os setores. Assim, irá ajudar na comunicação entre a equipe e será mais fácil identificar quais etapas apresentam problemas ou podem ser melhoradas.

Use a tecnologia

A tecnologia será o pilar para você alcançar padronização, controle e melhoria contínua nos processos de construção civil. Por isso, substitua as planilhas e controles manuais por um sistema de gestão.

Ao utilizar ferramentas digitais para o controle de operação, os processos deixarão de ser informais. Além disso, o gestor tem uma série de recursos à disposição:

• visibilidade das atividades, etapas e resultados;
• fluxos de trabalho padronizados e controlados;
• acompanhamento dos indicadores-chave;
• acesso remoto pela internet;
• armazenamento de arquivos na nuvem;
• automação de tarefas e redução da burocracia.

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Conclusão

Definitivamente, conforme vimos no texto, fazer a organização dos processos na construção civil exige conhecimento da operação e disciplina. Assim, é necessário identificar as oportunidades de melhoria para em seguida definir os objetivos, os prazos, recursos humanos e financeiros necessários.

Montar um plano de ação e usar um software de gestão de obras pode facilitar na melhoria dos processos da construção civil. Geralmente, a tecnologia é o fator-chave nessa descoberta pois com ela tem-se um fluxo de trabalho padronizado, controlado e orientado para melhoria contínua.

Seguindo esses passos e buscando a melhoria contínua de processos, é possível proporcionar melhorias ao seu produto e serviço. Sendo assim, a empresa alcançará níveis elevados de organização de processos na construção civil. Além disso, terá mecanismos para otimizar etapas e atividades, reduzindo custos e aumentando a produtividade.

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