Ordem de compra na construção civil: o que é, como funciona e importância

Afinal, a ordem de compra na construção civil detalha de maneira aprofundada muitos aspectos que ajudam a evitar desperdícios, manter os prazos, garantir qualidade, manter o orçamento e muito mais. 

Portanto, é muito importante contar com uma boa ferramenta para auxiliar nesse momento.

Neste artigo, vamos explicar o que é ordem de compra na construção civil, como ela funciona e por que é tão importante. Não deixe de conferir!

O que é uma ordem de compra e como ela funciona?

Primeiramente, uma ordem de compra é um documento comercial utilizado nas obras para oficializar a compra de materiais, equipamentos e serviços utilizados em todo o processo de construção.

A ordem de compra é indispensável para a boa gestão de uma obra porque é ele quem permitirá uma comunicação transparente e documentada entre a empresa e os fornecedores. Ou seja, evita mal-entendidos e garante o cumprimento de tudo o que foi acordado entre as partes.

Uma ordem de compras conta com etapas importantes. Veja a seguir!

Identificação das necessidades

A primeira etapa para uma ordem de compra é a identificação das necessidades da obra. Ou seja, definir quais materiais, equipamentos e serviços são necessários para a execução do projeto.

É preciso fazer um levantamento minucioso e considerar o escopo da obra, as especificações técnicas e a quantidade necessária de cada item. 

É assim que compras desnecessárias são evitadas, a disponibilidade de recursos é garantida e atrasos são evitados.

Cotação de fornecedores

Com as necessidades da obra identificadas, é o momento de encontrar os fornecedores que vão atender a essas demandas. 

Assim, é por meio dessa etapa que serão estabelecidos os orçamentos e as diferentes propostas, especificando os:

• preços;
• prazos de entrega;
• condições de pagamento;
• qualidade do produto ou serviço.

Emissão da ordem de compra na construção civil

Após analisar a cotação e definir o fornecedor que melhor atenderá às necessidades da obra, é nesse momento que a empresa emitirá a ordem de compra.

Portanto, é esse o documento que oficializará o pedido e estabelecerá a base para as negociações e entrega dos serviços e produtos combinados.

Então, a ordem de compra deve contemplar as informações mais relevantes para o acordo, como:

• nome e endereço do fornecedor: é preciso garantir que a ordem de compra esteja direcionada para o fornecedor correto;
• descrição dos itens: é muito importante adicionar descrições completas e detalhadas de cada item, incluindo a marca, o modelo, as dimensões, a capacidade e tudo o mais que for importante;
• quantidade: indicar a quantidade específica de cada item;
• preço: incluir o valor unitário de cada item;
• prazo: definir o prazo de entrega dos materiais ou serviço;
• condições de pagamento: estabelecer as condições de pagamento acordadas entre a empresa e o fornecedor.

Recebimento e conferência dos itens

A última etapa compreende a conferência de todos os itens e serviços que foram contratados para garantir que tudo foi entregue corretamente. Nessa etapa, é preciso:

• verificar a quantidade: fazer a contagem e conferência de cada item;
• verificar a qualidade: avaliar a qualidade dos materiais ou serviços;
• verificar danos: averiguar se houve danos nos materiais durante a logística de transporte e entrega.

Por que a ordem de compra é importante na construção civil

Como já é possível perceber, a ordem de compra é fundamental para a gestão correta na construção civil, nos momentos de planejamento, execução e acompanhamento do desempenho.

Quando feita da forma certa, como com o uso de um software de gestão de obras, você usufrui de muitos benefícios. Confira a seguir alguns dos principais!

Evitar desperdícios

A ordem de compras garante que desperdícios sejam evitados, já que os materiais necessários, suas quantidades e especificações técnicas são especificados de maneira clara e objetiva. É uma maneira muito eficiente de controlar a entrada e saída de materiais.

Melhorar a eficiência

Ao estabelecer uma documentação formal das necessidades e especificações dos materiais e serviços que serão necessários, a empresa tem a capacidade de fazer uma análise completa dos custos, prazos e condições.  

Tal processo ajuda muito na gestão de fornecedores para toda a construção.

Manter o orçamento

Outro benefício muito valioso da ordem de compra é a capacidade que ela fornece para manter o orçamento estipulado no planejamento. 

Com a definição dos preços, quantidades e prazos, fica muito mais fácil fazer o controle e monitoramento dos gastos relacionados à aquisição dos materiais e contratação dos serviços. 

É uma maneira muito eficiente de fiscalizar todas as etapas da obra.

Manter o prazo estimado

Manter o prazo de conclusão de uma obra é um fator determinante para o sucesso de qualquer projeto.

A ordem de compra impacta diretamente no cumprimento do prazo estabelecido.

Isso ocorre porque ela é responsável por garantir que os materiais e serviços necessários estejam disponíveis no momento certo. 

Portanto, com os prazos estabelecidos na ordem de compra, a empreiteira consegue alinhar as entregas e os serviços dentro do cronograma, evitando interrupções desnecessárias.

Ordem de compra e software de gestão de obras

Utilizar um software de gestão de obras de qualidade e credibilidade no mercado é muito importante para otimizar os resultados e garantir uma ordem de compra correta.

Ou seja, essa ferramenta oferece recursos que facilitam todo o processo de planejamento, execução e monitoramento da obra, incluindo a realização da ordem de compra de maneira automatizada.

Dessa forma, com um software adequado, como o Mais Controle, as empresas de engenharia têm acesso a uma plataforma intuitiva que oferece segurança e maior controle sobre as ordens de compra necessárias. 

Algumas importantes funcionalidades que essa ferramenta oferece são:

• centralização das informações: reune-se todas as informações da ordem de compra em um único lugar;
• automação dos processos e segurança: as ordens de compra são geradas com rapidez e de maneira automatizada por meio da alçada de aprovação configurada de acordo com o perfil do usuário, ou seja, mais segurança nas suas compras;
• acompanhamento do status da ordem de compra: todas as etapas são acompanhadas em tempo real, incluindo a emissão, aprovação, envio, recebimento e conferência dos itens;
• integração com outros módulos: você emite ordens de compra integradas com o Financeiro a partir das cotações feitas, após te entregar o melhor preço; 
• geração de relatórios: o software também gera relatórios e análises em através do histórico de compras, que ajuda a tomar decisões com base em dados reais e atualizados.

Conclusão

Em conclusão, a ordem de compra é fundamental para a gestão de obras, porque ele auxilia em diferentes momentos da obra e ainda contribui a:

• evitar desperdícios; 
• gerar eficiência;
• manter o orçamento;
• garantir o cumprimento dos prazos;
• assegurar que tudo saia conforme o planejamento. 

Um bom software de gestão de obras é muito importante para garantir o melhor desempenho das ordens de compra.

Conheça agora mesmo o software de gestão de obra da Mais Controle e saiba como otimizar seus resultados.