Ordem de compra na construção civil: o que é, como funciona e importância

Afinal, a ordem de compra na construção civil detalha de maneira aprofundada muitos aspectos que ajudam a evitar desperdícios, manter os prazos, garantir qualidade, manter o orçamento e muito mais. 

Portanto, é muito importante contar com uma boa ferramenta para auxiliar nesse momento.

Neste artigo, vamos explicar o que é ordem de compra na construção civil, como ela funciona e por que é tão importante. Não deixe de conferir!

O que é uma ordem de compra e como ela funciona?

Primeiramente, uma ordem de compra é um documento comercial utilizado nas obras para oficializar a compra de materiais, equipamentos e serviços utilizados em todo o processo de construção.

A ordem de compra é indispensável para a boa gestão de uma obra porque é ele quem permitirá uma comunicação transparente e documentada entre a empresa e os fornecedores.

Ou seja, evita mal-entendidos e garante o cumprimento de tudo o que foi acordado entre as partes.

Uma ordem de compras conta com etapas importantes.

Veja a seguir!

Identificação das necessidades

A primeira etapa para uma ordem de compra é a identificação das necessidades da obra. Ou seja, definir quais materiais, equipamentos e serviços são necessários para a execução do projeto.

É preciso fazer um levantamento minucioso e considerar o escopo da obra, as especificações técnicas e a quantidade necessária de cada item. 

É assim que compras desnecessárias são evitadas, a disponibilidade de recursos é garantida e atrasos são evitados.

Cotação de fornecedores

Com as necessidades da obra identificadas, é o momento de encontrar os fornecedores que vão atender a essas demandas. 

Assim, é por meio dessa etapa que serão estabelecidos os orçamentos e as diferentes propostas, especificando os:

• preços;
• prazos de entrega;
• condições de pagamento;
• qualidade do produto ou serviço.

Emissão da ordem de compra na construção civil

Após analisar a cotação e definir o fornecedor que melhor atenderá às necessidades da obra, é nesse momento que a empresa emitirá a ordem de compra.

Portanto, é esse o documento que oficializará o pedido e estabelecerá a base para as negociações e entrega dos serviços e produtos combinados.

Então, a ordem de compra deve contemplar as informações mais relevantes para o acordo, como:

• nome e endereço do fornecedor: é preciso garantir que a ordem de compra esteja direcionada para o fornecedor correto;
• descrição dos itens: é muito importante adicionar descrições completas e detalhadas de cada item, incluindo a marca, o modelo, as dimensões, a capacidade e tudo o mais que for importante;
• quantidade: indicar a quantidade específica de cada item;
• preço: incluir o valor unitário de cada item;
• prazo: definir o prazo de entrega dos materiais ou serviço;
• condições de pagamento: estabelecer as condições de pagamento acordadas entre a empresa e o fornecedor.

Recebimento e conferência dos itens

A última etapa compreende a conferência de todos os itens e serviços que foram contratados para garantir que tudo foi entregue corretamente. Nessa etapa, é preciso:

• verificar a quantidade: fazer a contagem e conferência de cada item;
• verificar a qualidade: avaliar a qualidade dos materiais ou serviços;
• verificar danos: averiguar se houve danos nos materiais durante a logística de transporte e entrega.

Tipos de Ordem de Compra

Nem toda compra é igual, e existem diferentes tipos de ordem conforme a necessidade da empresa:

Ordem de compra de materiais

Usada para aquisição de insumos, equipamentos e ferramentas utilizadas na obra.

Ordem de compra de serviços

Aplicada na contratação de empreiteiros, empresas de terraplanagem, sondagem, pintura ou outros serviços terceirizados.

Ordem de compra planejada

Em obras de longo prazo, é comum programar compras futuras para garantir o fornecimento contínuo de materiais essenciais e negociar melhores condições com os fornecedores.

Por que a ordem de compra é importante na construção civil

Como já é possível perceber, a ordem de compra é fundamental para a gestão correta na construção civil, nos momentos de planejamento, execução e acompanhamento do desempenho.

Quando feita da forma certa, como com o uso de um software de gestão de obras, você usufrui de muitos benefícios.

Benefícios da Ordem de Compra

• Organização e rastreabilidade: todas as compras ficam registradas em um único documento.
• Controle financeiro: evita gastos duplicados e facilita a conciliação de pagamentos.
• Planejamento de estoque: permite prever consumo e repor materiais no momento certo.
• Segurança jurídica: serve como comprovação de que o pedido foi feito com as condições acordadas.
• Comunicação clara: reduz ruídos entre escritório, canteiro e fornecedor.

Evitar desperdícios

A ordem de compras garante que desperdícios sejam evitados, já que os materiais necessários, suas quantidades e especificações técnicas são especificados de maneira clara e objetiva. É uma maneira muito eficiente de controlar a entrada e saída de materiais.

Melhorar a eficiência

Ao estabelecer uma documentação formal das necessidades e especificações dos materiais e serviços que serão necessários, a empresa tem a capacidade de fazer uma análise completa dos custos, prazos e condições.  

Tal processo ajuda muito na gestão de fornecedores para toda a construção.

Manter o orçamento

Outro benefício muito valioso da ordem de compra é a capacidade que ela fornece para manter o orçamento estipulado no planejamento. 

Com a definição dos preços, quantidades e prazos, fica muito mais fácil fazer o controle e monitoramento dos gastos relacionados à aquisição dos materiais e contratação dos serviços. 

É uma maneira muito eficiente de fiscalizar todas as etapas da obra.

Manter o prazo estimado

Manter o prazo de conclusão de uma obra é um fator determinante para o sucesso de qualquer projeto.

A ordem de compra impacta diretamente no cumprimento do prazo estabelecido.

Isso ocorre porque ela é responsável por garantir que os materiais e serviços necessários estejam disponíveis no momento certo. 

Portanto, com os prazos estabelecidos na ordem de compra, a empreiteira consegue alinhar as entregas e os serviços dentro do cronograma, evitando interrupções desnecessárias.

Modelo de Ordem de Compra (exemplo prático para usar na sua empresa)

Ter um modelo de ordem de compra padronizado é essencial para garantir que todas as aquisições da sua empresa sejam registradas de forma organizada, rastreável e segura.

Esse documento serve como base para formalizar pedidos, aprovar gastos e manter o histórico de compras por obra, algo indispensável para quem atua na construção civil.

Abaixo, você encontra um exemplo completo de modelo de ordem de compra, com todos os campos necessários para o dia a dia da obra.

Como preencher o modelo de ordem de compra

1. Preencha os dados da obra – nome, etapa e responsável.
2. Inclua as informações do fornecedor – nome, CNPJ e contato.
3. Descreva os itens ou serviços com detalhes (quantidade, unidade, preço).
4. Defina o prazo de entrega e forma de pagamento.
5. Envie para aprovação interna e, após aprovada, encaminhe ao fornecedor.

💡 Dica: mantenha todas as ordens de compra numeradas e salvas em uma pasta única por obra. Isso facilita o controle e a auditoria de materiais.

Modelo de Ordem de Compra – Exemplo Prático

DADOS DA ORDEM DE COMPRA	INFORMAÇÕES
Nº da Ordem de Compra:	OC-2025-001
Data de Emissão:	30/10/2025
Obra / Projeto:	Residencial Jardim das Palmeiras
Etapa da Obra:	Estrutura
Responsável pela Solicitação:	Eng. João Pereira
Aprovado por:	Coord. de Compras – Ana Souza
Fornecedor:	Construmax Materiais LTDA
CNPJ:	12.345.678/0001-99
Contato:	(32) 99999-9999 / compras@construmax.com.br
Prazo de Entrega:	05/11/2025
Local de Entrega:	Canteiro de obras – Rua das Palmeiras, 450

Itens da Ordem de Compra

Item	Descrição	Unidade	Quantidade	Valor Unitário (R$)	Valor Total (R$)
1	Cimento CP-II 50kg	Saco	150	28,90	4.335,00
2	Areia média lavada	m³	12	130,00	1.560,00
3	Vergalhão CA-50 Ø10mm	Barra 12m	30	88,00	2.640,00
4	Pregos 18x27mm	Kg	20	10,00	200,00
Total Geral (R$)					8.735,00

Condições Comerciais

Campo	Detalhes
Forma de Pagamento:	30 dias após entrega
Frete:	CIF
Observações:	Conferir material no recebimento. Qualquer divergência deve ser comunicada em até 24h.
Assinatura do Solicitante:
Assinatura do Aprovador:
Assinatura do Fornecedor:

Fluxo da Ordem de Compra na Obra

O processo de compras de uma obra pode variar, mas um bom fluxo de ordem de compra costuma seguir as seguintes etapas:

1. Solicitação interna de compra – o engenheiro ou mestre de obras identifica a necessidade e faz o pedido.
2. Cotação de preços – o setor de compras coleta propostas de fornecedores.
3. Análise e aprovação – o gestor financeiro ou o responsável técnico aprova a melhor opção.
4. Emissão da ordem de compra – documento é gerado e enviado ao fornecedor.
5. Recebimento e conferência – materiais chegam ao canteiro e são checados com base na ordem.
6. Integração com financeiro e estoque – após o aceite, o lançamento é registrado no controle de estoque e no financeiro.

Esse fluxo garante que cada etapa seja rastreada e evita divergências entre o que foi pedido, entregue e pago.

Problemas comuns (e como evitá-los)

Pedidos verbais sem registro

Geram confusão e aumentam o risco de erro.

✅ Solução: use sempre o modelo de ordem de compra padronizado.

Falta de aprovação

Compras feitas sem validação podem gerar gastos desnecessários.

✅ Solução: implemente um fluxo de aprovações claro.

Erros de digitação

Valores ou quantidades erradas podem causar prejuízo.

✅ Solução: automatize o processo com software de gestão.

Ordem de compra e software de gestão de obras

Utilizar um software de gestão de obras de qualidade e credibilidade no mercado é muito importante para otimizar os resultados e garantir uma ordem de compra correta.

Ou seja, essa ferramenta oferece recursos que facilitam todo o processo de planejamento, execução e monitoramento da obra, incluindo a realização da ordem de compra de maneira automatizada.

Dessa forma, com um software adequado, como o Mais Controle, as empresas de engenharia têm acesso a uma plataforma intuitiva que oferece segurança e maior controle sobre as ordens de compra necessárias. 

Algumas importantes funcionalidades que essa ferramenta oferece são:

• centralização das informações: reune-se todas as informações da ordem de compra em um único lugar;
• automação dos processos e segurança: as ordens de compra são geradas com rapidez e de maneira automatizada por meio da alçada de aprovação configurada de acordo com o perfil do usuário, ou seja, mais segurança nas suas compras;
• acompanhamento do status da ordem de compra: todas as etapas são acompanhadas em tempo real, incluindo a emissão, aprovação, envio, recebimento e conferência dos itens;
• integração com outros módulos: você emite ordens de compra integradas com o Financeiro a partir das cotações feitas, após te entregar o melhor preço; 
• geração de relatórios: o software também gera relatórios e análises em através do histórico de compras, que ajuda a tomar decisões com base em dados reais e atualizados.

Conclusão

Em conclusão, a ordem de compra é fundamental para a gestão de obras, porque ele auxilia em diferentes momentos da obra e ainda contribui a:

• evitar desperdícios; 
• gerar eficiência;
• manter o orçamento;
• garantir o cumprimento dos prazos;
• assegurar que tudo saia conforme o planejamento. 

Um bom software de gestão de obras é muito importante para garantir o melhor desempenho das ordens de compra.

Conheça agora mesmo o software de gestão de obra da Mais Controle e saiba como otimizar seus resultados.