Nas construção civil é comum observar as equipes se alinhando para evitar desperdícios e retrabalhos nas obras. Dessa forma, a gestão de fornecedores na construção civil deve ser um dos focos para se obter melhores resultados.
Como os fornecedores também são parte desse processo, é importante fazer parcerias que gerem valor para a empresa. Afinal, o relacionamento com os fornecedores pode impactar todo o ciclo de construção.
Essa visão serve para a compra de produtos de qualidade cuja durabilidade produz economia em curto e em longo prazo. Veja, então, como a gestão de fornecedores pode ser mais eficiente!
A elaboração do orçamento
Nessa primeira etapa, procura-se elaborar o orçamento da obra, considerando quais materiais e equipamentos serão necessários. Posteriormente,é necessário calcular quantos trabalhadores deverão atuar e assim por diante.
As empresas de construção civil devem elaborar um planejamento detalhado do projeto, juntamente com o cronograma físico-financeiro. Ele pode ser usado como ferramenta para gerenciar as solicitações de compras.
A solicitação e a aprovação de compras
Uma etapa importante é a solicitação de todos os materiais que serão precisos durante cada etapa da obra. Como por exemplo a descrição dos insumos, a quantidades necessárias, quando serão usados e quem irá receber.
Neste processo a operação deve enviar a solicitação para o setor de compras, que irá analisar disponibilidade do insumo. Logo depois, a partir do orçamento estimado, deverá aprovar ou não a compra do material para determinado centros de custos.
Definitivamente, a aprovação é fundamental para o controle da operação. Desde já deve-se tomar todo cuidado na elaboração do orçamento e na solicitação de compras de materiais.
As cotações
Uma boa prática é utilizar pelo menos três orçamentos de fornecedores diferentes. Simultaneamente isso trará maior probabilidade de conseguir bons preços. Contudo, em alguns casos, é necessário solicitar uma amostra do produto para que seja verificada a sua qualidade.
Trata-se de uma das etapas mais sensíveis da operação. Ainda mais quando a empresa faz uso da captação manual de preços. Automatizar essa fase é uma maneira de aprimorar a gestão de fornecedores.
Além dos preços, é preciso pesquisar prazos de entrega e condições de pagamento. Em síntese, vale dizer que todas essas informações ajudam a escolher os melhores fornecedores.
A escolha do fornecedor
Vale a pena ter uma carteira diversificada de fornecedores. Afinal, quanto mais opções melhores as chances de conseguir bons preços.
Para selecionar bons fornecedores, alguns critérios relevantes são:
- a credibilidade perante o mercado;
- os produtos devem atender às normas técnicas e apresentar o selo de qualidade;
- os prazos de entrega devem ser cumpridos;
- os preços devem ser competitivos.
A ordem de compra
Após a escolha do(s) fornecedor(es), a ordem de compra deve ser enviada para que ele a aceite. Em síntese, a ordem de compra representa o contrato de compra.
Por isso, ela deve conter todas as informações negociadas entre empresa e fornecedor, que permitirão um melhor controle sobre compras e entregas.
O recebimento do material e a entrada de nota fiscal
Quando os materiais e/ou equipamentos chegarem, é preciso conferi-los com a ordem de compra e a nota fiscal. A princípio trata-se de uma etapa delicada e de extrema importância na gestão de fornecedores.
É necessário verificar os itens, as suas quantidades, os valores e os eventuais danos causados ao produto durante o transporte. Se existirem irregularidades, cabe ao setor de compras entrar em contato com os fornecedores para que sejam tomadas providências.
Entrada e saída nos estoques
Os materiais entram nos respectivos estoques e deles saem quando requisitados para a obra. Na entrada, são registrados a data de entrada, o lote, a quantidade, o fornecedor e o lugar de armazenamento.
Quando os materiais são retirados, é preciso dar baixa para se ter o controle do saldo. Da mesma forma, será possível prever o momento certo de recorrer novamente aos fornecedores.
Em muitos casos a entrada de materiais é feita diretamente para a obra. Dessa forma, durante o lançamento da entrada, deve-se apropriar o material para o centro de custo desejado.
O uso de softwares ajuda na gestão de fornecedores
Para realizar todas essas etapas e fazer boas parcerias, recomenda-se um software específico para construção civil.A organização e integração dos dados irá contribuir para a agilidade e assertividade deste processo.
No módulo obras, por exemplo, é possível elaborar orçamentos a partir dos quantitativos e dos custos unitários de serviços. Desde já é possível gerar o cronograma físico-financeiro das obras, bem como gerar as curvas ABC de materiais e serviços.
No módulo financeiro, os pagamentos são organizados por categorias e centros de custos. Este processo permite o controle do fluxo de caixa e a comparação dos custos planejados com o custos realizados.
Conclusão
Bem como uma boa gestão de obras, a gestão de fornecedores também ajuda a empresa a gerar economia e a efetivar boas parcerias. Dessa forma, é fundamental entender os processos desde o orçamento para que tudo saia como previsto.
A envolvimento da equipe desde o momento da solicitação de insumos até a entrada de materiais é importante para se manter o controle. Logo, um software de gestão poderá contribuir de forma positiva para a melhoria dos resultados da empresa.
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