Gastos de obras: dicas de como monitorar e controlar melhor

Assim como os gastos de obras, os gastos em geral são necessários para o bom funcionamento de qualquer empresa. Porém, como eles estão espalhados pelos diversos processos dentro do empreendimento é fundamental fazer o controle para manter uma saúde financeira sustentável.

Veja dicas práticas para monitorar gastos e otimizar o controle de obras sem prejudicá-las! 

Quais são os custos de uma obra?

Os gastos de obra variam conforme a construção, mas existem categorias de despesas que são comuns entre diferentes empreendimentos. 

Entre os principais custos, estão os materiais para infraestrutura como o concreto, armações e outros, da mesma forma os materiais de acabamento. A mão de obra é outra categoria que podemos citar, isto é, todos os colaboradores que participam da obra.

Na construção civil, os empreendimentos possuem despesas diretas e indiretas. As despesas diretas são os gastos ligados diretamente a determinada obra, ou seja, variam conforme o serviço executado, tal como os materiais consumidos nela.

Por sua vez, as despesas indiretas são gastos necessários para que ela ocorra, mas que não dependem diretamente dela. Por exemplo, o alojamento dos profissionais, um gerador de energia ou um software para o planejamento das obras. 

Assim, um dos grandes desafios para calcular o custo de uma obra é levar em conta tudo que foi envolvido. Isto significa, desde os materiais e gastos com documentação, passando pelos recursos que a construtora disponibiliza para que cada etapa aconteça. 

Dessa maneira, ao elaborar um orçamento é necessário considerar todos os gastos da obra. Deve-se incluir as despesas diretas e indiretas, o lucro que se deseja obter e os gastos com impostos. O mau planejamento do orçamento causa imprevisibilidade de gastos, que pode prejudicar diretamente a rentabilidade do seu negócio.

Qual a importância do controle de gastos na construção?

A falta de controle de gastos em obras pode impactar desde a rentabilidade do empreendimento aos prazos de entrega. Logo, este controle no canteiro de obras é importante para identificar se os gastos estão dentro do orçamento e se os recursos estão sendo bem utilizados.

A gestão de compras na construção civil aliada a um bom controle de gastos de obras é essencial para ter bons resultados. Pois dessa forma, é possível: 

• minimizar desperdício de materiais;
• garantir o cumprimento do orçamento;
• otimizar a gestão dos recursos financeiros;
• ganhar tempo em processos de compras de materiais;
• conclusão das obras dentro do planejado;
• aumentar a produtividade;
• reduzir desperdícios;
• elaborar orçamentos mais precisos;

Desse modo, fica claro que o controle dos gastos é extremamente importante para qualquer tipo de negócio. Ele contribui tanto para a melhoria dos processos a curto prazo quanto para a rentabilidade a longo prazo nas construtoras. 

Como controlar os gastos de uma obra?

Algumas das principais dicas para reduzir custos na construção civil estão ligas a  melhorar o controle de gastos de obras. Porém, realizar o monitoramento, desburocratizar a prestação de contas e melhorar a transparência pode se tornar uma tarefa complexa. 

Pensando nisso, escrevemos algumas dicas sobre esse assunto, veja mais!

Planejamento

As etapas de planejamento são muito importantes para definir todos os recursos necessários para o empreendimento. 

É necessário fazer um orçamento levando em conta todos os gastos da obra, além de possíveis imprevistos que possam ocorrer. Também é interessante para o planejamento a definição de um cronograma. Estes dois fatores em conjunto vão guiar a compra de materiais conforme a demanda e o estoque.

Através do cronograma você pode observar os materiais que podem ser armazenados e obter vantagens na negociação conforme a compra em maior quantidade. Sem ignorar os imprevistos e demandas de compras e gastos no canteiro de obras que devem estar dentro do orçamento. 

Gestão de estoque

A gestão de estoque é importante para prevenir desperdício de materiais ou falta de insumos que podem prejudicar o andamento do cronograma. Para minimizar esses problemas, evitar ociosidade e prejuízos com gastos de obras, é importante realizar projeções de demanda. 

Para alcançar mais controle em sua empresa é interessante usar ferramentas que automatizam o monitoramento e o cálculo dos materiais utilizados. 

O controle de estoque e o relatório de obras são muito importantes para você alcançar as metas pré-estabelecidas. Estas funcionalidades são cruciais para gestão de obras e estão presentes em softwares como o Mais Controle.

Ferramentas

Uma forma de se conseguir um controle maior e de forma mais fácil e intuitiva é o uso de softwares. As ferramentas para a gestão de obras, como o Mais Controle,  irão te ajudar desde o planejamento à gestão da obra.

Os softwares automatizam atividades e cálculos, melhorando a precisão no registro de informações e controle e fornecem dados valiosos e transparentes para a tomada de decisão. Os dados são disponíveis em tempo real, o que permite maior assertividade na tomada de decisão, mantendo o planejamento sempre atualizado.

Portanto, estes fatores tornam possível a realização de várias obras ao mesmo tempo com uma gestão de recursos otimizada e ágil.

Acompanhamento de gastos de obras

Acompanhar, de fato, os gastos da construção é essencial para que o controle financeiro seja eficaz. O processo de prestação de contas bem definido é essencial para realizar o acompanhamento. 

É também indispensável contar com ferramentas que facilitem o registro e o monitoramento dos gastos. Com isso, você terá centralizada a gestão de adiantamentos, prestação de contas, reembolso e gestão de cartões corporativos em um só lugar. 

Centralizar gastos sem tirar autonomia

A centralização de gastos é grande aliada para o monitoramento e controle dos custos. No entanto, centralizar as compras pode gerar impacto na rapidez para compras urgentes ou pequenas, gerando ociosidade ou atrasos na construção. 

Por isso, é interessante centralizar gastos de obras, mas sem tirar autonomia para compras no canteiro de obras. 

Uma das maneiras de centralizar o controle de gastos e manter autonomia nas compras é usando cartão corporativo PJ como o do VExpenses. 

Usar cartão corporativo para a centralização de gastos em obras permite:

• Agilizar o processo de compras e gestão de gastos no canteiro de obras, sem que haja necessidade de pedir, aprovar e receber adiantamento quando aparecem novos gastos, impedindo atrasos;
• Melhorar o monitoramento do controle de gastos, centralizando dados e indicadores em um só lugar;
• Delegar pequenas compras e pagamentos, diminuindo gargalos e desonerando a rotina da equipe financeira, sem que haja perda no controle de gastos;
• Simplificar o processo de prestação de contas, através de conciliação automática, se integrado ao sistema de gestão de despesas;
• Acessar a dashboards com os gastos alocados por centros de custos, otimizando controle e análise;
• Acabar com gastos fantasmas, garantindo fácil acesso aos comprovantes fiscais sempre que precisar;
• Evitar que a obra ultrapasse o orçamento, com a possibilidade de trabalhar com limites personalizáveis, além de aprimorar o controle e a transparência dos gastos.

Conclusão

Por fim, podemos entender a importância de se controlar os gastos de obras. Não só isso, além de controlá-los é necessário fazer o monitoramento e análise deles, quando o objetivo é reduzir custos na obra.

Por isso, é interessante analisar o histórico de gastos com obras anteriores, o que contribui para elaborar orçamento de futuras obras. Nesse aspecto, usar cartões corporativos nas compras também contribui, já que é possível identificar os gastos com obras conforme centros de custos. 

Assim como, o uso de ferramentas para a gestão da obra e empresa como um todo. Através do software você terá mais controle de toda sua operação e poderá ter melhores resultados com menos dificuldades.Então, economize tempo e conquiste melhores resultados com a ajuda do Mais Controle.

Quer ficar por dentro de mais dicas sobre a gestão de gastos? Não deixe de visitar o blog do VExpenses.  Aprenda como tornar o controle financeiro de construtora mais eficiente!