Conheça os riscos das planilhas de gestão no Excel
Usar somente o Excel como planilhas para a gestão empresarial é algo muito comum entre as empresas, principalmente as pequenas e médias. A ferramenta é flexível e permite fazer análises que, sem sua ajuda, demandariam grande esforço.
Porém, como sabemos, o Excel não é uma plataforma de gestão. Por esse motivo, ter os dados em uma aplicação desse tipo pode trazer riscos para o negócio, principalmente se a empresa estiver em crescimento.
Conheça, no post de hoje, os riscos de se ter planilhas de gestão no Excel.
Planilhas avançadas exigem conhecimento técnico
Para muitos, esta ferramenta é usada de forma básica, sem que sejam aproveitados todos os seus recursos. Mesmo que alguém com domínio avançado monte a estrutura necessária para a empresa, não é simples assim obter os dados desejados.
Quando se lida com planilhas e informações interligadas é fácil cometer algum equívoco e até perceber nos números finais que algo não está certo, pode gerar prejuízo para a empresa.
Um grande volume pode prejudicar a organização dos dados
Alguém com domínio avançado em Excel é capaz de montar uma planilha eficaz para o gerenciamento de empresas. Porém, quando a companhia vai crescendo e seus números aumentando, é muito difícil manter uma organização em nível profissional com a ferramenta. O risco da desorganização aumenta proporcionalmente com o volume de informações.
Erros podem ser recorrentes
Riscos de alterações ou exclusões indesejadas de fórmulas, colunas ou até mesmo de planilhas é algo extremamente perigoso e possível na gestão com Excel. Isso vai fazer com que o resultado final de um relatório seja completamente alterado e talvez levará tempo até que se descubra o problema.
A integração de dados pode não ser satisfatória
A integração de dados é outro grande problema nas planilhas de gestão. Mesmo em pequenas operações, costuma-se haver uma grande quantidade de dados que, se não estiverem integrados corretamente, podem fazer com que seja necessário a inserção de uma mesma informação mais de uma vez na hora de alimentar as planilhas, gerando retrabalho. Além disso, problemas na integração de planilhas podem gerar resultados errados sobre o seu negócio e atrapalhar na tomada de decisão.
Organizar planilhas de gestão pode demandar muito tempo
O tempo que se gastou para conseguir extrair algumas análises de planilhas de gestão é algo que precisa se considerar, pois nesse período o colaborador poderia estar desempenhando outra tarefa. Em caso de discordância de números ou dados, também, leva algum tempo para descobrir o que há de errado.
Os relatórios são complexos
A utilização de planilhas para a elaboração de relatórios personalizados é em muitas vezes inevitável. Esta é uma vantagem da utilização da ferramenta, porém, em muitos casos, é necessário um conhecimento mais técnico para a construção de relatórios eficientes.
A segurança dos dados é frágil
Um ponto crucial nas planilhas de gestão é a segurança. Normalmente, armazena-se na memória do computador, e estão vulneráveis à vírus e extravios, podendo resultar em perda de todos os dados e vazamento das informações.
Em um cenário atual de extrema competitividade, sobrevive quem investe em gestão. O Excel, apesar de ser uma ferramenta bastante eficaz ao que se propõe, possui vulnerabilidades e, sozinho, não consegue disponibilizar tudo o que um administrador competente precisa para manter sua empresa e transformar sua organização em um case de sucesso.
Conclusão
Agora que você entende o risco ocasionados pelo uso excessivo de planilhas, considere buscar por alguma alternativa mais efetiva. Uma boa sugestão é a utilização de sistemas de gestão integrados, onde você consegue manter seus dados em um único lugar e salvos na nuvem, onde é seguro e você pode acessá-los a partir de qualquer dispositivo com internet.
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