Qual o papel do mapa de cotação no processo de compras?

Na gestão de compras, tomar decisões baseadas em dados é essencial para garantir economia, qualidade e eficiência. Afinal, o planejamento ajuda (e muito!) a evitar erros e a tornar tudo mais eficiente. Nesse processo, o mapa de cotação é uma das ferramentas mais poderosas para isso.

Neste artigo, você vai entender o que é um mapa de cotação e por que ele é indispensável, além de vários outros pontos relacionados a esse tema. E, de quebra, vamos te dar uma dica imperdível para não errar mais no processo. Vamos juntos!  

O que é um mapa de cotação?

Basicamente, é uma tabela organizada que reúne informações essenciais de diferentes fornecedores ou prestadores de serviço em um único lugar. Nele, você consegue comparar de forma clara:

• 
  preços, como o valor cobrado por fornecedor da obra, incluindo possíveis descontos para pagamento à vista ou em grandes quantidades;
  
• 
  condições comerciais, incluindo os prazos de entrega, custos de frete, políticas de garantia e até flexibilidade no pagamento;
  
• especificações técnicas, como os detalhes sobre a qualidade, características ou diferenciais dos produtos/serviços oferecidos.

Por que usar um mapa de cotação?

Ainda tem dúvida sobre o assunto? Sem problemas! Agora, chegou a hora de você descobrir os motivos que fazem com que os mapas de cotação sejam tão especiais. Vamos lá?

Redução inteligente de custos

Com um mapa de cotação, você compara as propostas de diferentes fornecedores lado a lado, identificando não só o menor preço, mas também o melhor custo-benefício. 

Isso inclui prazos de entrega, condições de pagamento e qualidade dos materiais ou serviços. Por exemplo: se sua obra precisa de 100 toneladas de aço, a análise fica clara.

Ou seja: em vez de confiar no “preço bom” de um fornecedor conhecido, você percebe quem realmente oferece a combinação ideal de preço, prazo e confiabilidade. E com dados em mãos, a negociação fica muito mais assertiva.

Padronização e fim dos “achismos”

Sem um método organizado, as compras podem virar um campo de decisões subjetivas — aquele “eu acho que o fornecedor X é melhor” ou “sempre fechamos com Y”. 

O mapa de cotação elimina esse problema ao centralizar todas as informações em um único lugar, criando um processo uniforme para todas as aquisições. Isso evita escolhas baseadas em preferências pessoais e garante que cada decisão seja tomada com base em critérios objetivos.

Rastreabilidade e compliance (sem dor de cabeça)

Para empresas que lidam com licitações, auditorias ou simplesmente querem manter tudo documentado, o mapa de cotação é indispensável. Ele registra todas as etapas do processo, desde as cotações iniciais até a justificativa da escolha final. 

Isso não só facilita a prestação de contas em sua construção, como também assegura transparência, algo bem importante, especialmente para órgãos públicos e empresas que seguem normas rígidas de compras.

O que não pode faltar em um mapa de cotação eficiente?

Para começar, sua tabela deve ter colunas que permitam comparar os mesmos dados entre diferentes fornecedores. Os campos essenciais são:

• item, com o nome do produto ou material (ex.: Aço CA-5″).
• descrição, com os detalhes que ajudem a evitar confusão (ex. Barra 10m).
• unidade, se é vendido em kg, metros, litros, etc.
• quantidade;
• fornecedores (A, B, C…), com colunas separadas para cada cotação recebida.

Só o preço não define a melhor opção. Inclua também:

• prazos de entrega, pois o fornecedor mais barato pode demorar 30 dias, enquanto outro pode entregar em 5 dias;
• formas de pagamento;
• frete;
• taxas;
• garantias e outros aspectos que podem influenciar em sua tomada de decisões. 

Como criar um mapa de cotação? Veja o passo a passo! 

Chegou a hora de descobrir como fazer tudo isso acontecer! Confira o passo a passo a seguir.

Defina exatamente o que você precisa cotar

Antes de sair solicitando orçamentos, organize sua lista com:

• descrições detalhadas dos itens (evite coisas como “material de escritório” e especifique se é caneta, resma de papel, etc.);
• códigos de referência, se aplicável (como SKU ou número do catálogo), para evitar que o fornecedor envie algo diferente do que você quer.

Por que isso importa? Se sua solicitação for genérica, os orçamentos virão despadronizados e você não conseguirá comparar direito.

Escolha os fornecedores certos

Você pode:

• consultar fornecedores já cadastrados (se sua empresa tiver um banco de dados);
• buscar novos no mercado (feiras, indicações ou plataformas como Mercado Livre Empresas).

E aqui vai uma dica bem importante: inclua pelo menos 3 fornecedores para ter uma amostragem realista. Se for um produto crítico, adicione um ou dois extras como plano B.

Solicite os orçamentos

Envie sua lista aos fornecedores e padronize o formato de resposta. Por exemplo:

• peça que enviem em PDF (evita alterações acidentais);
• exija que incluam prazos de entrega, condições de pagamento e validade da proposta.

Cuidado! Se deixar cada um responder do seu jeito, você vai perder horas cruzando dados diferentes.

Monte seu mapa comparativo

Agora é o momento de colocar tudo lado a lado para decidir. Você tem duas opções: manual, usando Excel ou Google Sheets, ou automático, usando ferramentas como a Mais Controle, que facilitam bastante todo esse processo. 

Como o software Mais Controle pode ajudar?  

Cansado de perder horas copiando dados de orçamentos em PDF para planilhas? E se você pudesse transformar esse processo demorado em uma tarefa de segundos, sem digitar uma única linha? Com a solução inteligente da Mais Controle, essa eficiência toda está ao seu alcance!

E o melhor: o processo é tão simples que você vai se perguntar como vivia sem isso!

Primeiro, selecione os itens que precisa cotar. Isso pode ser feito manualmente ou importando diretamente de uma solicitação já existente no sistema. Depois, escolha os fornecedores do seu catálogo cadastrado. 

Agora vem a parte mais incrível: basta importar o PDF do orçamento recebido, e nossa inteligência artificial faz todo o trabalho pesado, extraindo os valores e preenchendo automaticamente seu mapa de cotação.

Os benefícios que vão fazer você adotar essa solução inteligente hoje mesmo? Veja a seguir!

Economia de tempo  

Diga adeus às planilhas manuais e àquelas horas intermináveis de digitação. O que antes levava metade da sua manhã, agora se resolve em poucos cliques.

Precisão garantida

Chega de erros de digitação que distorcem suas análises. Com a extração automática, os dados chegam exatamente como estão nos orçamentos originais.

Tomada de decisão ágil

Compare instantaneamente todas as cotações lado a lado no mesmo formato padronizado, permitindo que você identifique rapidamente a melhor opção.

E tem mais: essa automatização não só acelera seu processo de compras como também cria um histórico organizado de todas as suas cotações, facilitando futuras análises e compras recorrentes. É eficiência que gera eficiência!

Como você viu, o mapa de cotação é a chave para compras mais inteligentes. E, felizmente, com a automação do Mais Controle, esse processo fica ainda mais ágil e seguro!

Gostou do conteúdo? Então, aproveite e entre em contato com a Mais Controle para conhecer melhor nosso sistema de gestão de obras capaz de aumentar sua eficiência e sua economia de tempo e dinheiro!