Comparativo entre gestão de obras: Planilhas vs. Software Mais Controle

Você sabia que um software de gestão de obras pode ser a solução para sua construção ficar mais organizada? 

Para que uma obra seja bem sucedida é essencial acompanhar cada detalhe da obra. Desde o custo de aluguel de equipamentos até o consumo de materiais. Passando pela gestão de despesas como água e luz, cada aspecto demanda atenção minuciosa. 

Dessa forma, um profissional da construção civil, com domínio avançado em Excel, é capaz de montar uma planilha eficaz para o gerenciamento de empresas. Porém, à medida que a companhia vai crescendo e seus números aumentando, é muito difícil manter uma organização em nível profissional com a ferramenta. 

Assim, o risco da desorganização aumenta proporcionalmente com o volume de informações. As constantes mudanças, imprevistos e a necessidade de atualizações ágeis no orçamento tornam evidente a carência de uma solução mais eficiente.

E é aqui que o Mais Controle se destaca, oferecendo uma alternativa integrada e simplificada. Neste artigo, exploraremos a fundo a praticidade e vantagens deste software de gestão de obras em comparação com as tradicionais planilhas.

Boa leitura!

Planilhas vs Software Mais Controle

Possuir uma gestão de obras eficiente é vital para o sucesso de projetos na construção civil. Dessa forma, as tradicionais planilhas manuais, que são ferramentas para muitos profissionais, podem ser utilizadas, mas é preciso avaliar  a estrutura da empresa. 

Assim, as planilhas são ferramentas complementares, mas que a longo prazo se tornam difíceis de serem atualizadas com frequência. Já o software possui a vantagem da automação e agilidade, além de manter a  integração com todos os dados em um único local.

Pensando a curto prazo, preparamos algumas planilhas que podem ajudar no processo inicial, caso você não tenha nenhum software de gestão de obras:

• Orçamento de obra
• Cronograma Físico Financeiro 
• Relatório Diário de Obras (RDO)
• Controle de Estoque
• Planilha de Medição de Obras
• Ficha de Solicitação de Materiais
• Planilha de Controle de Propostas

O que é um software de gestão de obras?

Um software de gestão de obras, também conhecido como ERP – Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais, em português) de obras. Ele é desenvolvido para auxiliar organizações e empreendimentos na gestão de seus negócios. 

Funcionando como um ERP, esse sistema reúne todas as funcionalidades e controles necessários em um único lugar, automatizando tarefas e melhorando os resultados da empresa. 

Desse modo, em vez de lidar com várias planilhas separadas, o software organiza e centraliza informações. Isso como controle financeiro, pagamentos e estoque, eliminando retrabalhos e otimizando o tempo. 

Na gestão de obras, esses softwares ajudam em áreas como elaboração de orçamentos, gestão de compras, acompanhamento e organização financeira, que iremos detalhar mais abaixo. 

Assim, com o uso dessas ferramentas, é possível identificar pontos a serem melhorados no processo produtivo, garantindo uma produção eficiente, rentável e de qualidade. 

Por isso, fica claro compreender que em um mercado competitivo, é essencial buscar mecanismos de controle operacional e planejamento. Tornando o software de gestão de obras uma ferramenta indispensável para o sucesso do empreendimento.

Planilha de Orçamento de obras + Cronograma Físico Financeiro X Módulo Obras

Planilha de orçamento

As planilhas de orçamento de obras são ferramentas valiosas para gerenciar os custos e recursos em seus empreendimentos. 

Elas oferecem uma série de vantagens, começando pela capacidade de organizar de forma eficiente todas as informações relacionadas aos custos da obra. Com uma estrutura clara e detalhada, as planilhas de orçamento permitem o acompanhamento preciso de todos os gastos, desde materiais e mão de obra até despesas gerais.

Além disso, a facilidade de atualização das informações na planilha de orçamento é crucial. A planilha de orçamento de obras do Mais Controle possui os seguintes benefícios:

• Elaboração de orçamentos de custos por etapas de obra;

• Instruções para usar o modelo pronto para impressão;

• Relatório de custos por etapa de obra;

• Relatórios gráficos prontos para impressão;

• Aplicação do BDI no orçamento para precificar os serviços;

• Registro das informações e anexos de imagens do projeto.

No entanto, as planilhas de orçamento também apresentam desafios. 

Para obras complexas ou de grande escala, as planilhas podem se tornar extensas e difíceis de gerenciar, especialmente se não forem devidamente organizadas desde o início. 

Desse modo, a colaboração em tempo real pode ser limitada, o que pode resultar em atrasos na comunicação e atualização das informações. Além disso, a inserção manual de dados aumenta o risco de erros humanos, o que pode comprometer a precisão dos cálculos e estimativas de custo. 

Planilha Cronograma Físico-Financeiro

Ainda neste sentido de planilhas que envolvem finanças, temos o Cronograma Físico-Financeiro. Assim, ele pode ser uma importante ferramenta de planejamento de desembolsos financeiros e acompanhamento da evolução ao longo da obra.

Com ele, é possível visualizar os prazos de execução das etapas do projeto e os seus respectivos desembolsos financeiros. Bem como, ter o registro da duração, datas de início e término das etapas.

Durante a execução da obra, o cronograma físico-financeiro servirá como referência para o gestor acompanhar os custos e prazos planejados. Ou seja, través dele é possível ter maior previsibilidade financeira e das entregas de cada etapa da obra.

Módulo Obras do Mais Controle

O Módulo de Obras do Mais Controle oferece uma série de recursos que permitem elaborar orçamentos detalhados, gerar propostas comerciais, analisar a curva ABC. Além de criar cronogramas físico-financeiros e realizar a gestão completa do projeto.

Dessa forma, com o recurso de Orçamento, é possível elaborar orçamentos completos de forma ágil, utilizando composições de custos próprios ou da base Sinapi.

Ainda, a integração com a proposta comercial facilita o processo de emissão de propostas para os clientes. Isso enquanto a análise da curva ABC permite identificar os insumos mais relevantes e buscar economia.

Dessa forma, na Gestão de Obras, é possível comparar o que foi orçado com o que foi realizado, analisar os custos por etapa e ter uma visão estratégica para aplicar melhorias contínuas. 

A medição de obras, integrada com o orçamento e a gestão, permite quantificar e monitorar o avanço físico real da obra. Com isso, é possível identificar desvios e tomando decisões informadas para garantir o sucesso do projeto.

Com relatórios gráficos e recursos como alçada de aprovação e aplicativo de medição de obras. Do mesmo modo, o módulo de Obras do Mais Controle oferece as ferramentas necessárias para uma gestão eficiente e bem-sucedida de projetos na construção civil.

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Planilha de Estoque x Módulo Estoque

O controle eficiente do estoque é essencial na construção civil, pois contribui para o planejamento preciso das atividades e evita possíveis atrasos devido à falta de materiais. Por isso, é ideal ter uma forma de gerenciar o estoque, como utilizando uma planilha.

Gerir os materiais adequadamente proporciona segurança operacional e permite que a empresa opere dentro do conceito de estoque mínimo, mantendo os níveis ideais de suprimentos sem excessos desnecessários.

Bem como, é comum a falta de controle de estoque na construção civil, o que frequentemente resulta em atrasos significativos nas obras. Os benefícios de um sistema de gestão de estoque eficaz incluem:

• Indicação de compras com base no estoque mínimo;
• Centralização das informações de cadastro e controle de estoque dos materiais em um único local;
• Garantia de disponibilidade adequada de materiais para as obras;
• Atendimento mais eficiente às demandas dos clientes.

Contudo, se a planilha de estoque não estiver integrada a outros sistemas ou não for atualizada regularmente, as informações podem rapidamente se tornar desatualizadas. Isso pode levar a decisões baseadas em dados incorretos ou desatualizados.

Módulo Estoque do Mais Controle

Controlar o estoque das obras e integrá-lo aos setores de gestão, financeiro e compras nunca foi tão fácil como com o Módulo de Estoque do Mais Controle. Com essa ferramenta, você pode gerenciar seu estoque de maneira eficiente, criar depósitos conforme necessário e ter uma visão clara das movimentações de materiais.

O Controle de Estoque oferece integrações perfeitas com a Gestão da Obra, Compras e Financeiro, permitindo uma visualização precisa dos custos reais das obras e uma gestão otimizada dos materiais consumidos. 

Isso elimina a necessidade de ficar comparando os resultados das planilhas entre si, pois isso já acontece de forma automatizada.

Além disso, você pode realizar transferências entre empresa e obras, configurar permissões por depósitos e gerar relatórios detalhados de movimentações.

Ainda, existe a flexibilidade de criar quantos depósitos forem necessários, seja para suas obras específicas ou para a empresa como um todo. Não há limites para o número de depósitos que você pode criar, e você pode atribuir permissões personalizadas para visualização e edição de depósitos conforme sua necessidade.

Ficha de Solicitação de Materiais x Módulo Compras

Ficha de Materiais

A Ficha de Solicitação de Materiais é uma forma interessante de controlar as compras na construção civil, contribuindo para reduzir desperdícios e aumentar o lucro.

 Ao realizar pedidos com eficiência, é possível evitar atrasos e imprevistos, melhorando o controle sobre as compras e proporcionando um histórico documentado para análises futuras. 

Assim, com um modelo pronto para edição e impressão, essa ferramenta oferece praticidade na gestão de materiais, garantindo uma administração mais precisa dos recursos disponíveis e, consequentemente, o sucesso das obras.

Módulo Compras do Mais Controle

O Módulo Compras do Mais Controle oferece uma solução completa para gerenciar suas compras de forma eficiente e integrada. Com recursos como Solicitações de Compras, Cotações e Ordem de Compras, você pode controlar todo o processo de aquisição de materiais de maneira simples e organizada.

Com as Solicitações de Compras, você pode fazer pedidos de onde estiver, seja na obra ou no escritório, totalmente integradas com Orçamentos e Compras, facilitando o acompanhamento e garantindo que tudo esteja centralizado em um único lugar. Além disso, você pode visualizar o histórico das solicitações e até mesmo usar o aplicativo para solicitar diretamente do canteiro de obras.

No processo de cotações, o módulo permite que você compare os preços de diferentes fornecedores e faça as melhores escolhas. Com o mapa de cotação, você pode visualizar as opções disponíveis e garantir mais economia em suas obras, com sugestões de melhores compras e integração com Orçamento e Ordem de Compra, tornando o processo ainda mais eficiente.

Vale destacar que todas as informações são registradas no histórico de compras, proporcionando uma visão completa do processo,  proporcionando mais eficiência, segurança e controle em todas as etapas.

Ficha de Medição de Obras x Módulo Medição de Obras

Planilha Medição de Obras

A Planilha de Medições de Obras é uma ferramenta boa na garantia de que todas as etapas de execução sejam devidamente planejadas e controladas. 

Ela não só facilita o monitoramento da evolução dos serviços em termos físicos, mas também assegura que o acompanhamento financeiro esteja alinhado com os custos previstos durante o planejamento.

Esse processo é especialmente importante em contextos onde o controle da progressão dos serviços é necessário para a liberação de pagamentos e financiamentos, garantindo uma gestão eficaz dos recursos. Através da Planilha de Medições de Obras, é possível:

• Consolidar informações detalhadas sobre os serviços executados e as quantidades medidas, proporcionando uma visão clara do progresso da obra;
• Organizar todas as medições relevantes em um único documento, o que simplifica a gestão e o acesso às informações;
• Oferecer mais confiabilidade e controle sobre o processo de medição, reduzindo erros e discrepâncias;
• Registrar de maneira precisa as datas de cada medição, o que é essencial para uma prestação de contas efetiva e transparente;
• Disponibilizar um modelo que pode ser facilmente editado e impresso, adaptando-se às necessidades específicas de cada projeto.

Contudo, para maximizar seus benefícios, é fundamental que a planilha seja mantida atualizada e seja integrada. Por conta disso, e pela falta de integração com todas as outras planilhas, essa gestão se torna inviável em casos de obras simultâneas sendo construídas. 

Módulo Medição de Obras

O módulo de Medição de Obras, dentro da plataforma Mais Controle, oferece um conjunto robusto de funcionalidades destinadas a aprimorar a precisão e eficiência na medição dos avanços físicos e financeiros das obras. 

O Mais Controle oferece praticidade e flexibilidade através da criação de medições pelo aplicativo de celular, permitindo que as medições sejam realizadas e consultadas em campo, em tempo real.

A capacidade de gerar links online das medições e relatórios gráficos proporciona maior transparência com os stakeholders, melhorando a confiança e a comunicação entre as partes envolvidas.

O módulo permite gerar relatórios detalhados que facilitam a análise de progresso, contribuindo para uma melhor compreensão das fases da obra e de como os recursos estão sendo utilizados.

Dessa forma, o construtor consegue acompanhar o progresso da obra em relação ao planejado, identificar desvios, e realizar ajustes necessários para manter a obra no caminho certo.

Assim como, ajuda também a manter o controle sobre os custos, comparando o orçado versus o realizado, e assim, identificando e gerenciando variações de forma proativa.

Em resumo, o módulo de Medição de Obras é uma ferramenta indispensável para o construtor moderno, combinando precisão, eficiência e integração para otimizar a gestão de obras.

Planilha Relatório Diário de Obras x RDO Mais Controle

Planilha de relatório de obras

A planilha de Relatório Diário de Obras é uma ferramenta utilizada para garantir um acompanhamento eficaz do progresso da construção.

Com ela, é possível fazer o registro das ocorrências, monitorar e direcionar as tarefas, além de controlar os prazos e resultados do trabalho executado.

Ainda, é possível ter o  registro diário dos serviços realizados, instruções para utilizar o modelo pronto para impressão e obtenção de informações sobre a evolução da obra e as ocorrências.

Além disso, serve como documento comprobatório do cumprimento de especificações, ajudando a evitar conflitos entre contratante e contratado, e registra a duração e datas de início e fim das etapas.

Funcionalidade RDO Mais Controle

O Relatório Diário de Obras (RDO) permite que você faça uma documentação detalhada e sistemática das ocorrências diárias, incluindo condições climáticas, presença de mão de obra, utilização de equipamentos, progresso das atividades, entre outros aspectos relevantes para a gestão da obra.

É uma ferramenta estratégica para o construtor, pois oferece uma visão abrangente e atualizada da obra, contribuindo para o planejamento eficiente, gerenciamento de custos e qualidade, e cumprimento dos prazos estabelecidos. Através da funcionalidade de RDO, o construtor pode:

• Monitorar o progresso diário da obra, adaptando as estratégias conforme necessário.
• Identificar e resolver rapidamente qualquer questão que possa impactar a qualidade ou o cronograma do projeto.
• Melhorar a comunicação e o alinhamento entre os diferentes times e stakeholders, garantindo que todos estejam informados sobre o andamento da obra.
• Assegurar a conformidade com as normas de segurança e regulamentações, mantendo uma documentação robusta para auditorias e verificações futuras.

Ou seja, ela não apenas otimiza a gestão diária das atividades de construção, mas também serve como um pilar para o sucesso do projeto, assegurando que os construtores possam entregar obras de alta qualidade, dentro do prazo e do orçamento estabelecido.

O Módulo Financeiro do software do Mais Controle

Investir em um software de gestão de obras com uma área dedicada ao setor financeiro pode trazer uma série de benefícios para o gerenciamento eficaz de projetos. E é isso que o Mais Controle oferece em seu módulo financeiro.

Com recursos como controle de lançamentos, apropriação por etapa da obra e conciliação bancária, esse sistema oferece uma solução completa para acompanhar e administrar as finanças da empresa e dos projetos de construção.

Um dos principais benefícios é a centralização das informações financeiras em um único lugar. Com o controle de pagamentos e recebimentos integrado ao software, é possível manter tudo organizado e acessível, facilitando a tomada de decisões e o acompanhamento do desempenho financeiro.

Além disso, a possibilidade de anexar arquivos e comprovantes, emitir recibos e relatórios com poucos cliques e importar XML de notas fiscais de compra agiliza os processos e reduz a margem de erro nos registros contábeis. 

Isso proporciona mais segurança e precisão nas informações financeiras da empresa e das obras. Algo que facilmente poderia ficar perdido em uma planilha de orçamento tradicional.

Assim, a conciliação bancária automatizada é outra funcionalidade importante oferecida por esses softwares. Ao importar o extrato bancário e compará-lo com os lançamentos do sistema, é possível identificar e corrigir rapidamente eventuais divergências, garantindo a consistência e a integridade dos dados financeiros.

Além disso, os relatórios de fluxo de caixa e resultados fornecem uma visão abrangente da saúde financeira da empresa e dos projetos. Com gráficos e extratos detalhados, é possível monitorar as entradas e saídas de recursos, prever futuros fluxos de caixa e avaliar o desempenho financeiro com base em diferentes regimes contábeis.

Conheça as funcionalidades da Nova Gestão de Obras 

Como explicado anteriormente, controle e eficiência são fundamentais para o sucesso de qualquer operação na construção civil. 

Por isso, com a Nova Gestão de Obras do Mais Controle, você terá acesso a funcionalidades que não apenas economizam tempo, mas também impulsionam o seu faturamento e aumentam o controle financeiro e gestão de custos das obras.

Confira abaixo algumas das funcionalidades nessa Nova Gestão:

No módulo de Estoque, é possível controlar o inventário de forma integrada com gestão, financeiro e compras, simplificando processos e evitando desperdícios. 

Com o módulo de Obras, você pode elaborar orçamentos, gerar cronogramas e ter controle detalhado sobre os custos de cada etapa do projeto, garantindo uma gestão financeira eficaz. 

O módulo Financeiro organiza e simplifica o controle de pagamentos e recebimentos, tanto da sua empresa quanto das obras em andamento, garantindo maior transparência e controle financeiro. 

Já o módulo de Compras facilita a escolha das opções de compras, gerando históricos e integrando-se perfeitamente com o financeiro, agilizando o processo de aquisição de materiais e serviços.

Além disso, você sabia que o Mais Controle possui um aplicativo? Ele permite uma conexão direta entre suas obras e o escritório, facilitando a comunicação e o acompanhamento em tempo real. A integração com a base SINAPI agiliza o processo de orçamento de obras, enquanto a funcionalidade de Venda Reajustada permite o reajuste dos contratos de venda de imóveis de acordo com índices integrados ao financeiro. 

Ainda, o Reajuste de Saldo oferece segurança ao ajustar orçamentos de obras diante das variações nos preços de materiais e equipamentos, garantindo a rentabilidade do projeto. Com todas essas funcionalidades integradas, a Nova Gestão de Obras do Mais Controle proporciona um controle completo e eficiente, elevando o seu negócio a um novo nível de sucesso.

Por fim, o acesso 100% online com dados seguros em nuvem proporciona informações precisas e relevantes para a tomada de decisão, tornando o sistema fácil e prático de ser utilizado no dia a dia.

Utilize o Mais Controle

Se você deseja se libertar das inúmeras planilhas, alcançar uma gestão mais eficiente e, acima de tudo, dedicar-se à estratégia do seu negócio ou desfrutar de mais tempo com sua família, a Nova Gestão de Obras com o Mais Controle é a resposta.

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