Estudo de caso: como a IA de Mapa de Cotação acelera compras e economiza tempo na obra

Quando o volume de itens cresce, montar mapa de cotação na mão vira gargalo.

Veja como empresas estão usando IA para importar PDFs de fornecedores e preencher o mapa de forma rápida, reduzindo retrabalho e aumentando a eficiência do setor de compras.

Contexto: o gargalo do mapa de cotação nas obras

Em obras e serviços de engenharia, o setor de compras costuma lidar com um cenário repetitivo:

• lista grande de itens para cotar
• vários fornecedores respondendo em PDF
• comparação manual de valores
• montagem do mapa de cotação em planilhas ou conferência “no olho”

Quando a quantidade de itens aumenta, o trabalho vira uma tarefa operacional pesada. E o impacto aparece em três pontos:

• tempo (equipe travada em tarefa repetitiva)
• risco de erro (item fora, valor trocado, unidade errada)
• retrabalho (conferência e correção contínuas)

Foi exatamente para atacar esse gargalo que a IA de Mapa de Cotação entrou no processo.

O desafio: muitos itens, PDFs diferentes e pouco tempo

O problema não é só montar o mapa. É lidar com a realidade:

• cada fornecedor manda o PDF num formato
• os itens podem estar descritos de jeito diferente
• o comprador precisa “transcrever” tudo para o sistema
• qualquer erro vira atraso e ruído interno

Na prática, o comprador vira digitador.

A solução: importar o PDF do fornecedor e preencher o mapa com IA

A proposta é simples:
em vez de copiar item por item do PDF para o mapa, a IA lê o documento e ajuda a preencher os valores.

A Central de Ajuda descreve isso como uma integração que busca economizar tempo e aumentar eficiência, preenchendo o Mapa de Cotação de forma rápida e precisa por meio da importação do PDF do fornecedor.

Como funciona na prática (passo a passo)

A experiência segue um fluxo bem lógico:

1) Selecionar o centro de custo (e origem dos itens)

Você escolhe o centro de custo da cotação. Se preferir, também dá para buscar os itens de uma solicitação de compras já criada.

2) Selecionar os itens que serão cotados

Você adiciona os itens no mapa usando o botão “+ Item”.

3) Definir fornecedores

Depois de selecionar os itens, você define com quais fornecedores vai cotar.

4) Adicionar fornecedor e definir local de entrega

Você pode inserir novos fornecedores com “+ Fornecedor”, selecionando pelo catálogo, e também definir o local de entrega.

5) Importar o PDF do fornecedor na aba “Mapa de Cotação”

Com o PDF em mãos, você entra na aba Mapa de Cotação e clica em “Importar PDF”.

6) Enviar o arquivo e selecionar o fornecedor emissor

Você arrasta o PDF para a área indicada (ou seleciona pelo computador) e escolhe qual fornecedor emitiu aquele arquivo para que o sistema preencha os valores corretamente.

Dica do próprio material: existe um vídeo demonstrando o processo para facilitar o entendimento.

Resultados: o que os usuários perceberam logo no primeiro uso

Os depoimentos deixam claro que o valor aparece rapidamente, principalmente em cenários com muitos itens.

⭐ Economia de tempo no mapa e na ordem de compra

“A IA funciona incrivelmente bem, nos poupa bastante tempo para criar mapas de cotação e ordens de compra.”
— Yuri Marques

⭐ Mais eficiência quando o volume é grande

“Essa ferramenta facilita muito a vida de qualquer comprador, ainda mais quando a quantidade de itens é tão grande.”
— Tátila Carvalho

⭐ Redução de esforço operacional

“Muito eficiente! Com certeza me ajudará a economizar bastante tempo.”
— Lui Asafe

⭐ Ajuda direta na coleta e organização dos dados

“Ajuda bastante na coleta de dados das cotações.”
— Vitor Souza

⭐ Percepção positiva já no primeiro uso

“Nesse primeiro uso, facilitou muito, bem prático.”
— Athos Breno

⭐ Impacto no dia a dia do setor de compras

“Facilitou o trabalho do setor de compras.”
— Luiz Henrique

Quando a IA erra um item, isso inviabiliza?

Um dos depoimentos já responde bem essa preocupação:

“Falhas como não reconhecer produto ‘x’ ou ‘y’ são aceitáveis… em raras exceções não reconhece um item presente no orçamento.”
— Yuri Marques

Na prática, o ganho de velocidade e organização costuma compensar, principalmente porque:

• a falha não é frequente
• ainda existe conferência humana
• o processo deixa de ser “do zero” e vira ajuste fino

O impacto real na operação (antes x depois)

Antes

• copiar valores do PDF para o mapa
• comparar manualmente
• retrabalho na conferência
• risco de erro humano
• comprador preso em tarefa operacional

Depois

• importar PDF
• preencher mapa com apoio da IA
• menos digitação
• mais foco em negociação e decisão
• mais agilidade no fluxo de compras

Melhor Compra: a inteligência vai além da leitura do PDF

A IA não apenas ajuda a preencher o mapa.
Ela também apoia a decisão.

Depois que os valores são importados, o próprio sistema identifica automaticamente:

• Qual o melhor preço de cada item (destacado em azul claro no mapa)
• Qual a melhor compra a ser realizada, considerando os itens mais baratos por fornecedor (última coluna do mapa)

Isso permite uma visualização imediata de:

• onde cada item está mais barato
• qual fornecedor oferece melhor condição por item
• qual combinação gera maior economia

Como funciona a opção “Melhor Compra”

Caso você opte pela Melhor Compra, o sistema selecionará automaticamente:

• os insumos com menor preço em cada fornecedor

E nesse cenário será necessário gerar Ordens de Compra independentes, uma para cada fornecedor selecionado.

Isso garante:

• otimização de custo por item
• transparência na decisão
• clareza na geração das ordens
• mais controle financeiro

O impacto da “Melhor Compra” na margem

Esse ponto é estratégico.

Em vez de decidir “no olho” ou fechar tudo com um único fornecedor por comodidade, o sistema permite:

• visualizar rapidamente a melhor combinação
• reduzir custo total da compra
• proteger margem da obra

E quando falamos de obra, pequenos percentuais fazem grande diferença no resultado final.

Quer ver a IA de Mapa de Cotação funcionando?

Se sua empresa perde tempo montando mapas de cotação manualmente, vale a pena ver como a IA pode agilizar esse processo na prática.

Em poucos minutos você entende como importar PDFs, identificar a melhor compra e gerar ordens com mais rapidez e controle.

IA no mapa de cotação não substitui o comprador, ele potencializa!

A IA não é o comprador.

Ela é o “braço operacional” que tira do caminho o trabalho repetitivo.

Isso libera tempo para o que realmente muda resultado:

• negociar melhor
• escolher fornecedor com critério
• planejar compra
• proteger margem